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OpenProject: Das integrierte Wiki für die Dokumentation nutzen

Eigener Screenshot

OpenProject ist eine Open Source Anwendung und unterstützt ein Projektteam über den Lebenszyklus eines Projektes hinweg. Das Vorgehensmodell kann dabei klassisch/plangetrieben, hybrid oder agil sein. Siehe dazu beispielsweise Sprints mit OpenProject abbilden.

Dieser Lebenszyklus wird im klassischen, plangetriebenen Projektmanagement je nach Standard in verschiedene Phasen aufgeteilt. Ein branchenunabhängiges Phasenschema beginnt beispielsweise mit der Initiierung/Initialisierung von Projekten. Daran schließen sich die Definitionsphase, die Planungsphase, die Steuerungsphase und die Abschlussphase an.

In der Definitionsphase geht es unter anderem darum, mit dem Auftraggeber Ziele zu definieren, erste Meilensteine zu vereinbaren, und ein Projektkernteam zu bilden. Dabei ist eine wichtige Aufgabe des Projektkernteams das Informations-, Kommunikations-, Berichtswesen und die Dokumentation (IKBD) im Projekt festzulegen. OpenProject bietet hier vielfältige Möglichkeiten. Da sollten natürlich zunächst einmal im Bereich Mitglieder die Zugangsberechtigungen für die Teammitglieder – und möglicherweise auch für externe Partner – festgelegt werden. Weiterhin kann in der Projektkonfiguration mit einem Klick ausgewählt werden, welche Anwendungen in dem Projekt zur Verfügung stehen.

Das kann beispielsweise das integrierte Wiki sein, in dem gemeinsam in html-Seiten kollaborativ an Unterlagen gearbeitet werden kann – beispielsweise an einem Projekthandbuch. In der Abbildung ist ein Ausschnitt zu einem Projekthandbuch zur Fallstudie zu sehen, die wir in unseren Blended Learning Lehrgängen nutzen. Darüber hinaus können Wikis für das kollaborative Sammeln von Projektrisiken, Erläuterungen zur gemeinsamen Arbeitsweise usw. usw. genutzt werden. Die Vorteile des Wikis sind sehr vielfältig – nicht zuletzt benötigen Sie keine zusätzliche Anwendung, da das Wiki integriert ist.

Mehr Blogbeiträge zu OpenProject finden Sie hier.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Aktualität und Genauigkeit von Informationen im Projektverlauf

Eigene Darstellung nach Boop (2004)

Da ein Projekt durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, ergeben sich über die Projektlaufzeit Unterschiede bei der Genauigkeit und bei der Aktualität von Informationen.

Die Genauigkeit von Informationen nimmt vom Projektbeginn bis zum Projektende zu. Demgegenüber nimmt die Aktualität über die Projektlaufzeit ab. Der in der Abbildung hellblau hervorgehobene Gebiet stellt den Bereich von “Aktuellen Informationen bei angemessener Genauigkeit dar.

Projektverantwortlich sollten sich diesen Zusammenhang klar machen, und die am Anfang von Projekten oft vorliegende Ungenauigkeit von Informationen in ihrem Vorgehen, bzw. sogar bei der Auswahl des geeigneten Vorgehensmodells (Plangetriebenes/Klassisches Projektmanagement, Hybrides Projektmanagement, Agiles Projektmanagement berücksichtigen. Siehe dazu auch DAS Projektmanagement-Kontinuum in der Übersicht.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Was ist Kommunikation eigentlich? Eine Annäherung

Jeder verwendet den Begriff “Kommunikation” im Alltag, doch ist oft unklar, was darunter zu verstehen ist. Manche verweisen auf die 5 Axiome von Paul Watzlawik. Das bekannteste Axiom ist wohl das erste: Man kann nicht nicht kommunizieren. Andere wiederum weisen in dem Zusammenhang auf das Kommunikationsquadrat von Fritz von Thun hin. Doch wenn wir tiefer in den Kern von Kommunikation einsteigen, wird es – wie immer – komplexer. Hier nun ein erster Vorschlag, sich dem Begriff “Kommunikation” anzunähern.

“Aber was ist Kommunikation eigentlich? Kommunikation meint heute auf einer ganz grundlegenden Ebene die einfache Tatsache, dass zwischen Entitäten – seien es Menschen, Tiere, Pflanzen, Maschinen oder die Umwelt – eine Fern- oder Wechselwirkung stattfindet. Wenn wir sagen, dass zwei Menschen miteinander kommunizieren, dann meinen wir, dass sie gewissermaßen unsichtbare Einheiten miteinander austauschen, die wir ganz abstrakt als Information bezeichnen können. Und um diese Informationen auszutauschen, können die Menschen bestimmte Mittel benutzen, die ihnen das Kommunizieren erleichtern, es erweitern oder beschleunigen: etwa Fackelsignale, Telegrafen oder Mobiltelefone. Kommunikation lässt sich speichern – in Form von menschlicher Schrift, Nullen und Einsen, in Büchern, auf Magnetbändern und Festplatten” (Herder, J. (2023:10-11): Kommunizieren und Herrschen).

Noch intensiver geht Niklas Luhmann in seiner soziologischen Systemtheorie auf Kommunikation ein, die “als Einheit von Information, Mitteilung und Verstehen” anzusehen ist. Auf den autopoetischen Charakter von Kommunikation will ich an dieser Stelle nicht mehr eingehen.

Diese ersten Anmerkungen zeigen, wie umfangreich und komplex Kommunikation sein kann. Es schein daher nicht angemessen, Kommunikation in ihrer Komplexität zu reduzieren ist. Kommunikation besser zu verstehen, und somit besser zu bewältigen, scheint geeigneter zu sein.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Umgang mit Wissen in Projekten

Dass wir uns mit Daten und Informationen im Projektmanagement befassen ist allgemein üblich. Wir nutzen dazu verschiedene Kollaborationsplattformen, die gerade für explizites Wissen gut geeignet sind. Was ist mit dem impliziten Wissen? Wie gehen wir damit um? Wissensmanagement hat schon seit vielen Jahren Konjunktur, was schon der folgende Beitrag aus dem Jahr 2004 zeigt.

“Wissensmanagement in Organisationen hat Konjunktur. Davon profitiert auch die Disziplin ´Projektmanagement´. Der Erfahrungssicherung in Projekten stellen sich dabei spezifische Hürden in den Weg, insbesondere das Faktum, dass das ausführende Team nach Beendigung des Projekts in aller Regel aufgelöst wird. Trotz der zahllosen Publikationen und theoretischen Konzepte, die sich mit Lernen aus Projekten befassen, dürfte ihre praktische Nutzung noch nicht allzu weit fortgeschritten sein. Vor allem das Lernen aus wenig erfolgreichen Projekten stößt auf erhebliche Widerstände” (Schelle 2004).

Bemerkenswert ist dabei auch der Hinweis im letzten Satz, dass Lernen aus wenig erfolgreichen Projekten schon damals auf erhebliche Widerstände gestoßen ist. Lernen ist der Prozess und Wissen das Ergebnis (Willke). Es ist erforderlich, sich zunächst einmal mit dem Begriff “Wissen” auseinanderzusetzen um ihn auch von Daten, Informationen, Kompetenz usw. abzugrenzen. Erst wenn verstanden ist, was unter “Wissen” zu verstehen ist, kann der Umgang mit Wissen (Wissensmanagement) thematisiert und sinnvoll in Projekten, im Projektmanagement und in der gesamten Organisation gestaltet werden. In unserem Blog finden Sie dazu mehr als 1.000 Beiträge.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Informationsnetze sind wichtige Strukturen der Wissensgesellschaft – es gibt hier allerdings ein Kontrollparadox

Image by Gerd Altmann from Pixabay

Das Umfeld verändert sich turbulent, sodass die Komplexität in allen Bereichen zunimmt. Die Antwort auf diese Entwicklung ist in vielen Bereichen immer mehr Informationstechnologie (Digitalisierung). Diese Systeme haben selbst ein großes Maß an Selbst-Steuerung, was die ganze Situation nicht einfacher macht, und zu einem Kontrollparadox führt.

“Es entsteht hierdurch jedoch folgendes Kontrollparadox: Die Überforderung durch Komplexität wird mit hochkomplexen Technologien der Selbst-Steuerung beantwortet, die ihrerseits nicht mehr unmittelbar, d.h. von einem Zentrum her zu kontrollieren sind. Begriffe wie navigieren, Suchmaschine, Link oder surfen verweisen auf neuartige Formen des Umgangs mit hochkomplexen Informationssystemen, die tiefgreifende Veränderungen im Kontrollbewusstsein verlangen. Auch die modische Überbetonung von Konzepten selbstorganisierten und selbstgesteuerten Lernens und ihre Affinität zu medientheoretischen Konzepten erhalten aus den hochkomplexen Kommunikationszusammenhängen ihr Motiv” (Schäffter, Ortfried (2023:15): Netzwerke(n) in der Erwachsenen- und Weiterbildung. Begriffsdefinition, Perspektiven und Voraussetzungen. In: Magazin erwachsenenbildung.at. Das Fachmedium für Forschung, Praxis und Diskurs. Ausgabe 48, 2023).

Interessant ist der Hinweis auf das selbstorganisierte und selbstgesteuerte Lernen, da hier die Affinität zu medientheoretischen Konzepten angesprochen wird. Diese Form des Lernens hat ihre Bedeutung (Siehe dazu auch Kompetenz als Selbstorganisationsdisposition), doch sollten die Medien nicht überbetont, sondern angemessen eingesetzt werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Gedanken zum Kommunikationsbegriff in sozialen Systemen

Image by Susanne Jutzeler, suju-foto from Pixabay

Immer wieder wird in Interaktionen deutlich, dass der Kommunikation eine wichtige Rolle zukommt. Doch was verstehen wir unter Kommunikation? Eine Sichtweise kann aus der Systemtheorie abgeleitet werden. Luhmanns Systemtheorie “begreift Kommunikationen als Operationen sozialer Systeme und Erwartungen als Strukturen, die kommunikative Ereignisse miteinander verknüpfen. Erwartungen werden dabei als Verdichtungen von Sinn bestimmt” (Schneider 2008:129). Dabei ist Sinn definiert “durch die Unterscheidung von Aktualität und Möglichkeit” (ebd. S. 141). Weiterhin ist interessant, dass der Kommunikationsbegriff über die Entscheidung mit Konsens und Konflikt zusammenhängt.

Über die drei Selektionen Mitteilungen, Information und Verstehen hinaus, die zusammen den Kommunikationsbegriff definieren, ist eine vierte Selektion für den weiteren Verlauf der Kommunikation von zentraler Bedeutung, die mit jeder Anschlußäußerung aufgerufen ist: die Entscheidung zwischen der Annahme und der Ablehnung der vorausgehenden Mitteilung. Diese Entscheidung markiert einen Verzweigungspunkt in Richtung Konsens und Konflikt (Schneider 2008:138).

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Was macht die Erfassung von Facharbeiterwissen so schwierig?

Es ist doch alles so einfach: Wenn in den Unternehmen über Wissen diskutiert wird, kommt irgendwann der Satz “Wir erstellen einfach eine Wissensdatenbank”. In diesem Satz steck viel darüber, wie Wissen gesehen wird. Wissen kann in einer Datenbank dokumentiert und wiederverwertbar abgelegt werden. Das ist allerdings nur für den teil des Wissens möglich, der explizierbar ist (Explizites Wissen). Könner ihres Fachs sind deshalb in einem Prozess, oder in einer beruflichen Domäne erfolgreich (Siehe Grafik), weil sie Arbeitsprozesswissen entwickelt haben, das hauptsächlich aus der impliziten Dimension von Wissen besteht. Diese ist auch nicht so leicht (kaum) in einer Datenbank erfassbar.

Arbeitsprozesswissen ist also das Facharbeiterwissen, welches „die praktische Arbeit anleitet“ (Rauner 2002:25), während der Ausübung der beruflichen Handlung generiert wird und zugleich überwiegend aus implizitem Wissen besteht, welches in hohem Ausmaß durch Erfahrung geprägt ist” [Hervorhebungen Dr. Robert Freund] (…) Das grundlegende forschungstheoretische Problem der Erfassung von Facharbeiterwissen liegt in der Tatsache begründet, dass „Können nicht Resultat der Anwendung von zuvor erlerntem deklarativen und prozeduralen Wissen ist“ (Becker & Spöttl 2008:29, Hervorhebung im Original; zitiert in Becker 2010:55).

Es ist somit nicht ausreichend, wenn sich Unternehmen mit Wissen befassen und damit hauptsächlich die explizite Dimension meinen. Da das Arbeitsprozesswissen von Facharbeitern hauptsächlich aus impliziten Wissen besteht, sollten Unternehmen Methoden und Techniken nutzen, um um diese wichtige Dimension des Wissens zu erschließen und für andere Nutzbar zu machen. Das ist allerdings schwieriger, als IT-Systeme einzukaufen…

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Internet der Dinge (IoT): 4800 Interaktionen pro Person und Tag im Jahr 2025

cognitive-computing

Eine beeindruckende Zahl zeigt, was in den kommenden Jahren an Daten generiert wird, denn im Jahr 2025 soll eine durchschnittlich verbundene Person, 4800 Mal pro Tag mit Geräten (IoT) interagieren:

By 2025, the average connected person will interact with connected devices nearly 4,800 times per day—equivalent to one interaction every 18 seconds (David Reinsel et al., Data Age 2025: The Evolution of Data to Life-Critical (IDC, 2017))

Dadurch werden sehr viele Daten entstehen, die mit Hilfe klassischer IT-Systeme kaum zu bewältigen sind. Maschinelles Analysieren von Daten und deren Kontext ist angesagt, und wird zu einem wichtigen Element zukünftiger Geschäftsmodelle. Die Frage wird sein, mit welchem Anbieter wird ein Unternehmen zusammenarbeiten, denn aktuell stehen auf dem Markt nur die großen amerikanischen Unternehmen wie Google, Apple, Amazon, IBM, Facebook, Microsoft … zur Verfügung. In den letzten Wochen hat die Mozilla-Foundation angekündigt, ein Open-Source-Projekt zu Artificial Intelligence (Künstliche Intelligenz) zu starten. Möglicherweise kommt diese Initiative etwas zu spät. Warten wir ab…. Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Innovationsmanager (IHK) und Wissensmanager (IHK). Informationen dazu finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Chatbots setzen sich immer mehr durch

chat

Das Schwerpunktthema des digital publishing report 6/2017 (PDF) lautet: Chatbots. Das digitale Magazin für die Verlagsbranche sollte sich mit diesen – und anderen – neuen Technologien intensiv auseinandersetzen und Risiken und Chancen abwägen. Chatbots sind keine Spielerei mehr, sondern haben sich schon in vielen Bereichen etabliert. 2017 wird ein wichtiges Jahr für Chatbots, denn (S. 19):

  • von den “Großen” der Branche bis zu bestehenden und in 2017 entstehenden Startups sind
    neue Hardwareprodukte, Softwareservices und Integrationen in andere Plattformen zu erwarten
  • die großen Player besetzen durch Akquisitionen und Investitionen das Spielfeld als Plattformbetreiber und besetzen ihre Positionen im Wettbewerb
  • es wird klar, wie stark Benutzer wirklich nachhaltig Chatbots nutzen
  • praktische Fragestellungen zur Entwicklung von Chatbots, zur Integration in bestehende Enterprise-Infrastrukturen, und zur Sicherheit, zum Datenschutz und zur Compliance gestellt und beantwortet werden
  • das vielfältige Angebot an Chatbots im B2C-Bereich wird zunehmend um Chatbots für B2E- und B2B-Services erweitert werden.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Innovationsmanager (IHK) und Wissensmanager (IHK) gehen wir auf diese Entwicklungen ein. Weitere Informationen dazu finden Sie auf unserer Lernplattform.