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Vier Beispiele für zunehmende Agilität und abnehmende Planorientierung im Projektverlauf

Quelle: Timinger/Möller/Oswald (2019)

Das Klassische/Plangetriebene Projektmanagement ist oft nach Phasen strukturiert, wobei beispielsweise die Phasen Initiierung/Definition, Planung, Steuerung/Implementierung und Abschluss unterschiedenen werden. Bei komplexeren (nicht komplizierter) Projekte kann es allerdings sein, dass diese Vorgehensweise an seine Grenzen stößt. Doch ist es nicht in jedem Fall erforderlich, komplett auf das Agile Projektmanagement mit z.B. Scrum als Rahmenwerk (Framework) umzustellen, da die Anwendung von Scrum nach dem Scrum Guide 2020 hauptsächlich für Entwicklungsprojekte/Innovationsprojekte empfohlen wird. Siehe dazu auch Mit der Stacey-Matrix klassisches, agiles und hybrides Vorgehen ableiten.

In den Organisationen gibt es zwischen den beiden Polen Plangetriebenes Projektmanagement und Agiles Projektmanagement ein Kontinuum an Möglichkeiten, Projektmanagement an das jeweilige Vorhaben/Projekt zu adaptieren. Kommt eine Organisation historisch aus dem eher Plangetrieben Projektmanagement mit seinen Phasen, können die in der Abbildung dargestellten Möglichkeiten Sinn machen, um eine zunehmende Agilität zu unterstützen.

Das Beispiel A zeigt das Plangetriebene Vorgehen. Die Möglichkeit B zeigt die Rückkopplungsschleife (Rekursion) zurück zur Steuerungsphase, um ein weiteres Inkrement zu erstellen. Variante C geht von einer weiteren Iteration aus, die zurück zur Planung reicht, und bei D reicht die Iteration zurück zur Initialisierung/Definitionsphase.

Als Einstieg können diese Ideen Organisatione helfen, Agilität in ihre eher Plangetriebene Vorgegensweisen zu bringen, und ein Hybrides Projektmanagement zu etablieren.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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KANBAN Board im Multiprojektmanagement – Keep it simple

Eigene Darstellung – Ausschnitt

In dem Beitrag KANBAN für Multiprojektmanagement nutzen hatte ich aufgezeigt, wie viele Projekte in OpenProject in einem KANBAN Board dargestellt werden können. Dort sind die Spalten Phasen aus dem generellen Phasenmodell (Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss). Ein KANBAN Board unterscheidet sich von einem einfachen Task Board durch die Begrenzung der parallel bearbeitbaren Projekte/Tasks (WIP: Work in Progress)..

Wenn Sie nun keine Software zur Verfügung haben, und sich nicht an den genannten Phasen orientieren wollen, können Sie ein recht einfaches KANBAN Board für das Multiprojektmanagement aufbauen. In der Abbildung sind die Spalten “Projektkandidaten”, “Anstehende Projekte”, Laufende Projekte” und “Beendete Projekte”. Die Zahlen über den ersten drei Spalten stellen den Work in Progress (WIP) dar. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Abbildung um einen Ausschnitt handelt! Wenn Sie die Prinzipdarstellung weiterentwickeln wollen, könnten Sie noch Projektarten unterscheiden, die Sie horizontal durch Swim Lanes unterscheiden können.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu unseren Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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KANBAN für Multiprojektmanagement nutzen

Ausschnitt aus einem KANBAN Board in OpenProject. In jeder Spalte ist Arbeit begrenzt {WIP].

KANBAN hat sich in den letzten Jahren als sehr nützliches Hilfsmittel für komplexe, wissensbasierte Arbeit erwiesen. Dabei versucht KANBAN, Leistungsfähigkeit und Anforderungen in Einklang zu bringen. Im Multiprojektmanagement bedeutet das, die vielen Projekte im Unternehmen in einen Fluss zu bringen, und Transparenz zu schaffen. Auf einem KANBAN Board kann das im einfachsten Fall anhand der verschiedenen Projektmanagement-Phasen erfolgen: Initialisierungsphase | Definitionsphase | Planungsphase | Steuerungsphase | Abschlussphase.

In dem beispielhaft dargestellten KANBAN Board (Abbildung) sind die ersten drei Phasen in OpenProject dargestellt. Die Phasen enthalten jeweils ein WIP (Work in Progress), was die jeweils maximal parallel zu bearbeitende Anzahl von Projekten darstellt. Wird von der Steuerungsphase ein bearbeitetes Ticket (Projekt) gezogen (Pull), kann in der Planungsphase wieder ein bearbeitetes Ticket (Projekt) aus der Definitionsphase gezogen werden usw. Die Darstellung von vielen Projekten in einem Board (Task Board oder besser ein KANBAN Board) schafft Transparenz, unterstützt die Kommunikation und reduziert die Anzahl der Besprechungen, sowie die Anzahl von Reports. Wenn jemand beispielsweise wissen möchte, wie der Stand der Bearbeitung der verschiedenen Projekte im Unternehmen ist, kann er/sie sich das dazugehörende KANBAN Board ansehen, da dieses natürlich auch geteilt werden kann.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu unseren Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Moderne Planungs- und Baufortschrittsbesprechungen mit AR, AV und VR

Spektrum der erweiterten Realität (Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen (2022:7))

Alle Bereiche/Prozesse des Projektmanagements werden immer stärker digitalisiert. Dazu gehören in der Zwischenzeit auch ganze Prozessmodelle. In der Baubranche wird dafür immer stärker Building Information Modeling (BIM) eingesetzt. Auf der Landingpage BIM des Bundes finden Sie dazu weitere Informationen. Darüber hinaus hat sich das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bauen und Planen damit befasst, wie in dieser Branche Augmented Reality (AR), Augmented Virtuality (AV) und Virtual Reality (VR) für Planungs-. und Baufortschrittsbesprechungen genutzt werden können. Dabei ist der Grad der Immersion, also der Grad der Einbettung, in der Abbildung gut zu erkennen. Ausführliche Informationen finden Sie in der dazugehörenden PDF-Datei.

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen (Hrsg.) (2022): Leitfaden für immersive Planungs- und Baufortschrittsbesprechungen In diesem Leitfaden werden Grundlagen sowie Vorgehensweisen und Konzepte zur Durchführung von immersiven Planungsbesprechungen aufgezeigt. Die vorgestellten Vorgehensweisen dienen zur Umsetzung von BIM-gestützten Planungs- und Bauprozessen. | PDF.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in und Projektmanager/in AGI. Informationen dazu finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Was ist der Unterschied zwischen einem Meilenstein und einem Quality Gate?

Image by Bernd from Pixabay

Das plangetriebene/klassische Projektmanagement orientiert sich an Standards, die oft Phasen beschreiben, die aufeinander folgen. Im Extremfall gibt es erst am Ende einer Phase einen Übergang zur nächsten Phase, sodass ein Bild des “Nacheinander-Abarbeitens” entsteht, das durch die Metapher “Wasserfallmodell” beschrieben wurde. Natürlich gibt es auch Phasenmodelle in denen die jeweiligen Phasen stärker parallel ausgerichtet sind (Simultaneous Engineering, Over the Wall Approach usw.), doch ist in allen Standards vorgesehen, das Ende der Phasen jeweils als ein besonderes Ereignis zu kennzeichnen: Meilensteine. Daneben gibt es allerdings auch Quality Gates, die eine Besonderheit in der Automobilindustrie darstellen. Auf den ersten Blick erscheinen beide Begriffe gleich zu sein, doch es gibt Unterschiede.

“Eine weitere Besonderheit des automobilen Produktentstehungsprozesses ist die Ergänzung von Meilensteinen um Quality Gates. Ein Meilenstein repräsentiert ein Datum bis zu dem die vorhergehende Phase abgeschlossen sein muss. Ein Quality Gate enthält zusätzlich eine Liste von Key Performance Indicators (KPIs) die erfüllt sein müssen. Hierbei ist meist auch streng geregelt wie die einzelnen KPI gemessen werden. Erst wenn ein Quality Gate komplett erfüllt ist, kann ein Übergang zur nächsten Phase erfolgen. Bei Meilensteinen dominiert folglich der Aspekt der zeitlichen Fortschrittskontrolle, während Quality-Gates den Inhalt der vorangehenden Phase bewerten und überwachen”(Schmidtner, M.; Timinger, H. 2020: Automatisiertes Tailoring von Produktentstehungsprozessen. In: projektmanagementaktuell 2/2020, S. 39-45 in Anlehnung an Wuest, T., Liu, A., Lu, S.C.-Y., Thoben, K.-D. 2014: Application of the Stage Gate Model in Production Supporting Quality Management. Procedia CIRP 17, 32–37).

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf solche Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanager (IHK) startet am 13.01.2016 in Köln

projektmanager-ihk-neu-300Es geht wieder los: Am Mittwoch, den 13.01.2016 startet der erste Blended Learning Lehrgang Projektmanager (IHK) in Köln. Auch in diesem Jahr gibt es wieder ein ausführliches Update des Konzepts, inkl. der Teilnehmerunterlagen und der Onlineinhalte. Ich bin gespannt, wie das Update 2016 bei den Teilnehmern ankommen wird. Sollten Sie an dem Lehrgang interessiert sein, so finden Sie Informationen auf unserer Lernplattform.