OpenProject: Das integrierte Wiki für die Dokumentation nutzen

Eigener Screenshot

OpenProject ist eine Open Source Anwendung und unterstützt ein Projektteam über den Lebenszyklus eines Projektes hinweg. Das Vorgehensmodell kann dabei klassisch/plangetrieben, hybrid oder agil sein. Siehe dazu beispielsweise Sprints mit OpenProject abbilden.

Dieser Lebenszyklus wird im klassischen, plangetriebenen Projektmanagement je nach Standard in verschiedene Phasen aufgeteilt. Ein branchenunabhängiges Phasenschema beginnt beispielsweise mit der Initiierung/Initialisierung von Projekten. Daran schließen sich die Definitionsphase, die Planungsphase, die Steuerungsphase und die Abschlussphase an.

In der Definitionsphase geht es unter anderem darum, mit dem Auftraggeber Ziele zu definieren, erste Meilensteine zu vereinbaren, und ein Projektkernteam zu bilden. Dabei ist eine wichtige Aufgabe des Projektkernteams das Informations-, Kommunikations-, Berichtswesen und die Dokumentation (IKBD) im Projekt festzulegen. OpenProject bietet hier vielfältige Möglichkeiten. Da sollten natürlich zunächst einmal im Bereich Mitglieder die Zugangsberechtigungen für die Teammitglieder – und möglicherweise auch für externe Partner – festgelegt werden. Weiterhin kann in der Projektkonfiguration mit einem Klick ausgewählt werden, welche Anwendungen in dem Projekt zur Verfügung stehen.

Das kann beispielsweise das integrierte Wiki sein, in dem gemeinsam in html-Seiten kollaborativ an Unterlagen gearbeitet werden kann – beispielsweise an einem Projekthandbuch. In der Abbildung ist ein Ausschnitt zu einem Projekthandbuch zur Fallstudie zu sehen, die wir in unseren Blended Learning Lehrgängen nutzen. Darüber hinaus können Wikis für das kollaborative Sammeln von Projektrisiken, Erläuterungen zur gemeinsamen Arbeitsweise usw. usw. genutzt werden. Die Vorteile des Wikis sind sehr vielfältig – nicht zuletzt benötigen Sie keine zusätzliche Anwendung, da das Wiki integriert ist.

Mehr Blogbeiträge zu OpenProject finden Sie hier.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Hybrides Projektmanagement: Ansätze müssen angemessen sein, ansonsten kann es sogar zu Verschlechterungen kommen

Wie in der PMI-Studie (2024) zum Stand der Vorgehensmodelle zu erkennen ist, geht der Einsatz des Plangetriebenen/Klassischen Projektmanagements Jahr für Jahr zurück, und auch das Agile Projektmanagement wurde nach jahrelange Steigerungen in 2023 weniger als im Jahr davor eingesetzt. Beide Entwicklungen zugunsten eines Hybriden Projektmanagements, das prinzipiell in seinen Möglichkeiten als Projektmanagement-Kontinuum dargestellt werden kann.

Doch das alleine macht ein Hybrides Projektmanagement noch nicht für die Praxis anwendbar, denn es sollte auch möglich sein, aufgrund eines Vorhabens herauszufinden, welche Kombinationsmöglichkeiten des Projektmanagements angemessen erscheinen. Denn: Ein Mix muss sinnvoll sein, ansonsten kann dieser auch zu einer Verschlechterung im Projektmanagement führen. Es gibt hier allerdings auch gute Beispiele für ein gelungenes Hybrides Projektmanagement.

“Die Praxis im Projektmanagement hat aus der Vielfalt der vorliegenden Modelle im Lauf der Zeit Mischformen, sog. hybride Ansätze, entwickelt. Der Grundgedanke dabei ist, von vorhandenen Ansätzen das jeweils Beste zu übernehmen und übergreifend zu kombinieren. Leider ist das Vorgehen in den meisten Fällen hier wenig strukturiert, sondern eher intuitiv und folgt dem „Wünsch-dir-etwas-Prinzip”. Dies führt in der Regel nur zu Verschlechterungen. Ein solider hybrider Ansatz kann und wird in Zukunft sicherlich immer häufiger eine besonders geeignete Lösung sein. Dafür müssen aber sehr gezielt die Auswahl und die Kombination der einzelnen Vorgehensweisen erfolgen. Ein Beispiel für eine gelungene Kombination ist das V-Modell XT. Das ursprünglich klassische Wasserfallmodell wurde bei seiner Überarbeitung kontrolliert mit agilen Methoden bestückt” (Möller, T. (Hrsg.) 2012-2017): Projekte erfolgreich managen, Kapitel 011111, TÜV Media Verlag, Köln)

Die schon vorliegenden gelungenen Kombinationen, wie hier das überarbeitete V-Modell-XT, können als Benchmarks für die jeweiligen Branchen genutzt werden. Ähnliche Vorschläge gibt es auch in der Bauwirtschaft usw.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in Agil (IHK) ab April in Düsseldorf und Siegen

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) wird ab April in Düsseldorf und Siegen angeboten:

Projektmanager/in Agil (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 08.04.-13.05.2024, IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: wanke@duesseldorf.ihk.de 

Projektmanager/in Agil (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerBBZ-Website) 11.04.-23.05.2024, bbz Siegen, Ansprechpartnerin: Frau Plicht, Telefon: Telefon 0271 89057-24, E-Mail: plicht@bbz-siegen.de

Informationen zum Lehrgang, zu aktuellen Terminen und zu anderen Standorten, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Von der Projektinflation zu einem modernen Projektmanagement

Wie einschlägigen Studien zu entnehmen ist, gibt es durchaus einen Trend zu immer mehr Projekten in allen Bereichen der Gesellschaft. Das hat etwas mit den veränderten Umfeldbedingungen zu tun, und den davon abzuleitenden Treibern wie Digitalisierung, Neue Technologien, Erneuerbare Energie, Marode Infrastruktur, Nachhaltigkeit, Demographie usw.

Da viele Organisationen seit mehr als 100 Jahren gewohnt sind, Routineprozesse für Standardprodukte und Standarddienstleistungen durchzuführen (Taylorismus, Massenproduktion), war die Projektarbeit oft nur ein zusätzliches “Ärgernis”. In der Zwischenzeit wird immer deutlicher, dass Projektarbeit wichtiger wird, ja sogar in manchen Bereichen zur dominierenden Arbeitsform wurde.

Das wiederum führt leider dazu, dass der Begriff Projekt inflationär benutzt wird, oftmals ohne zu prüfen, ob es sich überhaupt um ein Projekt handelt.

Man kann sich vorstellen, was passiert, wenn ein Vorhaben gar kein Projekt ist, und darauf dann Projektmanagement angewendet wird. Umgekehrt ist es allerdings auch so: Oft kommt es vor, dass Vorhaben wie Routineprozesse durchgeführt werden, obwohl das Vorhaben eher ein Projekt ist. Eine gigantische Verschwendung von Ressourcen ist bei diesen Vorgehensweisen die Folge.

Ein modernes Projektmanagement klärt zunächst, ob es sich bei dem Vorhaben um ein Projekt handelt. Dabei können die verschiedenen Vorschläge aus den Projektmanagement-Standards genutzt werden. Trotz dieser Hilfestellungen sollte allerdings jede Organisation festlegen, wann ein Projekt vorliegt.

Als nächstes sollte das geeignete Vorgehensmodell ausgewählt werden. Dazu bietet sich als erste Näherung die Stacey-Matrix, oder das Cynefin-Modell an. Das Projektmanagement-Kontinuum zeigt übersichtlich, welche geeigneten Vorgehensmodelle es gibt: Plangetrieben, Hybrid, Agil.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Künstliche Intelligenz bei Standardprojekten

Künstliche Intelligenz (KI) bietet auf allen gesellschaftlichen Ebenen Anwendungsmöglichkeiten – auch im Projektmanagement. Dabei stellt sich die Frage, wie Künstliche Intelligenz (KI) bei verschiedenen Projekten eingesetzt werden kann. Barth/Sarstedt (2024) schlagen dazu in Anlehnung an Kuster (2022) vor, verschiedene Projektkategorien zu unterscheiden – eine davon kann die Kategorie “Standardprojekte” sein.

Standardprojekte sind eine Projektkategorie, die sich durch eine eher geringe Soziale Komplexität, und eine relativ gute Bestimmbarkeit von Aufgabe und Lösungsweg auszeichnen. Künstliche Intelligenz kann bei solchen Projekten als “Agierende Einheit” (vgl. Barth/Sarstedt 2024) bezeichnet werden. Die Autoren meinen damit, dass die Künstliche Intelligenz im Extremfall Projektmanager bei Standardprojekten komplett ersetzen kann.

Auch in dem Beitrag Mensch und Künstliche Intelligenz: Engineering bottlenecks und die fehlende Mitte wird deutlich, um welche Aufgaben dabei geht. Siehe dazu auch Projektmanager: Soziale Interaktionsprozesse und ihre Bedeutung für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in (IHK): Im April und Mai starten zwei weitere Blended Learning Lehrgänge in Köln

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) wurde bei der IHK Köln schon in den ersten Monaten des Jahres drei Mal durchgeführt. Auch in April und Mai starten wieder Lehrgänge in Köln:

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (Flyer, IHK-Website) 10.04.-22.05.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 14.05.-18.06.2024, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730, E-Mail: bernd.leuchter@koeln.ihk.de ONLINE

Informationen zum Lehrgang, zu aktuellen Terminen und zu anderen Standorten, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Kohärenzwissen als neue Wissensform

Die Entgrenzung des Wissens führt zu einem neuen Wissensbegriff und zu neuen Wissensformen, zu denen auch das “Google-Wissen” zählt. Darüber hinaus gibt es noch eine Wissensform, die sich eher in der Expertise zeigt, und sich daher von dem Google-Wissen unterscheidet.

“Dieses etabliert sich über seine Verankerung in überlieferten Wissensformen. Das Kohärenzwissen ist ein anknüpfendes Wissen. Es lebt von den vielfältigen Erklärungsversuchen, mit denen es sich vergleicht, denen es sich anschließt oder über die es hinausführt. Grundlegend ist die Vielfalt der Perspektiven, welche in dieses Wissen integriert sind und auch unauflösbare Widersprüche beinhaltet, die aufzulösen bislang nicht gelungen ist. Das Kohärenzwissen ist der Hort der Expertise. Es tritt in Fachbüchern, Lexika und Ausbildungs- oder Studienunterlagen zutage und ist dem Selbstlernen zugänglich. Um jedoch den Umgang mit Wiedersprüchen, Unsicherheiten oder gar Fehlern zu lernen, lohnt es sich Expertinnen und Experten bei solchem Umgang  zu beobachten und mit ihnen in Kontakt zu treten. Diese Begegnungen haben wenig mit Unterricht, viel aber mit Interaktion, Nachfrage und Begleitung zu tun” (Arnold 2017; Eigene Hervorhebungen).

Es ist in der heutigen Zeit wichtig, den Wissensbegriff, weitere Wissensformen und den jeweiligen Umgang mit den neuen Wissensformen zu thematisieren, denn letztendlich wird sich aus diesen Betrachtungen auch ein neues Wissensmanagement ableiten.

OpenProject: Arbeitspaket-Typen für ein Projekt auswählen

Eigener Screenshot

OpenProject ist eine Open Source Anwendung und unterstützt ein Projektteam über den Lebenszyklus eines Projekts hinweg. Die dazu verwendeten Arbeitspakte können je nach Vorgehensmodell in OpenProject bei der Projektkonfiguration ausgewählt werden (Abbildung).

Bei einem plangetrieben Ansatz sind es Phasen, Meilensteine und Tasks, bei agilen Vorgehensmodellen sind es Tasks, Features, Epics, User Stories und Bugs, die z.B. bei Scrum und Kanban Verwendung finden.

Es wird hier schon deutlich, dass OpenProject auch die Möglichkeit bietet, plangetriebene und agile Vorgehensmodelle in einem Hybriden Projektmanagement zu integrieren, was gerade heute ein wichtiges element für die Auswahl eine geeigneten Tools im Projektmanagement ist. Siehe dazu auch PMI (2024) Global Survey: Hybrides Projektmanagement wird immer wichtiger.

Anmerkung: Der Begriff “Arbeitspaket” ist im Zusammenhang mit einem Meilenstein unglücklich, da ein Arbeitspaket einen Vorgang darstellt, der eine zeitliche Ausdehnung von z.B. T1 bis T2 hat. Ein Meilenstein stellt ein Ereignis dar, und hat die Dauer=0.

Mehr Blogbeiträge zu OpenProject finden Sie hier.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

“Google-Wissen” als neue Wissensform

In der Vergangenheit wurden die Unterschiede zwischen Daten, Informationen und Wissen z.B. bei der erweiterten Wissenstreppe, bzw. bei dem noch besseren Verständnis der Wissenstreppe thematisiert.

Ein neuer Wissensbegriff führt heute jedoch zu neuen Wissensformen, zu denen auch das “Google-Wissen” zählt, das wir (alle?) in irgendeiner Form nutzen. Doch was macht dieses “Google-Wissen” aus? Dazu habe ich bei Arnold (2017) folgendes gefunden:

“Das sich verbreiternde Google-Wissen ist ein in hohem Maße dem Selbstlernen zugängliches Wissen. Es ermöglicht eine bislang unerreichte Aktualität im Detail (Stichwort „Evidenz“), ohne dass sich jedoch automatisch Expertise ergibt: Aus vielen Details resultiert keineswegs automatisch ein kohärentes Wissen, insbesondere, wenn es sich einem bloßen Surfen verdankt. Obgleich das Internet auch Zugänge zu Lernplattformen und anderen Selbstlernmöglichkeiten zunehmend offeriert, die durchaus auch eine Vertiefung von Expertise initiieren, anregen und gestalten können, darf doch andererseits nicht übersehen werden, dass aus solchen insularen Vertiefungen alleine wohl kaum ein professionell breit akzeptierter Status erwachsen kann” (Arnold 2017; eigene Hervorhebungen).

Die angesprochene Evidenz meint hier, dass das “Google-Wissen” für eine Sache geeignet erscheint – viabel ist, was der Autor noch weiter beschreibt/charakterisiert. Interessant dabei ist auch die am Ende erwähnte Kritik an den eher inselartigen Vertiefungen des Wissens.

Der “reflexible Mensch” und der Umgang mit Wissen

In den vergangenen Jahrzehnten der Industriegesellschaft wurde es zunächst immer wichtiger flexibel zu sein (Der flexible Mensch), um sich den Veränderungen im Umfeld anzupassen. Der Strukturbruch zwischen Einfacher und Reflexiver Modernisierung hat gezeigt, dass Flexibilität nicht ausreicht, um das turbulente Umfeld zu bewältigen. Bei der Reflexiven Modernisierung geht es um Kontingenzzuwachs, um die Nebenfolgen sozialen Handelns, und um die Krise der Realitätsunterstellungen und Rationalisierbarkeitserwartungen. Der reflexive Mensch muss daher auch sein Verständnis von Lernen und Wissen den neuen Gegebenheiten anpassen. In Arnold, R. (2017) geht man noch einen Schritt weiter und verbindet den flexiblen Menschen und den reflexiven Menschen zum reflexiblen Menschen.

Der reflexible Mensch lernt dabei nicht nur „etwas“, sondern erweitert seine persönlichen Fähigkeiten
– zur Erschließung von Wissensquellen,
– zum Umgang mit Neuem,
– zur Planung und Gestaltung eigener Lernprojekte,
– sowie zur Veränderung vertrauter Sichtweisen und Routinen” (ebd.).

Dabei spielen die neuen technologischen Möglichkeiten wie z.B. Künstliche Intelligenz eine bedeutende Rolle, da sie ganz neue Lernmöglichkeiten und Wissenskonstruktionen ermöglichen.