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Projektmanagement Office (PMO): Organisatorische Einbindung und inhaltliche Möglichkeiten

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Organisationen, die viele Projekte zu organisieren haben, können in ihrem Multiprojektmanagement zunächst einmal Einzelprojekte, Programme und Portfolios unterscheiden. Weiterhin kann es sinnvoll sein, einen internen Dienstleister für Projektmanagement zu etablieren: ein Projektmanagement Office (PMO). Dieses Kompetenzzentrum für Projektmanagement kann organisatorisch eingebunden, und nach inhaltlichen Aufgaben strukturiert sein. Eine gute Übersicht zu diesen beiden Perspektiven auf ein Projektmanagement Office habe ich bei Ortner (2024) gefunden.

“Es existieren verschiedene Einteilungskriterien nach denen PMO untergliedert werden können. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel die Eingliederung in einer Organisation. Man spricht dann von einem Level-3 PMO, wenn das PMO im Bereich der Unternehmensleitung angesiedelt ist – etwa als Stabsstelle. Level -2 PMO sind dann auf der Ebene von Business Units eingegliedert und ein Level-1 PMO liegt innerhalb einer Abteilung, recht nahe an den laufenden Projekten. Eine andere weit verbreitete Einteilung ist die nach Funktionen. Hier haben sich Bezeichnungen wie Directive, Controlling und Supportive PMO etabliert. Supportive PMO legen ihren Schwerpunkt auf die unterstützenden Tätigkeiten für
Projekte, deren Teams und die Projektleitungen. Controlling PMO gehen einen Schritt weiter und versuchen durch die Aggregation von Daten auch über mehrere oder viele Projekte hinweg Effizienz und Effektivität zu steigern. Ein Directive PMO kann darüber hinaus projektrelevante Entscheidungen (z.B. Projektauswahl, Priorisierung, Personalentscheidungen, Abbruch, etc.) selbst treffen oder mitbestimmen” (Ortner, G. (2024), in Bernert et al. (Hrsg.): KI im Projektmanagement).

Da es einen deutlichen Trend zu mehr Projekten in allen gesellschaftlichen Bereichen gibt, müssen Organisationen geeignete Strukturen entwickeln und etablieren, damit die große Anzahl von Projekten auf allen Ebenen erfolgreich durchgeführt werden können. Siehe dazu auch Mögliche Aufgaben des Project Management Office (PMO), Weitere Blogbeiträge zu “Multiprojektmanagement” finden Sie hier.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Global Risks Report 2024: Misinformation und Disinformation neu im Top 10 Ranking

World Economic Forum (2024): Global Risk Report

Das World Economic Forum (2024): World Risk Report (PDF) geht wieder einmal sehr ausführlich auf mögliche globale Risiken ein. Diesmal gibt es allerdings eine Besonderheit, auf die ich etwas ausführlicher eingehen möchte. Unter dem Punkt False Information werden Misinformation und Disinformation neu im Top 10 Ranking aufgenommen. Ein Treiber für diese Entwicklung ist natürlich auch Künstliche Intelligenz (KI), oder Artificial Intelligence (AI):

“Misinformation and disinformation is a new leader of the top 10 rankings this year. No longer requiring a niche skill set, easy-to-use interfaces to large-scale artificial intelligence (AI) models have already enabled an explosion in falsified information and so-called ‘synthetic’ content, from sophisticated voice cloning to counterfeit websites. To combat growing risks, governments are beginning to roll out new and evolving regulations to target both hosts and creators of online disinformation and illegal content. Nascent regulation of generative AI will likely complement these efforts. For example, requirements in China
to watermark AI-generated content may help identify false information, including unintentional misinformation through AI hallucinated content. Generally however, the speed and effectiveness of regulation is unlikely to match the pace of development” (WEF (2024:18).

Jeder der die Entwicklung von AI (KI) verfolgt wird erkennen, dass es weltweite Bestrebungen gibt, Grenzen für die Nutzung von KI (AI) zu formulieren. Doch wird auch immer deutlicher, dass Regularien oftmals zu langsam umgesetzt werden, und somit ein Graubereich zwischen den technologischen Möglichkeiten und gesetzten Grenzen entsteht.

Es ist somit auch jeder Einzelne angesprochen, Content kritisch zu hinterfragen. Eine gute Möglichkeit ist, bei selbst generierten Content die Quellen transparent anzugeben, und das auch bei anderen einzufordern. In unserem Blog, oder auch in den für Lehrgänge erstellten Teilnehmerunterlagen, haben wir das schon von Anfang an umgesetzt.

Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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KNOWLEDGE MAKES THE WORLD GO ROUND: Nachgefragte Aufkleber zu unserer Marke

Seit dem 02.03.2001 ist unsere Marke eingetragen:

Unser Markenzeichen findet man auf vielen Produkten, die in unserem Shop zu finden sind. Ganz besonders möchte ich auf unseren Aufkleber hinweisen, der in letzter Zeit stark nachgefragt wird. Da wir den Aufkleber auf unseren Laptops angebracht haben, sprechen mich immer wieder Teilnehmer in Lehrgängen und Workshops (auch Inhouse) darauf an. Heute ist wieder ein “Schwung” dieser Aufkleber bei uns angekommen, die wir auch in Zukunft wieder gerne verteilen werden.

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Klassifikation von Projektaktivitäten nach Verschwendungspotenzial

Erne/Hüsselmann/Langhardt (2021) in Anlehnung an Womack/Jones (2003:71)

Der Begriff “Verschwendung” kommt bei LEAN (Lean Thinking) immer wieder als zentrales Element vor. Dabei werden Wertschöpfung (Nutzleistung), Verschwendung Typ I (Stützleistung) und Verschwendung Typ II (Blindleistung) unterschieden. Diese Klassifikationen können auch auf Projektarbeit übertragen werden.

In der Abbildung sind Projektaktivitäten als Nutztleistungen dargestellt (z.B. Auftragsklärung etc.), für Stützleistungen (Projektorganisation etc.) und Blindleistungen (z.B. Unnötige Projekte etc.) genannt. Jede projektorientierte Organisation sollte darauf bedacht sein, wertschöpfende Tätigkeiten/Prozesse in den Mittelpunkt ihrer Aktivitäten zu stellen, die Stützleistungen zu minimieren und die Blindleistungen zu eliminieren.

Siehe dazu auch  Verschwendungsarten und Projektmanagement-Wast-Index (PMWI) .

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Mit dem Diamantmodell das geeignete Vorgehensmodell für Projekte analysieren

Wie schon in verschiedenen Blogbeiträgen erwähnt, gibt es im Projektmanagement zwischen den beiden extremen “Planbasiertes Projektmanagement” und “Agiles Projektmanagement” ein Kontinuum an Möglichkeiten für ein “Hybrides/Adaptives Projektmanagement“. In den Organisationen kommen sehr unterschiedliche Vorhaben und Projekte vor, sodass es hilfreich ist, diese nach verschiedenen Kriterien zu analysieren, um den geeigneten Mix (Konfiguration) der Vorgehensmodelle zu finden.

Der Klassiker dafür ist die Stacey-Matrix, die die Dimensionen Ziel (Anforderungen) und Lösungsweg (Methode/Technik) gegenüberstellt. Eine weitere Möglichkeit stellt das Cynefin-Modell dar, das stärker aus der Wissensperspektive argumentiert. Zusätzlich kann auch das Diamantmodell (Shenhar und Dvir 2007) genutzt werden. Wie in der Abbildung zu erkennen, sind vier Dimensionen zu bewerten: Innovationsgrad, Managementgrad, Abstraktionsgrad und Missionsgrad.

“Diese vier Projektdimensionen wirken als Komplexitätstreiber. Insbesondere der Innovationsgrad (Technology) und der Missionsgrad (Novelty) sind große Komplexitätstreiber. Es bietet sich an, auf der Basis dieser beiden Komplexitätstreiber eine Unterscheidung von Projekten nach dem Cynefin-Modell vorzunehmen” (Timinger/Möller/Oswald 2019).

Analysieren Sie ihre Projekte und leiten Sie daraus die passenden Kombinationen von Vorgehensmodellen ab. Das kann am Anfang eines Projektes geschehen, sollte im Laufe des Projektes allerdings immer wieder einmal überprüft werden.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) zeigen wir, wie Sie die genannten Ansätze für Ihre Projekte nutzen können. Informationen zu unseren Lehrgängen, und zu Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Vernetztes Denken bedeutet Wissensvernetzung

Je mehr Arbeit 1.0 zu Arbeit 4.0 wird, umso mehr müssen vernetzte Strukturen beachtet werden. Dabei enthalten die bisher getrennten Strukturen Wissen, das durch vernetztes Denken verknüpft wird.

“Vernetztes Denken ist die Antwort auf eine Problemlage, bei der auf die Überkomplexität von Wissen nicht reduktionistisch, sondern produktiv durch Strategien offener Verknüpfungen zu reagieren ist. Vernetztes Denken hat große Nähe zu ökologischem Denken (siehe Vester 1980), zu Kreativitätstechniken wie Mind-Mapping. (…) Grundsätzlich stellt sich die Frage, wie das gesellschaftlich geteilte Wissen insgesamt als Netzwerk rekonstruiert und durch Wissensvernetzung neu strukturiert werden kann”  (Heiland, H.; Schaupp, S. (2023:16): Informeller Widerstand im Arbeitsprozess – eine Einführung, in: Heiland, H.; Schaupp, S. (Hrsg.) (2023): Informeller Widerstand im Arbeitsprozess – Eine arbeitssoziologische Einführung, S. 7-26) | PDF der Gesamtausgabe.

Individuen, Teams, Organisationen und Netzwerke stehen nun vor der Aufgabe, diese Vernetzung von Wissen zu ermöglichen (Umgang mit Wissen – Wissensmanagement). Dieser Ansatz geht weit über die technischen Möglichkeiten der Digitalisierung hinaus, da es immer mehr darauf ankommt, implizites Wissen zu erschließen. Dabei können auch Elemente aus der Erwachsenenbildung helfen ( z.B. projektorientiertes Lernen oder auch Ermöglichungsdidaktik, etc.).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.