Kollaborationsplattformen fördern neue Formen der Zusammenarbeit

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In der Projektarbeit greifen Teammitglieder nicht nur auf spezielle Software zu, sondern nutzen vielfältige Möglichkeiten zu interagieren. Kollaborationsplattformen unterstützen diese Art der Zusammenarbeit. Dennoch ist vielen Unternehmen nicht klar, dass es nicht ausreicht, technische Systeme anzuschaffen,. Die ganzheitliche, sozio-technische Systemgestaltung schafft erst den Nutzen (die Wertschöpfung). Doch wie sollten Kollaborationsplattformen gestaltet sein? Folgende Studie gibt dazu Hinweise:

“Alles in allem ergeben sich durch den Einsatz von Kollaborationsplattformen gegenüber traditioneller Groupware neue und weiterführende Nutzenaspekte. Anders (2016) kommt zu der Einschätzung: ´The results of this study show that TCPs [team communication platforms] support real and meaningful changes in how individuals and organizations communicate and collaborate. The integration of media capabilities for communication visibility, routine team communication, and ICT-enabled workflows has created new affordances and promoted new practices of social collaboration´ (Anders 2016:258). Und diesem Ergebnis wollen wir uns anschließen. Die Studien belegen, dass durch die Nutzung von Kollaborationsplattformen im Betrieb neue – kollaborative – Formen der Zusammenarbeit gefördert werden. Dies dürfte insbesondere für die Beschäftigten in Bereichen der Wissensarbeit sehr attraktiv sein, die parallel in mehreren Projekten, in fluiden Strukturen oder räumlich verteilt tätig werden und dabei noch den Überblick behalten müssen” Hardwig, T.; Weißmann, W. (Hrsg.) (2021): Eine neue Qualität der Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Arbeit mit Kollaborationsplattformen gestalten.

In der PDF-Datei finden Sie wertvolle Hinweise dazu, wie eine Kollaborationsplattform gestaltet werden kann.

Gemba-Digitalisierung: Digitalisierung am Ort der Wertschöpfung

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In den Unternehmen wird häufig von großen Visionen/Zielen wie einer “Agilen Organisation”, “Industrie 4.0”, “Smart City” usw. gesprochen. Damit ist oft ein Top-Down-Ansatz verbunden, der sich auch in den jeweiligen Digitalisierungskonzepten wiederfindet. Von japanischen Unternehmen kennen wir u.a. den LEAN-Ansatz, KAIZEN und KANBAN, die alle eher den Ort der Wertschöpfung (Gemba: Ort des Geschehens) in den Mittelpunkt stellen. Solche Gedanken haben auch hier Einfluss auf die Digitalisierungsstrategie, die eher einen Bottom-Up-Ansatz favorisiert. Der FuE-Verbund Teamwork 4.0 hat dafür den Begriff Gemba-Digitalisierung geprägt.

“Die auch den Lean-Prinzipien zugrundeliegende Gemba-Kultur prägt die Digitalisierungsaktivitäten der von uns besuchten japanischen Unternehmen: Sie weisen (1) eine starke Shopfloor-Orientierung auf, sie folgen (2) einem Low-Cost-Ansatz, sie basieren (3) auf hohem Respekt für das praktische Wissen der Produktionsarbeitenden und sie werden (4) von den Unternehmen explizit zur Stärkung der existierenden Gemba-Kultur eingesetzt. (…) Zusammengefasst steht Gemba-Digitalisierung für einen Digitalisierungsansatz, der an in japanischen Unternehmen verbreiteten Managementprinzipien ansetzt und der einen Kontrapunkt zu einer auch in Deutschland verbreiteten Perspektive setzt, die in der Digitalisierung einen revolutionären Technologiesprung sieht und die die Formulierung einer Digitalisierungsstrategie als wichtigste Aufgabe des Managements ansieht. Kennzeichnend für die Digitalisierungsaktivitäten in den meisten der von uns besuchten japanischen Unternehmen ist die ausgeprägte Shopfloor-Orientierung, der Respekt für das praktische Wissen der Produktionsarbeitenden und die Unterstützung der bestehenden Gemba-Kultur. Die in TeamWork 4.0 fokussierten Wechselwirkungen zwischen Digitalisierung und Arbeitsorganisation werden im Ansatz der Gemba-Digitalisierung gewissermaßen automatisch mitgedacht” (Holst et al. (2021: Digitalisierung und Arbeitsorganisation. Wie Assistenzsysteme Gruppenarbeit stärken können (TeamWork 4.0), in: Bauer et. al. (2021) (Hrsg.): Arbeiten in einer digitalisierten Welt, S. 95-112.

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil gehen wir auch auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zum Lehrgang und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Was macht gute agile Arbeit aus?

Die Veränderungen in der Arbeitswelt können mit Arbeit 1.0 bis Arbeit 4.0 beschrieben werden. Neue Arbeit ist dabei oft mit dem Attribut “agil” verknüpft und stellt somit eine Art “agile Arbeit” dar. Diese Arbeitsform hat mehrere Gestaltungsdimensionen, die nachfolgend in der Beschreibung von “guter agiler Arbeit” erläutert werden.

“Gute agile Arbeit beschreibt einen dynamischen Arbeitskontext, in dem innerhalb eines (agilen) Ökosystems die iterative Erzeugung eines Mehrwerts über die Selbstorganisation des Teams und unter Integration des Kunden erfolgt, wobei…
• das Team bei Planung und Einsatz ohne Einmischung von außen über die für die Arbeit notwendigen, vereinbarten (zeitlichen und personellen) Ressourcen verfügen kann,
• eine Balance zwischen den verfügbaren Ressourcen und Arbeitsanforderungen eine Extensivierung und Intensivierung der Arbeit verhindert,
• methodische Kompetenzen praxis- und zeitnah vermittelt werden und Prozesse so
gestaltet sind, dass verschiedene Formen der Qualifizierung möglich sind (z. B. schulisch-formale und erfahrungsbasierte),
• die Entwicklung einer fachlichen, kultursensiblen und sozialen Teamkultur als ständige Aufgabe wahrgenommen wird,
• Kunden innerhalb methodisch begründeter Grenzen integriert werden,
• das Management Verantwortung abgibt und jeweilige Rollen mit genügend Macht ausgestattet sind, sodass sich eine entsprechende organisationale Einbettung und damit Schutz des Teams ergibt,
• Governance-Strukturen und die Führungskultur so ausgerichtet sind, dass die vorherig genannten Kriterien auf Dauer gesichert, gefördert und unterstützt werden,
…sodass eine geringe Belastung der Beschäftigten und ihr hoher Gestaltungsspielraum nachhaltig gesichert sind” 134 J. Neumer et al. (2021:133-134): Alles agil, alles gut?, in: Bauer et. al. (2021) (Hrsg.): Arbeiten in einer digitalisierten Welt, S. 129-143. Siehe dazu auch das Factsheet Gute agile Arbeit. Gestaltungsempfehlungen aus dem Projekt diGAP (PDF).

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zum Lehrgang und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Digitalisierung und die Wiederentdeckung soziotechnischer Ansätze

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Schon bei der Einführung von Wissensmanagement wurde darauf hingewiesen, wie wichtig es ist Mensch, Organisation und Technik zusammenzubringen. Zusammenfassend wurde das als M-O-T-Modell propagiert. Konkreter kann das STWT (Sociotechnical Walkthrough) helfen, das in Herrmann/Janke (2006) in ihrem Artikel ´Der Sociotechnical Walkthrough (STWT) als Methode zum Transfer innovativer Wissensmanagement-Lösungen´ beschrieben haben. In der Zwischenzeit wird der Ansatz wieder stärker in Digitalisierungsprozessen beachtet.

“Soziotechnische (ST) Gestaltungsansätze werden zunehmend für aktuelle Digitalisierungsprozesse wiederentdeckt. Nach unserem Verständnis vermitteln ST-Konzepte Orientierungswissen für die betrieblich Handelnden bei der Arbeits- und Organisationsgestaltung in Digitalisierungsprozessen; sie bieten durch Prinzipien, Modelle und Vorgehensweisen eine Art ´Landkarte´ für unbekanntes Gelände – die zukünftige Organisation der digitalisierten Arbeit – und helfen den Akteuren, diese Organisation zu entwickeln. Dabei bieten ST-Ansätze den Vorteil, dass sie die für die Digitalisierung relevanten Aspekte ´Mensch´, ´Technik´ und ´Organisation´ im Zusammenhang berücksichtigen. Ziel ist eine integrierte Verbesserung dieser drei Aspekte, die durch Beteiligung der Nutzenden im Gestaltungsprozess ermöglicht wird. Neu an den aktuellen Digitalisierungsprozessen ist, dass sich ein großer Teil der Kommunikation zwischen den an der Produktion oder Dienstleistungserstellung Beteiligten über unterschiedlichste digitale Medien abspielt. Dies ermöglicht neben einer höheren Geschwindigkeit auch die zeitliche und räumliche Entkoppelung von Tätigkeiten, die früher notwendig an einem Ort stattfanden. Dabei sind technische Infrastruktur und Ausrüstung vielfach nicht mehr vom Arbeitsprozess trennbar. Andererseits überschreitet die notwendige Kommunikation häufig die räumlichen und rechtlichen Grenzen des Betriebs; die Informationssysteme sind zunehmend unternehmensweit oder -übergreifend im Einsatz, häufig ineinander verschachtelt und entwickeln sich in unterschiedlichen Geschwindigkeiten weiter” Held et al (2021:20-21): Arbeits- und prozessorientierte Digitalisierung Vorgehensweisen, Praxiserfahrungen und Erkenntnisse, in: Bauer et. al. (2021) Hrsg.): Arbeiten in einer digitalisierten Welt, S. 19-34.

In diesem Zusammenhang verweisen die Autoren in ihrem Literaturverzeichnis auf neuere Perspektiven des STWT-Ansatzes, der in Pasmore W, Winby S, Mohrman S, Vanasse R (2018): Reflections: sociotechnical systems design and organization change. J Change Manag 1–19. https://doi.org/10.1080/14697017.2018.1553761 beschrieben wird.

Warum ist Kompetenzmanagement in der heutigen Arbeitswelt so wichtig?

Die Veränderungen in der heutige Arbeitswelt sind offensichtlich. Neue Technologien sind dabei ein wichtiger Treiber für Transformationsprozesse. In diesem Umfeld kommt einem modernen Kompetenzmanagement ein besonders wichtige Bedeutung zu.

“Wesentlicher Erfolgsfaktor für die Bewältigung aktueller Veränderungen ist vor diesem Hintergrund ein strategisches Kompetenzmanagement, das sich zunehmend zu einem zentralen Handlungsfeld in der Digitalisierung entwickelt. Für Unternehmen wird die permanente und in die Arbeit eingebettete Weiterqualifizierung ihrer Mitarbeitenden zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor. Hierfür werden neue Ansätze und digitale Werkzeuge benötigt, um Kompetenzanforderungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend schnell aufzubauen (vgl. Fraunhofer-Gesellschaft 2018). Das Personalmanagement braucht neue Mechanismen und Instrumente, um Trends zu erkennen sowie zukünftige Kompetenz aufbauen zu können. Dazu könnte z.B. ein »Steuerungscockpit« für Mitarbeitende zur persönlichen Weiterentwicklung dienen, in dem die Frage danach, was zukünftig gekonnt werden muss, gestellt und bearbeitet wird. Für die Ausgestaltung solcher Instrumente besteht Forschungsbedarf. In diesem Zusammenhang sollten Angebote zur Weiterqualifizierung systematisch in die Bildungsarbeit in Unternehmen integriert werden, da in ihr eine hohe Relevanz für den langfristigen Unternehmenserfolg gesehen wird” (Bauer et al. (2019: Arbeit in der digitalisierten Welt. Stand der Forschung und Anwendung im BMBF-Förderschwerpunkt. Transwork-Broschüre) | PDF.

Doch wie kann ein strategisches Kompetenzmanagement aussehen? Mein Vorschlag ist, sich erst einmal auf eine “Arbeitsdefinition” für den Begriff ´Kompetenz´ zu konzentrieren. Aus meiner Sicht ist der Vorschlag von Erpenbeck/Heyse angemessen, Kompetenz als Selbstorganisationsdisposition zu sehen. Weiterhin ist Kompetenz von Qualifikation abzugrenzen. Der nächste Schritt ist, die verschiedenen Ebenen Individuum, Gruppe, Organisation und Netzwerk (Pawlowsky) für ein strategisches Kompetenzmanagement einzubeziehen. Dabei ist wichtig, dass es hier eine betriebswirtschaftliche (Top Down) und eine pädagogisch/psychologische Herangehensweise gibt. Diese in einem strategischen Kompetenzmanagement zu integrieren habe ich in meinem Buch beschrieben. Siehe dazu Freund, R. (2011): Das Konzept der Multiplen Kompetenz auf den Analyseebenen Individuum, Gruppe, Organisation und Netzwerk.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) können Sie die benötigten Kompetenzen entwickeln. Informationen zu den Lehrgängen und Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektarbeit: Komplexität bei klassischer, hybrider und agiler Vorgehensweise ähnlich, aber doch anders

Durch vielfältige Vernetzungen und Veränderungen im Umfeld von Organisationen ergeben sich viele Abhängigkeiten, sodass es nicht nur kompliziert wird, sondern auch komplex. Die Unterscheidung habe ich in diesem Blogbeitrag dargestellt. Im Rahmen von Projektarbeit ergibt sich eine domänenspezifische Komplexität, die in einer Studie genauer untersucht wurde. Interessant dabei ist, dass Einflussfaktoren für Komplexität in der Projektarbeit bei klassischer, hybrider und agiler Vorgehensweise wohl unterschiedlich sind.

“In der deskriptiven Auswertung ergeben sich u. a. die Anzahl widersprüchlicher Gesetze und Regularien, die Widersprüchlichkeit von Zielen sowie die Fluktuation im Projektteam als wesentliche Komplexitätstreiber. Ferner zeigt sich ein Einfluss der gewählten Vorgehensweise. So wird die Anzahl widersprüchlicher Gesetze und Regelungen von Verantwortlichen agiler Projekte als komplexitätssteigernd angesehen; Verantwortliche von hybriden Projekten schätzen den Einfluss hingegen deutlich niedriger ein. Während zunehmender Zeitdruck die Projektmanagementkomplexität für Managerinnen klassischer Projekte wesentlich erhöht, wird dieser von Managerinnen hybrider und agiler Projekte als eher unerheblich eingestuft” Harlacher M, Glawe L, Nitsch V, Mütze-Niewöhner S (2020): Agil, klassisch, hybrid: Unterschiede in der Bedeutung von Komplexitätstreibern in Abhängigkeit des Managementansatzes. In: Gesellschaft für Arbeitswissenschaft e.V. (Hrsg.) Digitale Arbeit, digitaler Wandel, digitaler Mensch? 66. Kongress der Gesellschaft für Arbeitswissenschaft. GfA-Press, Dortmund, S 1–6 | PDF.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) gehen wir auch auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Kommunikation bei verteilter agiler Projektarbeit

Die Kommunikation in Teams ist wichtig und eine Herausforderung. Gerade in räumlich verteilt arbeitenden agilen Teams setzen daher viele Organisationen auf eine digitale Kommunikation, die natürlich viele Vorteile hat. Dennoch sollte folgender Aspekt nicht unberücksichtigt bleiben:

“Digital vermittelte Kommunikation ist für verteilte Teams unverzichtbar und entsprechende Anwendungen (Videotelefonie, Chat, Mail etc.) werden von den Beschäftigten in der Regel gerne genutzt. Dennoch stellt sie keinen Ersatz für die unmittelbare persönliche Kommunikation dar, sondern kann diese nur ergänzen: Bei ausschließlich digital vermittelter Kommunikation fehlt es an Gelegenheiten, explizite und implizite Informationen auszutauschen und auf beiden Ebenen Klärungsprozesse anzustoßen. So bleiben Missverständnisse länger bestehen und potenzieren sich sogar. Eine Folge ist Unzufriedenheit im Team. In digital vermittelter Kommunikation ist es äußerst schwierig, ein Gespür für die anderen Teammitglieder, deren Aussagen und Handlungen zu entwickeln” (Neumer et al. 2021:132: Alles agil, alles gut? Warum Gute Arbeit auch in der agilen Welt kein Automatismus ist. In: Bauer et al. (Hrsg.) (2021): Arbeit in der digitalisierten Welt, S. 129-143).

In verschiedenen Blogbeiträgen habe ich immer wieder darauf hingewiesen, dass es nicht ausreicht, digitale Kommunikationsmöglichkeiten rein von der Kostenseite zu betrachten. Gerade bei komplexen Problemlösungsprozessen ist der Umgang mit Expertise (Implizites Wissen) ein wesentlicher Faktor für die Wertgenerierung. Dieser Zusammenhang wird auch im Agilen Manifest hervorgehoben.

Solche Themen nehmen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgänge Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) auf. Informationen zu den Lehrgängen und zu möglichen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

OpenCoDE: Open Source Code für die Öffentliche Verwaltung

Wie schon in diesem Beitrag beschrieben, kann die digitale Transformation ohne Open Source nicht gelingen. Es ist daher zwingend, dass sich Privatpersonen, Organisationen/Unternehmen und ganze Gesellschaften mit Open Source auseinandersetzen. Die Initiative OpenCoDE unterstützt diesen Weg für die Öffentlichen Verwaltungen.

Open CoDE ist die gemeinsame Plattform der Öffentlichen Verwaltung für den Austausch von Open Source Software. Durch die zentrale Ablage von offenen Quellcodes soll die Wiederverwendung und gemeinsame Arbeit an Softwarelösungen der Öffentlichen Verwaltung zwischen Verwaltung, Industrie und Gesellschaft gefördert werden”.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen setzen wir bewusst auf Open Source Anwendungen wie Moodle, BigBlueButton, Nextcloud, WordPress usw. Informationen zu unseren Lehrgängen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Mindset: Ein oft verwendeter Begriff etwas genauer betrachtet

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Der Begriff “Mindset” wird aktuell fast inflationär in allen möglichen und unmöglichen Kontexten verwendet und diskutiert. Es ist daher durchaus interessant zu beleuchten, wo der Begriff seinen Ursprung hat, und wie der Begriff einzuordnen ist. Dabei ist eine wissenschaftliche Sicht zwar anstrengend, aber doch sehr hilfreich.

In dem Working Paper Blank, Marco; Held, Maximilian; Nicklich, Manuel; Pfeiffer, Sabine; Sauer, Stefan; Tihlarik, Amelie. 2020. „Mindset – Begriffskarriere zwischen Management-Talk, Wissenschaft und Ideologie. Eine explorative Annäherung“. 01–2020. LaboUratory Working Paper. Nürnberg: Lehrstuhl für Soziologie (Technik – Arbeit – Gesellschaft) ( PDF) setzen sich die Autoren mit dem Konstrukt “Mindset” ausführlich auseinander. Sie zeichnen zunächst die Entwicklungsstränge des Begriffs von James P. Walsh, Raymond B. Cattell, Maruyama, Yolles und Fink bis zu Caroll Dweck nach. Dabei wird abschließend auch “Agiles Mindset” und “Mindset im Kontext von Projektarbeit” beschrieben und kritisch hinterfragt.

“Auffällig war zudem, dass auf unsere Nachfragen, die sich auf mögliche negative Seiten oder nicht intendierte Nebenfolgen des Mindset-Konzepts im betrieblichen Alltag bezogen, mit ganz wenigen Ausnahmen kaum Ideen formuliert wurden. Ein Konzept aber, dass nicht mal in den Köpfen der Akteure Grenzen oder hypothetische Nebenwirkungen haben könnte, sondern auch auf Nachfrage etwas zu sein scheint, das nur gute Seiten und Effekte hat, sollte per se schon nachdenklich machen” (ebd. S 68).

Siehe dazu auch Groth Mindset, Agilität und Multiple Intelligenzen. In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) gehen wir auch auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zum Lehrgang und zu möglichen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Mit der Theorie Y auf dem Weg hin zu einer Kultur der Autonomie und Freiwilligkeit?

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Die Theorie X-Y von McGregor aus dem Jahr 1960 kann helfen, zu einer Kultur der Autonomie und Freiwilligkeit zu gelangen. Dabei sollten wir uns zunächst verdeutlichen, dass in den letzten Jahrzehnten die Theorie X dominiert hat. Dabei werden Menschen eher als per se unwillig angesehen – mit allen Konsequenzen zu Motivation usw. Besser ist es heute, von der Theorie Y auszugehen.

“Nach McGregor gibt es zwei Führungsstile. Theorie Y geht davon aus, dass der Mensch durchaus ehrgeizig ist, sich selbst Ziele setzt und Freude an seiner Leistung hat. Daher sind von den Vorgesetzten Bedingungen zu schaffen, die den Menschen zur selbstverantwortlichen Arbeit motivieren. Die Theorie X beschreibt den Menschen dagegen als unwillig und unfähig. Der Mensch muss gezwungen, angeleitet, geführt, kontrolliert und mit Strafe bedroht werden. Strenge Vorgaben und enge Kontrollen führen aber zu einem passiven Arbeitsverhalten ohne Engagement und ohne Übernahme von Verantwortung. Ein Teufelskreis des Misstrauens entsteht. Beide Vorannahmen wirken als selbsterfüllende Prophezeiung” Marrenbach, Dirk; Korge, Axel (2020): Partizipative Transformation von Arbeitswelten: Die industrielle Revolution Schritt für Schritt meistern
Zukunftsprojekt Arbeitswelt 4.0 Baden-Württemberg. Bd. 15. Fraunhofer IAO, Stuttgart.

Interessant ist, dass McGregor durchaus auch davon ausgegangen ist, das sich beide Theorien nicht ausschließen. Diese neue Theorie wäre dann ein “sowohl-als-auch”, also eher ambidexter, was Führung nicht einfacher macht.

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