KANBAN für Multiprojektmanagement nutzen

Ausschnitt aus einem KANBAN Board in OpenProject. In jeder Spalte ist Arbeit begrenzt {WIP].

KANBAN hat sich in den letzten Jahren als sehr nützliches Hilfsmittel für komplexe, wissensbasierte Arbeit erwiesen. Dabei versucht KANBAN, Leistungsfähigkeit und Anforderungen in Einklang zu bringen. Im Multiprojektmanagement bedeutet das, die vielen Projekte im Unternehmen in einen Fluss zu bringen, und Transparenz zu schaffen. Auf einem KANBAN Board kann das im einfachsten Fall anhand der verschiedenen Projektmanagement-Phasen erfolgen: Initialisierungsphase | Definitionsphase | Planungsphase | Steuerungsphase | Abschlussphase.

In dem beispielhaft dargestellten KANBAN Board (Abbildung) sind die ersten drei Phasen in OpenProject dargestellt. Die Phasen enthalten jeweils ein WIP (Work in Progress), was die jeweils maximal parallel zu bearbeitende Anzahl von Projekten darstellt. Wird von der Steuerungsphase ein bearbeitetes Ticket (Projekt) gezogen (Pull), kann in der Planungsphase wieder ein bearbeitetes Ticket (Projekt) aus der Definitionsphase gezogen werden usw. Die Darstellung von vielen Projekten in einem Board (Task Board oder besser ein KANBAN Board) schafft Transparenz, unterstützt die Kommunikation und reduziert die Anzahl der Besprechungen, sowie die Anzahl von Reports. Wenn jemand beispielsweise wissen möchte, wie der Stand der Bearbeitung der verschiedenen Projekte im Unternehmen ist, kann er/sie sich das dazugehörende KANBAN Board ansehen, da dieses natürlich auch geteilt werden kann.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu unseren Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

KANBAN: Die drei Entwicklungsstufen (Agenden)

Das Bild steht stellvertretend für ein Task Board. Ein KANBAN Board wird es, wenn u.a. die parallell zu bearbeitenden Tasks begrenzt werden (WIP: Work in Progress).

Bei der Einführung von KANBAN gibt es viele Mythen, obwohl KANBAN davon ausgeht, dass erst durch die Umsetzung Fragen entstehen, die dann zu einem umfassenden Einsatz im gesamten Unternehmen führt. Einfach machen! ist hier ein guter Start. Auf welche Stufen (Reifegrade) können Sie sich bei der Nutzung von KANBAN einstellen/freuen? Bei KANBAN wird dabei häufig von den drei Agenden gesprochen.

“Bei der Nachhaltigkeitsagenda dreht sich noch alles um einen selbst. Das Ziel der Nachhaltigkeitsagenda ist es, ein nachhaltiges System zu schaffen, in dem sich Mitarbeiter wohlfühlen und regelmäßig Arbeit fertiggestellt wird. Erst mit der Agenda der Serviceorientierung beginnt sich der Fokus von innen nach außen auf den Kunden zu ändern. Jetzt wird daran gearbeitet, das System so aufzustellen, dass es nicht nur nachhaltig irgendetwas liefern kann, sondern dass es entsprechend den Bedürfnissen und Erwartungen des Kunden liefert. Die Agenda der Überlebensfähigkeit ist die logische Fortsetzung der Serviceorientierung auf das gesamte Unternehmen. Die Idee dahinter ist, dass das Unternehmen in die Lage versetzt wird, jede Änderung am Markt registrieren und damit notwendig gewordene Anpassungen an Services ohne großen Aufwand durchführen zu können” (Lang/Scherber 2019:269-270).

KANBAN können Sie selbst, in einem Projektteam oder auch im Multiprojektmanagement nutzen (Flight Level). KANBAN ist dabei weniger präskriptiv als es Scrum mit seinem Rahmenwerk ist, was mehr Spielraum bietet – mehr Möglichkeiten der Selbstorganisation. KANBAN ist somit ein interessanter, alternativer und evolutionärer Pfad zu mehr Agilität im Unternehmen.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen zeigen wir, wie Sie KANBAN in ihren Projekten nutzen können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

KANBAN: Stop Starting, Start Finishing

Einfaches KANBAN Board

Bei Agilität, oder auch bei der Entwicklung hin zu einer Agilen Organisation, geht es oft um das Mindset, aber auch um konkrete Praktiken. Dabei wird häufig auf SCRUM mit seinem Framework gesetzt, das in dem Scrum Guide 2020 beschrieben ist. Was meines Erachtens zu wenig thematisiert wird, ist ein alternativer Weg zu Agilität mit KANBAN. KANBAN ist weniger präskriptiv (vorschreibend) und geht im Vergleich zu Scrum eher evolutionär vor. KANBAN geht dabei von der aktuellen Situation aus und versucht, Anforderung und Leistungsfähigkeit auf allen Ebenen (individuelle Ebene, Teamebene und organisationale Ebene) in Einklang zu bringen. Im Vergleich zu Scrum, das sehr stark produktorientiert ist, ist KANBAN eher flussorientiert.

Die Transparenz des Flusses des Wertstroms wird am KANBAN Board visualisiert. Ein Mantra dabei ist, dass ein Ticket nur dann in den Arbeitsbereich des KANBAN Boards gezogen wird (Pull System), dass dann auch fertiggestellt wird. Stop Starting, Start Finishing ist hier wichtig, damit nicht etwas angearbeitet wird, und dann unnötigerweise liegen bleibt. Solche liegengebliebenen Aufgaben haben ja schon Kosten verursacht, werden dann allerdings nicht zu einem Abschluss gebracht, was die Wirtschaftlichkeit des Prozesses verschlechtert. Die einzelnen Prozessschritte werden weiterhin begrenzt (WiP: Work in Progress), denn wer kann schon unendlich viele Aufgaben parallel bearbeiten? das waren jetzt nur einige Anmerkungen zu KANBAN, die anregen sollen, sich auch mit diesem Alternativen Weg zu mehr Agilität zu befassen. Siehe dazu auch OpenProject 12.3 jetzt mit Task Boards in der Community Edition.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen zeigen wir, wie Sie KANBAN in ihren Projekten nutzen können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanagement mit OpenProject: Die Arbeitspakte-Übersicht

Arbeitspaket-Übersicht in OpenProject

Wie Sie wissen, setzen wir bei allen Anwendungen auf Open Source. Beispielsweise nutzen wir Moodle als Lernmanagementsystem, BigBlueButton als Videokonferenzsystem, Nextcloud als Cloudlösung etc. Für die Abbildung von Projekten nutzen wir OpenProject. In OpenProject können plangetriebene, hybride und agile (KANBAN, Scrum) Projekte abgebildet werden. In dem Projekt, das in der Abbildung hinterlegt ist, sind 10 Arbeitspakete (Tasks), 4 Meilensteine und eine Phasen dargestellt. Die einfache Übersicht zeigt, dass aktuell noch alles offen ist (rote Balken). Sobald ein Arbeitspaket geschlossen wurde, würde es blau gekennzeichnet. Eine Übersicht zu halten, was noch offen, bzw. was schon geschlossen werden konnte, ist für die weitere Bearbeitung in Projekten wichtig. OpenProject bietet dazu verschiedene Möglichkeiten, unter anderem die in der Grafik abgebildete.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen gehen wir auf diese Zusammenhänge ein, und stellen den Teilnehmern OpenProject vor – bzw. auch zur Verfügung -, sodass Sie verschiedene Funktionen ausprobieren können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Fünf Optimierungstechniken bei ungeplanten Kapazitätsabweichungen in einem Projekt

In einem klassisch plangetriebenen Projekt werden die Kapazitäten von Ressourcen geplant. Dabei sollten schon mögliche Unwägbarkeiten berücksichtigt werden. Das kann konkret durch eine Schätzmethode wie die Drei-Punkt Methode, oder auch durch eine gute Risikoanalyse unterstützt werden. Die Schätzung ist dann qualitativ gut, wenn sie von einem Team durchgeführt wird, das horizontal und vertikal besetzt ist. Dennoch sollte ein Projektteam natürlich wissen, welche Optimierungstechniken sinnvoll eingesetzt werden können, um Kapazitäten anzupassen. Die folgende Tabelle zeigt insgesamt 5 Techniken auf.

TechnikBeschreibung
StreckenZeitliche Verlängerung des Vorgangs bei Bereitstellung geringerer Kapazität.
StauchenZeitliche Verkürzung bei Bereitstellung erhöhter Kapazität (z.B. durch Leistung von Überstunden).
SchiebenVeränderung der zeitlichen Lage im Ablauf.
SplittenDer Vorgang wird in Teile aufgespalten und zu unterschiedlichen Zeiten mit Unterbrechung eingeplant.
StreichenAuf den Vorgang wird komplett verzichtet oder der Aufwand verringert.
Möglichkeiten für die Optimierung der Kapazitäten (Berge/Wildmann 2019:1360)

Für diejenigen, die jetzt argumentieren, dass man das Problem mit einer agilen Herangehensweise lösen kann möchte ich anmerken, dass nicht jedes Projekt für agile Vorgehensmodelle geeignet ist. Beispielsweise schränkt der Scrum Guide 2020 dessen Anwendung auf “komplexe Probleme” ein (ebd. Seite 3). Wie in der Stacey-Matrix, oder mit Hilfe des Cynefin-Ansatzes, zu erkennen ist, sind nicht alle Vorhaben komplex, sondern möglicherweise “nur” einfach oder kompliziert. Darüber hinaus gibt es auch immer mehr Projekte, die in einem Hybriden Projektmanagement verschiedene Vorgehensmodelle adaptiv nutzen.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in und Projektmanager/in AGIL. Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

OpenProject 12.3 jetzt mit Task Boards in der Community Edition

Wir haben unser installiertes OpenProject auf die Version 12.3 upgedated. Bemerkenswert ist dabei, dass es ab der Version 12.1 in der Community Edition nun die Möglichkeit gibt, Task Boards anzulegen. In dem Bild sieht man dazu einen Screenshot zu einem Demoprojekt auf unserer Plattform. Mit Open Project ist es möglich, planbasierte Projekte (z.B. mit Gantt-Diagrammen) und agile Projekte mit SCRUM (Sprints mit Open Project) abzubilden. Darüber hinaus sind natürlich Boards (Task Boards) geeignet, wissensbasierte Projektarbeit zu unterstützen.

Bis zur Version 12.1 standen die Boards nur der Enterprise Edition zur Verfügung. Es ist den Entwicklern zu verdanken, dass jetzt zumindest Task Boards in der Community Edition vorhanden sind. Die Kanban Boards sind allerdings immer noch der Enterprise Edition vorbehalten. Dennoch ist es jetzt möglich in OpenProject planbasiertes, agiles (SCRUM / TASK BOARDS) und hybrides Projektmanagement abzubilden. In unseren Lehrgängen werden wir in 2023 diese neuen Möglichkeiten nach und nach integrieren.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Was hat KANBAN mit einem Toaster zu tun?

Image by Frank Oschatz from Pixabay

KANBAN kommt ursprünglich aus dem Toyota-Produktions-System (TPS), in dem komplexe Fertigungsprozesse mit Signalkarten (Kanban) – und Transportboxen – gesteuert wurde. In der Zwischenzeit wissen wir (David J. Anderson 2010), dass KANBAN sehr gut für die Steuerung komplexer Wissensarbeit eingesetzt werden kann. Ein Kernelement von KANBAN ist dabei, Anforderungen und Leistungsfähigkeit in Einklang zu bringen. Das wird erreicht, indem pro Prozessschritt die parallel maximal bearbeitbaren Tasks begrenzt werden. Dieser WIP (Work in Progress) kann mit der Zeit der Leistungsfähigkeit des Systems angepasst werden. Wie kann man sich so ein WIP vorstellen?

“Das Limitieren von paralleler Arbeit im System ist eine zentrale Praktik und Namensgeber der Kanban-Methode. Ein durch physikalisches oder virtuelles Kanban limitiertes System nennt man Kanban-System. Als Beispiel für physikalisches Kanban können Sie sich einen handelsüblichen Toaster mit zwei Schlitzen vorstellen. Die Schlitze repräsentieren das (physikalischen) Kanban. Das ´System Toaster´ ist also auf zwei (Toast) limitiert. Wenn einer der Schlitze frei geworden ist, kann ein neuer Toast eingelegt werden” (Lang/Scherber 2019:259-260).

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in: In dieser Woche finden wieder 5 Präsenztage in Köln (2x), Düsseldorf, Siegen und Gera statt

Projektmanager/in AGIL (IHK) am Montag, den 19.09.2022, in Köln; 6. Präsenztag (Zertifikatsworkshop). Der Lehrgang wird von Herrn Maikath durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Dienstag, den 20.09.2022 in Düsseldorf; 5. Präsenztag.

Projektmanager/in (IHK) am Mittwoch, den 21.09.2022 in Köln; 6. Präsenztag (Zertifikatsworkshop). Der Lehrgang wird von Herrn Wirtz durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Donnerstag, den 22.09.2022 in Siegen; 5. Präsenztag.

Projektmanager/in (IHK) am Freitag, den 23.09.2022 in Gera; 3. Präsenztag.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Das Kollaborationsmodell als EINE Form der Zusammenarbeit

Group of people with devices in hands working together as symbol of networking and communication

In Unternehmen kommen verschiedene Problemlösungen (simple problem solving – complex problem solving) zuammen, die von Individuen und/oder von Gruppen bewältigt werden müssen. Einerseits gibt es Tätigkeiten, die als Individuum durchgeführt werden können und einen geringen Grad an Komplexität (Transaktionsmodell) oder einen hohen Grad an Komplexität haben (Expertenmodell). Andererseits gibt es auch Vorhaben, die in Gruppen/Teams bearbeitet werden müssen, wobei auch hier der Grad der Komplexität niedrig (Integrationsmodell) und hoch (Kollaborationsmodell) sein kann.

“Das Kollaborationsmodell beinhaltet nicht nur, wie das Expertenmodell, die Notwendigkeit des individuellen Urteils- und Interpretationsvermögens, sondern auch die Zusammenabeit in Gruppen. Es erfordert ausgeprägtes Fachwissen über Funktionsgrenzen hinweg und den Einsatz flexibler Teams. Häufig besteht der Zwang, kurzfristig zu improvisieren, ´mal eben´eine passende Lösung zu finden. Typische Tätigkeiten finden sich in den Bereichen Forschung, Produktentwicklung sowie Design und Ingenieursarbeit” (Rogalla et al. 2001: Wissensmanagement. 6. Studienbrief)

Durch das dynamisch vernetze Umfeld kommt es in immer mehr Bereichen zu den Arbeitssituationen, die ein Kollaborationsmodell erfordern. Im Projektmanagement finden wir immer mehr Projekte, bei denen die Anforderungen und auch die Methoden weitestgehend unklar sind. Für solche Vorhaben ist das Agile Projektmanagement geeignet, das verschiedenen Vorgehensmodelle (KANBAN, SCRUM, Design Thinking etc.) anbietet und über Kollaborationsplattformen unterstützt.

Bei der Betrachtung der verschiedenen Modelle wird allerdings auch deutlich, dass es in den Organisationen nicht nur das Kollaborationsmodell gibt, sondern auch die anderen drei genannten Möglichkeiten, Problemlösen (Arbeit) zu organisieren. Auf das Projektmanagement bezogen bedeutet das, dass es zu vielfältigen Kombinationsmöglichkeiten kommt, die in einem Hybriden/Adaptiven Projektmanagement integriert werden können, und gestaltet werden müssen.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.