Systemabwehr: Kräfte, mit denen sich Organisationen gegen Neuerungen sperren

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Oft wird darüber gesprochen und geschrieben, dass sich einzelne Personen/Mitarbeiter gegen Veränderungen sperren. Das kann beispielsweise an recht stabilen Deutungsmuster von Erwachsenen liegen. Siehe dazu auch Digitale und ökologische Transformation bedeutet auch eine Transformation von Deutungsmustern. Darüber hinaus kommt es auch auf der Ebene der Organisation vor, dass sich die gesamte Organisationsstruktur gegen Neuerungen sperrt. Siehe dazu auch Pfadabhängigkeit in Organisationen und Innere und äußere Projektkultur beachten.

Doch wie kann man sich das erklären? Rolf Arnold hat dazu auf Peter Heintl und Ewald E. Krainz verwiesen, die schon 1994 den Begriff der Systemabwehr dafür verwendet haben,.

“um damit die eingespielten, häufig latenten, aber insgesamt wirkungsvollen Kräfte, mit denen Organisationen sich gegen Neuerungen sperren, zu beschreiben. Solche Widerstände zeigen, „wie sehr sich Abläufe in Organisationen in einem Selbstlauf >einschleifen<, sodass es für Steuerungsbemühungen oft unmöglich ist, diese Selbstläufe zu unterbrechen.  Ja mehr noch – die Steuerungsbemühungen sind selbst Bestandteil der Selbstläufe und gefangen in der Eigendynamik organisatorischer Apparaturen.“ (Heintl/Krainz 1994, S.164), zitiert ind Arnold 2017).

Im heute oft hervorgehobenen turbulenten Wandel mit seinen vielfältigen Dimensionen, ist die ständige Veränderung auf allen Ebenen (Individuum, Gruppe, Organisation und Netzwerk) entscheidend – und ein Wettbewerbsvorteil. Gerade die Entwicklung hin zu einer Agilen Organisation stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Siehe dazu auch Freund, R. (2011): Das Konzept der Multiplen Kompetenz auf den Analyseebenen Individuum, Gruppe, Organisation und Netzwerk.

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Organisatorischer Wandel: Welche Erkennungsmerkmale gibt es?

Die Veränderungen in unserer Gesellschaft sind vielfältig, und Organisationen sollten sich an diesen Wandel anpassen. Dabei ist dieser Wandel durchaus mehrdimensional in seinen Ausprägungen (Abbildung):

Breite des Wandels: Dabei geht es um technologische Veränderungen, strategische Veränderungen, prozess- und personale-, sowie organisationale Veränderungen.

Tiefe des Wandels: Hier geht es darum wie intensiv – man kann auch ´gravierend´ sagen – diese Veränderungen durchgeführt werden. Nicht jede dieser Dimensionen muss möglicherweise gleich stark ausgeprägt sein.

Geschwindigkeit des Wandels: Wir haben alle das Gefühl, dass “alles” schneller und hektischer wird. In manchen Bereichen, wie in technologiegetriebenen Branchen ist das auch in der Realität so.

Entscheidend bei der Betrachtung des Wandels ist zusätzlich auch, dass alle Dimensionen miteinander vernetzt sind, und somit ein nicht mehr so leicht absehbarer/kalkulierbarer Wandel, sondern eher ein turbulenter Wandel entsteht, der angemessen bewältigt werden muss.

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Nextcloud-Assistent – Lokales LLM als Assistent in Nextcloud integriert

Nextcloud ist eine Open Source Anwendung, die durch verschiedene Apps an die individuellen Anforderungen angepasst werden kann. Damit die Arbeit noch zeitgemäßer, und somit KI-unterstützt durchgeführt werden kann, wurde 2023 die erste Version des Nextcloud Assistenten veröffentlicht. Wir haben nun die Version 1.03 vom Dezember 2023 bei uns problemlos installiert.

Das Symbol für den Nextcloud Assistenten erscheint in der oberen Leiste des Dashboards und in allen Apps, die in unserer Nextcloud verwendet werden. Wie in der Abbildung zu sehen ist, können dabei Context Chat, Free Prompt oder Generate Headline aufgerufen werden. Weitere Funktionen, die sich hinter den drei Punkten verbergen sind Summarize und Reformulate.

Es ist wirklich erstaunlich, wie dynamisch sich Nextcloud entwickelt und die vielfältigen KI-Möglichkeiten integriert – alles Open Source.

Gibt es eine Formel für den Erfolg im Projektmanagement?

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In unserer immer noch sehr stark zahlendominierten Welt, geht es um Kennzahlen, Berechnungsmodelle und Erfolgsformeln. Es wird damit versucht, unsere komplexe Welt in Zahlen komprimiert abzubilden. Dieser Reduktionismus ist allerdings heute nicht mehr angemessen.

Im Projektmanagement gibt es auch viele Hinweise zu möglichen Erfolgsfaktoren, die dann in entsprechende Ratgebern im Sinne von “How to …” übersetzt werden. Es wundert also nicht, dass die (einfachen) Ratgeber in vielen Bereichen Bestseller geworden sind. Noch besser wäre es für diese Zielgruppen allerdings, wenn es neben den einfachen Ratgebern eine einfache, universelle Erfolgsformel im Projektmanagement gäbe. Sie werden es nicht für möglich halten, die gibt es – oder besser, die soll es geben.

Die Erfolgsformel lautet E = Q x A. Dabei steht E für Erfolg, Q für Qualität und A für Akzeptanz. Gefunden habe ich diesen Hinweis bei Lechner (2015): Wie Sie mit Sicherheit ihr Projekt versenken oder auch nicht. Hans Lechner ist Universitäts-Professor.

Die Formel wurde von CONSIM Consulting “erfunden”, also einem Beratungsunternehmen, das möglicherweise eigene Ziele damit verfolgt. Honi soit qui mal y pense.

Der oben erwähnte Autor weist jedoch zusätzlich darauf hin, dass T für Technik in der Formel nicht vorkommt, obwohl doch Techniker der Meinung sind, dass alles in Projekten mit Hilfe von Technik gelöst werden kann. Weiterhin wird ergänzt:

“Projekte sind sozio-technische Modelle, der soziale Aspekt ist vielen Technikern schlichtweg fremd. Akzeptanz, Wertschätzung und Vertrauen sind das Ergebnis sozialen Bemühens. Techniker würden eher Projektmarketing dazu sagen, und eine PR-Agentur beauftragen, statt selbst Sozialverhalten zu entwickeln” (ebd.).

Die hier angedeutete Komplexität in sozio-technischen Systemen macht vielen in Projekten Kopfzerbrechen, da sie oftmals nicht wissen, wie sie mit solchen Systemen umgehen sollen. Eine einfache Formel ist eher nicht die geeignete Antwort.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Zusammenhang zwischen organisatorischen Einheiten, Management-Systemen und Kreativität im Unternehmen

Eigene Darstellung nach Hornung/Patzak (2011)

In dem turbulenten Unternehmensumfeld ist es von entscheidender Bedeutung, für neue Problemstellungen neue Antworten und Ideen zu entwickeln – kreativ zu sein. Mit alten Ideen werden die neuen komplexen Probleme nicht lösbar sein, Es ist daher gut, sich klar zu machen, wie die Kreativität im Unternehmen entsteht, und wie sie gefördert werden kann.

Die Kreativität im Unternehmen entsteht durch die verschiedenen Organisationseinheiten und den verschiedenen Management-Systemen. Oft gibt es unterschiedliche Management-Systeme wie das Projekt-Management, das Wissens-Management, das Qualitätsmanagement mit den Kontinuierlichen Verbesserungsprozessen (KVP) oder auch ein Betriebliches Vorschlagswesen – um nur einige zu benennen. Diese Management-Systeme sollten nicht starr sein (Klassisches Scientific Management), sondern aufeinander abgestimmt kreative, innovative, intelligente komplexe Problemlösungen ermöglichen.

Die verschiedenen Ebenen der Organisation sind dabei die individuelle Ebene (Einzelpersonen), die oftmals neuen Ideen kritisch gegenüberstehen, sodass verschiedene Widerstände wie Nicht-Wollen, Nicht-Dürfen oder Nicht-Können entstehen können. Das liegt wiederum an den recht stabilen Deutungsmustern von Erwachsenen, die nicht leicht änderbar/transformierbar sind. An dieser Stelle möchte ich wieder einmal darauf hinweisen, dass die Transformationen von Deutungsmuster eine Kernkompetenz der Erwachsenenbildung ist (Siehe dazu ausführlich Prof. Arnold).

Auf der Teamebene können Diversität, Akzeptanz/Toleranz und vielfältige Interaktion Kreativität fördern. Auf der Unternehmensebene spielt natürlich die entsprechende Kreativitäts-Kultur (Fehlerkultur, Empirie…) eine bedeutende Rolle. Unterstützt wird alles durch Kreativitäts-Prozesse und nützlichen Tools/Methoden/Techniken.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projekt und Projektumfeld: Komplexe Koordinationsanforderungen

Eigene Darstellung

Projektarbeit ist in vielfältiger Weise eine komplexe Angelegenheit. Dabei können die Ziele der Organisation und die Ziele in den Projekten schon einmal gegeneinander konkurrieren, oder sich sogar ausschließen. Solche Zielkonflikte sollten nicht in das Projekt übernommen, sondern besser vorher geklärt werden.

Weiterhin steht das Projekt-Kernteam in vielfältigen Koordinations- und Kommunikationssystemen zu verschiedenen Stakeholdern, was die Projektarbeit auch nicht einfacher macht. Die Koordinations- und Kommunikationsaktivitäten erfolgen mit oder ohne technische Hilfsmittel, zwischen einzelnen Personen oder Personengruppen, zwischen Organisationen, oder sogar zwischen ganzen Netzwerken.

Insgesamt wird schon aus diesen ersten Überlegungen deutlich, das es sich bei Projekten und deren Umfeld um ein sozio-technisches/sozio-ökonomisches Netzwerk handelt. Projektmanager sollten sich dessen bewusst sein, und ihr Verhalten und Vorgehen darauf abstimmen.

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Künstliche Intelligenz – Menschliche Intelligenz – Intelligente Problemlösungen

In der heute sehr stark vernetzten Welt kommt es darauf an, Muster zu erkennen, um die anstehenden komplexen Problemlösungen zu entwickeln. die neuen Fragestellungen können oftmals nicht mehr mit den bisher so erfolgreichen Denkmustern gelöst werden. Das immer wieder propagierte neue Mindset integriert die alten Denkmuster und entwickelt diese weiter. Ein zentraler Punkt in vielfältig vernetzten Systemen ist das Erkennen von schwachen Signalen, oder von Mustern. Diese Eigenschaften werden der Künstlichen Intelligenz und der Menschlichen Intelligenz zugeschrieben. Im Zusammenspiel können dabei viele intelligente Problemlösungen generiert werden.

“Eine der zentralen Fragen der Zukunft könnte nicht sein, wie viele künstliche intelligente Lösungen in den Systemen stecken, sondern wie viel menschliche Intelligenz und welches Mindset und Bewusstsein vor dem Computer sitzt und wie beide miteinander in Beziehung stehen und verbunden sind” (Linder-Hofmann (2024): KI, agiles Mindset und integral -systemische Perspektiven. In: Bernert/Scheurer/Wehnes (Hrsg.): KI in der Projektwirtschaft).

Die Mustererkennung kann durch Maschinen wie der Künstlichen Intelligenz, oder durch den Menschen mit seinen besonderen Intelligenzen/Kompetenzen erfolgen. An dieser Stelle sollte allerdings auch geklärt werden, welche menschliche Intelligenz gemeint ist. Es gibt hier durchaus Ansätze die zeigen, das möglicherweise der immer noch favorisierte Intelligenz-Quotient (IQ) keine Passung zu dem hier kurz aufgezeigten Themenfeld hat. Siehe dazu auch
Künstliche Intelligenz und Menschliche Intelligenz
Intelligenztheorie: Anmerkungen zu Sternbergs Triarchischen Theorie und Gardners Multiple Intelligenzen Theorie
Mensch und Künstliche Intelligenz: Engineering bottlenecks und die fehlende Mitte.

Karrierewege in der Linienorganisation und in der Projektorganisation

Eigene Darstellung

In der klassischen Aufbauorganisation (Linienorganisation) gibt es häufig differenzierte Karriereebenen. Das fängt beim Gruppenleiter an, geht über den Abteilungsleiter und Bereichsleiter bis zum Divisionsleiter. In der Projektorganisation starten viele zunächst als Teil-Projektleiter oder Projektmanager, werden dann Senior Project Manager, dann möglicherweise Project Director / Programm-Manager und schließlich Chief Project Officer (CPO) / Projektportfolio-Manager.

Die beiden dargestellten Stränge können strikt parallel laufen, doch gibt es auch die Möglichkeit, sich im Sinne eines Spiralmodells “nach oben” zu entwickeln (Karrierewege). Beispielsweise beginnt jemand als Projektmanager, wechselt dann als Abteilungsleiter wieder in die Linie, wird dann zum Senior Project Manager usw.. Diese Art einer Diffusion (Durchlässigkeit) zwischen Linien- und Projektorganisation kann für Mitarbeiter durchaus attraktiv sein.

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Nextcloud: Geeignete KI-Apps selbst auswählen – ein Beispiel

Anwendungen zur Künstliche Intelligenz (KI) gibt es in der Zwischenzeit “wie Sand am Meer”. Dabei decken die kommerziellen Anwendungen einen Großteil des Marktes ab. Immer mehr Organisationen sehen darin allerdings auch Risiken, sodass Open Source Anwendungen , wie z.B. Nextcloud, in den Fokus rücken.

Dabei ist Nextcloud als Kollaborationsplattform mit den Anwendungen zu Dokumenten, Bildern, Webkonferenzen (Talk), Whiteboards, Tasks- bzw. KANBAN Boards, Open Project usw. in der Lage an jeder Stelle der verschiedenen Anwendungen KI-Apps aufzurufen (Smart Picker), die ebenfalls Open Source basiert sind.

Diese KI-Apps sind hier nicht vorgegeben, sondern können je nach Organisation zusammengestellt werden. Die Möglichkeit der eigenen Konfiguration von KI-Apps, die dann auch noch mit Hilfe von Ampelfarben (Rot-Gelb-Grün) charakterisiert sind, ergibt enorme eigene Gestaltungsspielräume.

Die Abbildung zeigt beispielhaft einen Screenshot von unserer Nextcloud, in der ich DECK als Taskboard (KANBAN Board) aufgerufen habe. Innerhalb eines Tasks (Tickets) kann ich im Textfeld mit Hilfe des Smart Pickers verschiedene Anwendungen aufrufen. In dem Beispiel habe ich die KI-App Whisper ausgewählt (AI speech-to-text) mit deren Hilfe ich jetzt einen gesprochen Text erfassen kann. Nextcloud charakterisiert diese Anwendung mit Gelb (Rot-Orange-Gelb-Grün). Ziel der Integration vieler Open Source Anwendungen in einer modernen Kollaborationsplattform ist der Souveräne Arbeitsplatz.

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Formelle und informelle Beziehungen im Projektteam

Das Projektteam und seine Beziehungen untereinander (Eisenschink 2014) – Eigene Darstellung

Wenn verschiedene Personen in einem Projekt zusammenarbeiten, kommt es untereinander zu vielfältigen Kommunikationsprozessen. Anhand der Abbildung wird deutlich, dass es bei 5 Personen schon viele Verbindungslinien zwischen den Teammitgliedern gibt. Werden es 6, 7 oder mehr Teammitglieder, ist es kaum noch möglich, dass jeder mit jedem kommunizieren kann. In so einem Fall, sollte ein Kernteam und ein erweitertes Team gebildet werden. Weiterhin gibt es nicht nur die formellen Beziehungen, sondern auch vielfältige informelle Kontakte/Beziehungen zwischen den Teammitgliedern.

“Das Projektteam stellt ein System dar, da die einzelnen Teammitglieder verschieden und miteinander vernetzt sind. Die Verbindungslinien zeigen visualisiert die formellen und informellen Beziehungen zwischen den Projektteammitgliedern auf. Formelle Beziehungen können der Austausch von Fachinformationen (z.B. Berichte, Mitteilungen, …) sein. Informelle Beziehungen können sich durch Hobbys, gemeinsame Gesprächsthemen oder Sympathie auf der emotionalen Ebene bilden” (Eisenschink 2014).

Es ist offensichtlich, dass auch die informellen Beziehungen zum Erfolg eines Projekts beitragen. Bei rein digital durchgeführter Zusammenarbeit kommt es allerdings auf dieser Ebene zu reduzierten Beziehungen durch das verwendete Medium. Siehe dazu auch Persönliche Gespräche und Zoom im Vergleich: Das sagen die Neurowissenschaften dazu. Weitere Blogeiträge zum Stichwort “Team”.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.