Warum kranken viele Systeme an ihrer Ineffizienz?

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Wenn es irgendwo nicht so läuft, wie man sich das vorstellt, kommt immer wieder die gleiche Antwort: Das System benötigt eben mehr Geld. Vergleichen wir unsere Systeme europaweit oder weltweit, so stellen wir oft fest, dass genügend Geld im System sein sollte – manchmal sogar zu viel Geld im System ist. Schauen wir uns einfach einmal an, warum wir immer wieder den Fokus auf Teilsysteme und nicht auf das Gesamtsystem richten.

Wenn wir uns die Medienlandschaft ansehen, geht es im Tagesgeschäft häufig darum, die Menschen aufzuscheuchen (Emotional zu packen) um Aufmerksamkeit und damit Klickraten zu generieren. Da beschweren sich beispielsweise die Landwirte, weil es regnet oder eben nicht, die Autofahrer, dass Benzin und Diesel teurer werden, dass die Lebensmittel schlechter und teurer werden, das Bildungssystem seit den 60er Jahren immer schlechter wird, das Sozialsystem und das Gesundheitssystem seit Jahrzehnten ausufern, unsere Energie- und Kommunikationssysteme zu sehr abhängig sind von anderen, unser Finanzsystem …. usw. usw.

Wie Sie der kleinen Auflistung entnehmen können, kommt häufig der Begriff „System“ vor. Im klassischen Problemlösungsansatz der Industriegesellschaft, ist es ganz einfach: Durch das Optimieren einzelner Bauteile wird das gesamte Produkt (System) optimiert. Das ist allerdings bei genauerer Betrachtung von Systemen ein gravierender Trugschluss.

Die isolierte Optimierung einzelner Teile führt oft zu einer Verschlechterung des Gesamtsystems. Ineffizienz entsteht somit aus Schnittstellenproblemen und mangelnder Kommunikation im Gesamtsystem.

Einige (kleine) Beispiele: (1) Eine Optimierung in einem isolierten landwirtschaftlichen System, in dem es fast ausschließlich um die Wirtschaftlichkeit geht, führt zu erhöhten Kosten im Gesundheitssystem. Industriell hergestellte Lebensmittel machen viele Menschen krank, und das seit Jahrzehnten. (2) Eine betriebswirtschaftliche Optimierung des Bildungssystems anhand industrieller Kennzahlen, führt zu erhöhten Kosten im Sozialsystem und dort wiederum zu einem Lock-in ganzer Familiengenerationen, die dann von sozialer Unterstützung abhängig werden. (3) Überall kritiklos Künstliche Intelligenz einzusetzen, führt zu erheblichen Vorteilen in manchen Bereichen, kann allerdings eine Gesellschaft insgesamt auf Grund der Schnelligkeit von Veränderungen überfordern – usw. usw.

Sicher sehen Sie in Ihrem Umfeld auch, wie alles mit allem zusammenhängt. Diese Vernetzungen sind über die Jahrzehnte immer mehr geworden, sodass die Komplexität in vielen Bereichen im Vergleich „zu früher“ erhöht ist. Komplexes Problemlösen unterscheidet sich allerdings fundmental von einfachem Problemlösungen.

Viele Menschen sind es nicht gewohnt in Systemzusammenhängen zu denken und zu handeln, da sie die einfachen Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge aus der industriell geprägten Ära verinnerlicht haben. Dabei vertrauen Sie gerne einfachen Problemlösungen – auch gerne Stammtischparolen – weil diese vorgaukeln, dass die Lösung an einer bestimmten Stelle zu finden ist. Das möchte ich an dieser Stelle nicht weiter ausführen.

Neue Fragen werden mit alten Lösungen angegangen. Es werden beispielsweise keine Systemanpassungen vorgenommen, sondern es wird erwartet, dass sich der Mensch an die neuen Herausforderungen anpasst. Wie Matthiesen et al, es formulieren: Eine Aufgabe, an der man nur scheitern kann:

„Zu den Missverständnissen, die das Dasein in Unternehmen, Universitäten, Behörden, NGOs, Theatern, Schulen und anderen Organisationen unnötig schwer machen, gehört die Annahme, Kern und Kernproblem einer Organisation seien die Menschen, die in ihr arbeiten. Diese Unterstellung macht den Einzelnen zum Puffer, der genötigt wird, jedes Organisationsversagen aufzufangen – eine Aufgabe, an der man nur scheitern kann. Statt das Verhalten des Einzelnen heroisch zu glorifizieren oder therapeutisch zu problematisieren, interessieren uns die Verhältnisse, in denen sich dieses Verhalten abspielt.“ (Matthiesen, K., Muster, J., Laudenbach, P. (2022). Die Humanisierung der Organisation. München: Vahlen).

Eine Systembetrachtung, die das Wohl der Menschen und der Umwelt zum Ziel hat, führt zu ganz anderen Herausforderungen (Systemsteuerungen) als einfach nur das Platte „wir brauchen mehr Geld“.

Digital Transformation: Kein Erfolg ohne Digital Kaizen?

Quelle: APO (2024)

Es ist immer wieder gut, sich Zusammenhänge klar zu machen. In der Abbildung ist beispielsweise zu sehen, dass die Digital Transformation / Optimization einen Ist-Zustand in einen möglichst besseren Soll-Zustand überführen soll. Digital Optimization soll dabei die Geschäftsprozesse zu einer höheren Produktivität führen, allerdings oftmals ohne dass ein Geschäftsmodell verändert wird, bzw. werden muss. Insofern kann man Digital Optimization als Bestandteil von Digital Transformation ansehen. Weiterhin hängen auch Digitale Transformation und Digital Kaizen miteinander zusammen (APO 2024):

Kaizen will facilitate the adoption of advanced technologies.

Kaizen maximizes return on investment.

Changing corporate culture and climate and continuous learning.

Achieving stable sustainability over the long term.

Achieving stable sustainability over the long term

In other words, “there is no DX [Digital Transformation] success without kaizen.”

Es geht bei Digital Kaizen also um eine wichtige Erweiterung des Ansatzes, der bei Imai, M. (1993): Kaizen – Der Schlüssel der Japaner im Wettbewerb nachzulesen ist. Damals ging es noch um ein eher analoges Kaizen. Danach hat Anderson (2010) in seinem Buch Kaizen in der IT schon gezeigt, dass Kaizen nicht nur in der Produktion, sondern in allen Wissensbereichen genutzt werden kann. Heute gibt es mit IoT und Künstlicher Intelligenz noch ganz andere Möglichkeiten.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Von der Optimierung zur Problematisierung?

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In der Industriegesellschaft wird alles optimiert. Ob es nun Prozesse sind (Fremdoptimierung), oder persönliche Gesundheitsdaten (Selbstoptimierung). Mit Trackern werden dabei die Daten des Körpers permanent überwacht und optimiert – wie bei einer Maschine. Doch ist dieser (Selbst-) Optimierungswahn in der heutigen Zeit noch angemessen? Immerhin leben wir nicht mehr in einer Welt die berechenbar, planbar und somit recht einfach optimierbar ist.

In einem turbulenten Umfeld, das oft mit VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) oder BANI beschrieben wird, ist es ja gerade schwer oder sogar unmöglich, ein geeignetes Optimierungsziel zu formulieren, da sich die Bedingungen permanent ändern. In einem Sonderheft „Problematisierung statt Optimierung“ werden viele dieser Facetten ausführlich und wissenschaftlich fundiert dargestellt. Ich möchte an dieser Stelle nur punktuell die eine oder andere Quelle zitieren:

„Dabei zeigt sich zweierlei: einerseits wird der als defizitär bewertete Ausgangspunkt maßgebend für den Optimierungsprozess, das heißt für seine Form und Richtung. Andererseits wird mit der Optimierungsbewegung bereits vom Zielpunkt aus und damit vom erwünschten Zustand her gedacht, welcher in seiner schnellen Erreichbarkeit seine Wirkungsmacht entfaltet (Ebner von Eschenbach (Hrsg.) (2023): Problematisierung statt Optimierung).

In Verweis auf Forster (2020) wird weiterhin herausgestellt, dass diese Optimierung eine Ordnung hervorbringt, die Kontingenzerzeugung u.a. um Wissen und Erkenntnisse von vornherein unterdrückt (vgl. ebd.). Der allseits vorhandene Optimierungsdrang sollte daher zugunsten von einer Problematisierung abgelöst werden.

„Julia Leister und Oliver Schrickel betonen, dass der Anspruch, der mit Problematisierung erhoben wird, eine Optimierungslogik unterminiert, indem Phänomene nicht im Modus einer Lösungsorientierung angegangen, sondern zuallererst „into question“ (Leistert & Schrickel 2020, S. 9) geführt werden, um „interessant“ (Bachelard 1974 [1949], S. 140) zu werden“ (ebd.).

Bei der Problematisierung geht es somit weniger um Lösungen als um Fragen, die gestellt werden, und um die Hervorbringung von Erkenntnisgrenzen (ebd.) und somit zu Erkenntnisgewinn. Diese Zusammenhänge sind nicht trivial, doch meines Erachtens sehr wichtig, denn in vielen Bereichen der Gesellschaft (Individuelle Ebene, Gruppenebene, Organisationale Ebene und Netzwerkebene) wird immer noch zu oft auf die Herausforderungen unserer komplexen Umwelt mit relativ einfachen Optimierungsansätzen geantwortet.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Zimmermann, D. A. et al. (2006): Lernen im Prozess der Arbeit

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Der QUEM-Report Heft 98 (3.3 MB) enthält drei interessante Beiträge zu dem Thema „Lernen im Prozess der Arbeit“:

  1. Zimmermann, D. A.: Arbeits- und Lernkulturen im Rahmen von strategischer Ausrichtung, Kooperation und Lerninfrastrukturen, S. 7-56
  2. Pfeiffer, U.; Heimer, A.: Gestaltungsansätze selbstorganisierten Lernens in kleinen und mittelständischen Unternehmen, S. 57-88
  3. Wessels, J.; Kerlen, C.; Finke, I.: Erfolgreiche Strategien zur Optimierung des Wissenstransfers entlang der Wertschöpfungskette, S. 89-158