Adaptives Management von Projekten

Der Umgang mit Projekten unterscheidet sich vom Umgang mit Routine, da Projekte durch die “Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind” (DIN 69901). In einem relativ stabilen Umfeld, in dem Anforderungen noch einigermaßen gut beschrieben werden können und es auch relativ klar ist, wie das Projekt umgesetzt werden kann, haben sich Standards wie PMI, PRINCE2, IPMA als nützlich erwiesen.

In einem turbulenteren Umfeld wiederum, führen agilere Vorgehensmodelle (z.B. Scrum als Framework) zu besseren Ergebnissen. In Organisationen gibt es oftmals mehrere Projektarten, die ganz unetrschiedlich angegenagen werden müssen. Es bietet sich daher an, aus dem Kontinuum der Möglichkeiten, das angemessene Vorgehensmodell (plangetrieben, hybrid, agil) auszuwählen. Das Management von Projekten, Programmen oder auch Portfolios wird adaptiv gestaltet. Doch was versteht man unter einen Adaptiven Management?

Adaptives Management (AM) wurde ab den 1970er Jahren von Wissenschaftler*innen entwickelt, die die bedeutung systemischer und ökologischer Zusammenhänge bei
der Festlegung von Zielen für das Umweltmanagement erkannten. Wesentliche Aspekte sind:
– lernende Organisation, Systemtheorie,
– industrielle Ökologie sowie die
– Verknüpfung von sozialem Lernen mit Politik.
AM als Strategie für die Bewirtschaftung natürlicher Ressourcen findet seit der Arbeit von Walters and Holling 1990 eine breite und systematische Anwendung in den USA. Auch die U.S. Agency for International Development sieht AM als ein zentrales Mittel für eine nachhaltige internationale Entwicklung (…). Die Weiterentwicklung zum „Adaptive Collaborative Management (ACM)“ tritt zusätzlich für die Schaffung öffentlicher Prozesse ein, um soziales Lernen zum Schutz und zur Wiederherstellung ökologischer Systeme zu fördern.” (Heydenreich, D. (2021): Internationale Normen und Standards für agiles/adaptives Management von Projekten, Programmen, Portfolios und deren Governance – Die neue Study Group ISO/TC258 AHG15, DIN Mitteilungen, Oktober 2021).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in Agil (IHK): Zwei weitere Angebote im nächsten Halbjahr in Köln

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) wird auch im zweiten Halbjahr bei der IHK Köln angeboten. Folgende Termine sind jetzt vereinbart worden:

Projektmanager/in Agil (IHK) – Blended Learning, montags, 14.08.-18.09.2023. Der Lehrgang wird von Herrn Thomas Maikath durchgeführt.

Projektmanager/in Agil (IHK) – Blended Learning, montags,, 23.10.-27.11.2023. Der Lehrgang wird von Herrn Thomas Maikath durchgeführt.

Informationen den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen – die wir an verschiedenen Standorten anbieten. – und zu weiteren Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanagement: Das Cynefin-Framework und der Bereich “disorder”

Quelle: Von David Snowden (en: User:Snowded: file log) – David Snowden – created in Freelance for this image, Gemeinfrei, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=12647594

In Organisationen werden heute Routinetätigkeiten, planbare (komplizierte) Projekte, und immer mehr komplexe Projekte durchgeführt. Darüber hinaus gibt es noch einen eher chaotischen Bereich. Die bekannte Stacey-Matrix bietet hier eine gute Möglichkeit, die verschiedenen Vorhaben/Projekte in Bezug auf Anforderungen (WAS?) und Methode/Technik (WIE) zu positionieren, um das jeweils geeignete Vorgehensmodell (z.B. Plangetriebenes Projektmanagement, KANBAN, SCRUM, DESIGN THINKING etc.) abzuleiten.

Eine weitere Möglichkeit zeigt das Cynefin-Framework auf, das aus dem Wissensmanagement kommt und auch die vier Bereiche Clear (Simple), Complicated, Complex, Chaotic unterschiedet. Interessant dabei ist, der Bereich “disorder” oft nicht thematisiert wird: “Die fünfte Domäne ist disorder, der Zustand des Nicht-Wissens, welche Art von Kausalität besteht. In diesem Zustand gehen die Leute in ihre eigene Komfortzone zurück, wenn sie eine Entscheidung fällen” (Wikipedia). Dass dieser Zustand häufig vorkommt, wird in dem folgenden Text hervorgehoben.

“Da den Beteiligten eines Unternehmens oder speziell eines Projekts nicht immer klar ist, in welchem der anderen vier Bereiche sie sich befinden, wurde der fünfte Bereich disorder eingeführt. Hier befinden wir uns, wenn wir nicht genau sagen können, in welchen Bereich das eigene Projekt zugeordnet werden kann. In der Praxis ist disorder für viele Unternehmen und Projekte schon fast der Normalzustand” (Flore, A.; Edelkraut, F. (2023): Agiles Personalmanagement, in: projektmanagementaktuell 2/2023).

Bei ihrem Hinweis, dass disorder schon fast der Normalzustand ist, beziehen sich die Autoren auf Edelkraut, F., Mosig, H. (2019): Schnelleinstieg Agiles Personalmanagement, 1.?Auflage, Haufe Group Freiburg – München – Stuttgart. Jeder, der sich mit Projekten befasst sollte also bestenfalls alle fünf Bereiche kennen, um die geeigneten Vorgehensmodelle situativ/adaptiv anzuwenden.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu unseren Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in Agil (IHK) in Köln gestartet

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) ist heute mit dem ersten Präsenztag bei der IHK in Köln gestartet. Thomas Maikath führt den Lehrgang durch, in dem die Teilnehmer auch in Teams Projekte bearbeiten. Dabei übertragen die Teams an den Präsenztagen KANBAN, SCRUM und Hybride Vorgehensmodelle und Scaling Frameworks auf eine Fallstudie, die die Teams dann auch noch während der Onlinephase weiter miteinander abstimmen. Zu dem individuellen Lernprozessen kommt noch das gemeinsame, projektorientierte Lernen hinzu.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager/in Agil (IHK) startet am 15.05.2023 in Köln

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK) startet am 15.05.2023 bei der IHK Köln. An den Präsenztagen werden die Inhalte besprochen und auf eine Fallstudie übertragen. In den Onlinephasen können die Teilnehmer die Inhalte auf der Lernplattform vertiefen und sich mit ihren Teammitgliedern zur Fallstudie abstimmen. Der Lehrgang wird von Herrn Thomas Maikath durchgeführt, der selbstverständlich auch während der Onlinephasen Ansprechpartner ist.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Was ist unter dem “Agilitätsparadox” zu verstehen?

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Mit dem Trend zu mehr Agilität gibt es eine Entwicklung zur Agilen Organisation, die u.a. weniger bürokratisch sein soll. Bürokratische Prozesse sollten ursprünglich dazu beitragen, Abläufe zu regeln und zu vereinfachen. Über die Jahrzehnte hinweg ist die Bürokratie immer mehr zu einem Moloch geworden, der eher einschränkend ist. Auf der anderen Seite gibt es agiles Vorgehen, das diese eher bürokratische Formalisierung reduziert – allerdings zu Gunsten einer befähigenden Formalisierung. Auch in Agilen Organisationen gibt es also Formalisierungen – und das nicht zu knapp (Agilitätsparadox). In dem Projekt AgilHybrid wurden diese Zusammenhänge ausführlich in einer Studie analysiert. Dabei ergaben sich folgende Kombinationsmöglichkeiten:

BürokratischHohe einschränkende Formalisierung
HybridHohe einschränkende Formalisierung bei gleichzeitig hoher befähigender Formalisierung
AgilNiedrige einschränkende Formalisierung und hohe befähigende Formalisierung.
ChaotischNiedrige einschränkende Formalisierung und niedrige befähigende Formalisierung
Siehe dazu ausführlich https://agilhybrid.de/blog/studie-das-agilitaetsparadox-agil-ans-ziel/

Für Organisationen ergeben sich dabei folgende Optionen: a) Von bürokratisch über hybrid zu agil; b) Von bürokratisch über chaotisch zu agil. Es ist für mich schön zu sehen, dass der hybride Ansatz als eigenständiger Weg aufgezeigt wird. Immerhin gibt es ja auch schon seit vielen Jahrzehnten auch schon die Hybride Wettbewerbsstrategie. Siehe dazu auch Führt das Arbeiten nach dem Scrum Guide zu einer neuen Bürokratie?

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Agilität (Strategie) mit Lean-Agile umsetzen

Image by Mario Aranda from Pixabay

Die Veränderung von Organisationen ist notwendig (Stichwort: VUCA) und erfordert eine strategische Entscheidung, die auch umgesetzt werden muss. Dabei ist die Entwicklung hin zu einer modernen Organisation eine permanente Herausforderung, und somit ein permanenter Prozess, dessen Ziele möglicherweise nicht erreicht werden können. Toyotas strategische Ziele zeigen das gut auf: “Single piece flow, 100% value adding activities, zero defects” (vgl. DACH 2019). Den Hinweis “agility is a strategic goal” (ebd.) würde ich daher etwas differenzierter sehen. Es ist in dem Zusammenhang selbstverständlich wichtig, die Kultur einer Organisation in Richtung mehr Offenheit, mehr Vertrauen, mehr Risikoübernahme und mehr Experimentieren weiterzuentwickeln, bzw. neu zu entwickeln (Transition). Doch stellt sich sogleich die Frage, wie diese strategischen Elemente mit den Prozessen, Strukturen und Praktiken in der Organisation verknüpft werden können.

“Another important step is to connect the strategic goals of agility to derived tactics used to implement the strategy (e.g. processes, structures, practices) alongside leading indicators of improvement on all levels of the organization. Lean management provides proven tools for strategy deployment, widely known as Hoshin Kanri or X-Matrix. From the long-term vision, through strategy, to tactics and day-to-day actions, each level is a hypothesis that requires experimentation” (ebd.).

Die Verbindung von Agilität und Lean ist vielen Organisationen scheinbar nicht klar. Zu oft werden beide Ansätze voneinander getrennt gesehen, wodurch offensichtliche Vorteile nicht genutzt werden. Beispielsweise kann Lean zusammen Kanban (KANBAN in der IT nach Anderson) eine gute Möglichkeit sein, agile Arbeitsweisen evolutionär zu etablieren, denn Kanban ist weniger präskriptiv (vorschreibend) wie z.B. das Scrum Framework mit seinem Scrum Guide (Aktuell aus 2020).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager AGIL (IHK), den wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zum Lehrgang und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanagement: Lernkultur zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entwickeln

In Projekten gibt es permanent Lernsituationen und Lernprozesse. Neben den bekannten Lessons Learned sind es allerdings die permanenten Lernsituationen, die den Umgang mit Projekten so interessant machen. Am Beispiel des gemeinsamen Lernens zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer soll das kurz dargestellt werden.

“Gemeinsames Lernen beseitigt keinesfalls die Aufteilung der Verantwortung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Es sorgt nur dafür, dass sich Menschen besser verstehen und dass sie sich wegen falsch verstandener Verantwortungszuteilung (das ist Deine Aufgabe, damit habe ich nichts zu tun) nicht gegenseitig in die Isolation treiben. Isoliert wird Verantwortung als drückend empfunden und ist dann ganz offenbar nur noch mit Machtgehabe zu ertragen. Gemeinsames Lernen hat dann keine Chance mehr, wogegen es auch dann praktizierbar ist, wenn zwar Unternehmenskulturen noch nicht ausgereift genug sind, um Projekten von Anfang an Erfolg versprechende Bedingungen mitzugeben, aber Menschen heute schon eine innere Bereitschaft dafür mitbringen. Alles hängt immer eben nur vom Verhalten von Menschen ab” (Strohmeier, H. (2007): Wann ist ein Projekt erfolgreich, Projekte erfolgreich managen, 30. Aktualisierung) .

Der gemeinsame Lernkorridor zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bietet die Chance für Vereinbarungen, die zu dem gemeinsamen Projekt passen. Es wäre daher gut zu wissen, wie der Auftraggeber, wie der Auftragnehmer und wie beide im Sinne des Projekts (Kontext) lernen können. Es ist allerdings erstaunlich, dass viele Projektmanager, Programm-Manager oder auch Portfolio-Manager wenig – sehr wenig – über das Lernen der Teammitglieder, des gesamten Projektteams, der gesamten Organisation, oder auch des Netzwerks wissen (Lernkultur entwickeln).

In den agilen Vorgehensmodellen für Projekte gibt es die verschiedenen Lernschleifen, die das Lernen in kleineren Zyklen (z.B. in Events bei Scrum) unterstützen. Das verwundert nicht, da Scrum ursprünglich aus einem Paper von Nonaka und Takeuchi aus dem Jahr 1986 stammt, in dem beide Autoren gerade die Wissensperspektive in den Mittelpunkt stellten, um Entwicklungsprojekte besser zu machen, denn: Lernen ist der Prozess und Wissen das Ergebnis. Lernen und Wissen sind zwei Seiten ein und derselben Medaille.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

KANBAN: Die drei Entwicklungsstufen (Agenden)

Das Bild steht stellvertretend für ein Task Board. Ein KANBAN Board wird es, wenn u.a. die parallell zu bearbeitenden Tasks begrenzt werden (WIP: Work in Progress).

Bei der Einführung von KANBAN gibt es viele Mythen, obwohl KANBAN davon ausgeht, dass erst durch die Umsetzung Fragen entstehen, die dann zu einem umfassenden Einsatz im gesamten Unternehmen führt. Einfach machen! ist hier ein guter Start. Auf welche Stufen (Reifegrade) können Sie sich bei der Nutzung von KANBAN einstellen/freuen? Bei KANBAN wird dabei häufig von den drei Agenden gesprochen.

“Bei der Nachhaltigkeitsagenda dreht sich noch alles um einen selbst. Das Ziel der Nachhaltigkeitsagenda ist es, ein nachhaltiges System zu schaffen, in dem sich Mitarbeiter wohlfühlen und regelmäßig Arbeit fertiggestellt wird. Erst mit der Agenda der Serviceorientierung beginnt sich der Fokus von innen nach außen auf den Kunden zu ändern. Jetzt wird daran gearbeitet, das System so aufzustellen, dass es nicht nur nachhaltig irgendetwas liefern kann, sondern dass es entsprechend den Bedürfnissen und Erwartungen des Kunden liefert. Die Agenda der Überlebensfähigkeit ist die logische Fortsetzung der Serviceorientierung auf das gesamte Unternehmen. Die Idee dahinter ist, dass das Unternehmen in die Lage versetzt wird, jede Änderung am Markt registrieren und damit notwendig gewordene Anpassungen an Services ohne großen Aufwand durchführen zu können” (Lang/Scherber 2019:269-270).

KANBAN können Sie selbst, in einem Projektteam oder auch im Multiprojektmanagement nutzen (Flight Level). KANBAN ist dabei weniger präskriptiv als es Scrum mit seinem Rahmenwerk ist, was mehr Spielraum bietet – mehr Möglichkeiten der Selbstorganisation. KANBAN ist somit ein interessanter, alternativer und evolutionärer Pfad zu mehr Agilität im Unternehmen.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen zeigen wir, wie Sie KANBAN in ihren Projekten nutzen können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

KANBAN: Stop Starting, Start Finishing

Einfaches KANBAN Board

Bei Agilität, oder auch bei der Entwicklung hin zu einer Agilen Organisation, geht es oft um das Mindset, aber auch um konkrete Praktiken. Dabei wird häufig auf SCRUM mit seinem Framework gesetzt, das in dem Scrum Guide 2020 beschrieben ist. Was meines Erachtens zu wenig thematisiert wird, ist ein alternativer Weg zu Agilität mit KANBAN. KANBAN ist weniger präskriptiv (vorschreibend) und geht im Vergleich zu Scrum eher evolutionär vor. KANBAN geht dabei von der aktuellen Situation aus und versucht, Anforderung und Leistungsfähigkeit auf allen Ebenen (individuelle Ebene, Teamebene und organisationale Ebene) in Einklang zu bringen. Im Vergleich zu Scrum, das sehr stark produktorientiert ist, ist KANBAN eher flussorientiert.

Die Transparenz des Flusses des Wertstroms wird am KANBAN Board visualisiert. Ein Mantra dabei ist, dass ein Ticket nur dann in den Arbeitsbereich des KANBAN Boards gezogen wird (Pull System), dass dann auch fertiggestellt wird. Stop Starting, Start Finishing ist hier wichtig, damit nicht etwas angearbeitet wird, und dann unnötigerweise liegen bleibt. Solche liegengebliebenen Aufgaben haben ja schon Kosten verursacht, werden dann allerdings nicht zu einem Abschluss gebracht, was die Wirtschaftlichkeit des Prozesses verschlechtert. Die einzelnen Prozessschritte werden weiterhin begrenzt (WiP: Work in Progress), denn wer kann schon unendlich viele Aufgaben parallel bearbeiten? das waren jetzt nur einige Anmerkungen zu KANBAN, die anregen sollen, sich auch mit diesem Alternativen Weg zu mehr Agilität zu befassen. Siehe dazu auch OpenProject 12.3 jetzt mit Task Boards in der Community Edition.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen zeigen wir, wie Sie KANBAN in ihren Projekten nutzen können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.