Wissensarbeit: Bestehen 60% der Gesamtarbeit aus “Arbeit rund um die Arbeit”?

Industriearbeit wurde in der Vergangenheit akribisch (Stichwort: REFA) auf Verschwendungspotenziale untersucht. Ganze Wertstromanalysen wurden beispielsweise betrachtet, um Lean Production oder später Lean Management in der Organisation zu etablieren. Auch das Agile Arbeiten, beispielsweise in Form des Agilen Projektmanagements, hat das Ziel, sich nur auf den Value für den User (Scrum) zu fokussieren. Das Scrum-Framework entstand immerhin aus der Überlegungen, Wissensarbeit besser zu organisieren (Hirotaka Takeuchi und Ikujiro Nonaka).

Es verwundert daher doch etwas, dass aus einer Studie von Asana aus dem Jahr 2023 hervorgeht, dass der Anteil der “Arbeit rund um die Arbeit” bei Wissensarbeit immer noch erheblich ist. In der genannten Studie wurden fast 10.000 Wissensarbeiter befragt.

Dabei wird der Begriff “Arbeit rund um die Arbeit” wie folgt beschrieben: “Tätigkeiten, die der wichtigen Arbeit Zeit entziehen, darunter die Kommunikation über die Arbeit, die Suche nach Informationen, das Wechseln zwischen verschiedenen Apps, die Bewältigung wechselnder Prioritäten und die Statusnachverfolgung von Arbeitsvorgängen” (Asana 2025).

“Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit von Asana [Anmerkung Robert Freund: aus dem Jahr 2023] werden 60 % der Arbeitszeit einer Person für „Arbeit rund um die Arbeit“ und nicht für Facharbeit aufgewendet” (ebd.).

Bei Studien sollte man immer etwas kritisch sein, denn Asana ist selbst Anbieter einer Work-Management Plattform mit vielen Apps – möglicherweise tragen diese sogar auch zu dem Verschwendungspotenzial bei.

Open EuroLLM: Ein Modell Made in Europe – eingebunden in unsere LocalAI

Eigener Screenshot: Installation von Open Euro LLM 9B Instruct in unserer LocalAI

Es ist schon erstaunlich, wie dynamisch sich länderspezifische (Polen, Spanien, Schweden usw.) Large Language Models (LLMs) und europäische LLMs entwickeln. In 2024 wurde Teuken 7B veröffentlicht, über das wir in unserem Blog auch berichtet hatten. Siehe dazu Open Source AI-Models for Europe: Teuken 7B – Training on >50% non English Data. Weiterhin haben wir damals auch schon Teuken 7B in unsere LocalAI integriert.

Nun also Open EuroLLM, ein Large language Model made in Europe built to support all official 24 EU languages. Die generierten Modelle sind Multimodal, Open Source, High Performance und eben Multilingual. Interessant dabei ist, dass damit Innovation angestoßen werden sollen.

Das große Modell eurollm-9b-instruct haben wir in unserer LocalAI installiert. Die Abbildung zeigt den Installationsprozess. Ich bin sehr gespannt darauf, wie sich das Modell in unserer LocalAI im Vergleich zu anderen Modellen schlägt. Möglicherweise werden wir auch noch einmal das kleine Modell 1.7B installieren, das auf Huggingface verfügbar ist.

Alle Modelle, die wir in unserer LocalAI installieren, können wir auch je nach Anwendung in unserer Nextcloud über den Nextcloud Assistenten und der Funktion “Chat mit KI” nutzen. Dabei bleiben alle generierten Daten auf unserem Server – ganz im Sinne einer Digitalen Souveränität.

Digitale Souveränität: Collective App – eine Art Wiki in unserer Nextcloud

Eigener Screenshot von unserer Nextcloud mit der App “Collective”

Unsere Nextcloud (Open Source) ist ein zentrales Element auf dem Weg zur Digitalen Souveränität. Dazu gehören nicht nur Möglichkeiten, LocalAI oder auch KI-Agenten zu nutzen, sondern auch Anwendungen (Apps), die wir im Tagesgeschäft benötigen.

Zum Beispiel haben wir die App Collective installiert und aktiviert. In der Abbildung ist ein Screenshot von einer angelegten Startseite zum Thema “Agentic AI Company” zu sehen.

Zu diesem Bereich kann ich nun verschiedene Teilnehmer zuordnen/einladen. Dabei können alle die jeweiligen Seiten wie in einem Wiki kollaborativ bearbeiten. Diese Möglichkeit geht über die reine Bereitstellung eines gemeinsamen Ordners hinaus und unterstützt die gemeinsame Entwicklung von (expliziten) Wissen.

Wichtig dabei ist, dass alle Daten, die hier gemeinsam geteilt und bearbeitet werden, auf unserem Server bleiben.

Natürlich können auch andere Wiki-Apps (Open Source) in die Nextcloud eingebunden werden. Jeder kann somit seine Nextcloud so konfigurieren, wie er möchte.

Öffentlichen Verwaltungen: Hybrides Projektmanagement bei Digitalisierungsprojekten

Öffentliche Verwaltungen haben etwas andere Anforderungen an ein Projektmanagement. In dem Blogbeitrag Gegenüberstellung: Öffentliche Verwaltung und Erfolgsfaktoren von Projekten habe ich erläutert, wie schwierig es für Öffentliche Verwaltungen ist, die Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement zu erfüllen.

Dennoch kann eine stärkere Projektorientierung in Öffentlichen Verwaltungen den Ineffizienzkreislauf durchbrechen. Gerade für die vielen Digitalisierungsprojekte bietet sich oft ein Hybrides Projektmanagement an.

“Die klassische Methode wird im Gesamtprojekt eingesetzt, indem die wichtigsten Meilensteine sowie die Aufträge mit Hauptzielen für die Teilprojekte definiert werden. Hierfür wird auch eine Meilensteintrendanalyse (MTA) monatlich durchgeführt. Für die Neuermittlung der Restkosten und Restleistungen wird ebenfalls Cost to complete (CTC) monatlich durchgeführt. Die Berichtserstattung an die Lenkungsgruppe erfolgt alle 6 Wochen.

Die Teilprojekte werden agil geleitet. Zum Einsatz kommt dabei die Kanban Board-Technik, in der die Backlogs verwaltet werden. Die Teilprojektleiter haben die Freiheit, mit ihren Teams die Tasks in den Backlogs und deren Bearbeitungsreihenfolge zu definieren, um den Auftrag des Teilprojektes zu erfüllen”

Quelle: Meier et al. (2025), in Projektmanagement Aktuell 04/2025.

Bris, A. (2025): SuperEurope: The Unexpected Hero of the 21st Century

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Es ist schon manchmal zum Volkssport geworden, Europa für alles verantwortlich zu machen, was nicht so gut läuft. Dabei wird oft übersehen, dass wir gerade in Deutschland von unseren europäischen Partnern abhängig sind, und nur mit ihnen gemeinsam die großen Herausforderungen bewältigen können. Dabei steht Europa zwischen den USA und China,

Gerade wenn es um die technologischen Entwicklungen geht, werden wir in Europa oft mit den USA und China verglichen. Dabei kommt heraus, dass wir “weit hinter” den beiden Großmächten liegen. Es ist immer leicht, sich einen Teil des gesellschaftlichen Lebens herauszufiltern und diesen dann zu bewerten, ohne die Zusammenhänge zu betrachten. Neben den technologischen Entwicklungen geht es auch die sozialen Zusammenhänge in Gesellschaften. Alles ist eben mit allem vernetzt.

In den Buch Bris, A. (2025): SuperEurope: The Unexpected Hero of the 21st Century stellt der Autor Professor Arturo Bris eine für viele überraschende These auf: Europa als Vorbild für das 21. Jahrhundert. In der Beschreibung zum Buch findet man beispielsweise folgende Erläuterungen:

“While the world often focuses on the rivalry between the U.S. and China, Europe has steadily built a different path: one defined by high living standards, strong public institutions, universal healthcare, and a commitment to sustainability and human rights. Its cities lead in quality of life, its democracies remain among the most robust, and its cultural and regulatory influence—exemplified by GDPR, climate policy, and social protections—extends globally.

In contrast, the United States, though still dominant in innovation, faces mounting internal challenges: political dysfunction, social fragmentation, inequality, and mistrust in institutions. The dynamism of Silicon Valley and Wall Street has come at the cost of social cohesion and civic faith” (Bris 2025).

Ist es wirklich so erstrebenswert den Elons Musks, Sam Altmans, Donald Trumps, Peter Thiels, usw. usw. hinterherzurennen? Manche, die das relativ blind machen, sollten kurz innehalten und nachdenken.

Digitale Souveränität: Nextcloud Version 32 (Hub 25) – no data leaks to third parties

Landingpage zur Version 32 (Hub 25) auf Nextcloud

Zur Digitalen Souveränität und zu Nextcloud habe ich in unserem Blog schon mehrfach, auch in Verbindung mit Künstlicher Intelligenz und KI-Agenten, geschrieben. Siehe meine verschiedenen Blogbeiträge dazu.

An dieser Stelle möchte ich daher nur auf die am 27.09.2025 veröffentlichte neue Nextcloud Version 32 (Hub 25) hinweisen. Es ist erstaunlich, welche dynamische Entwicklung diese Open Source Kollaborations-Plattform in den letzten Jahren verzeichnen kann. Immerhin bietet Nextcloud neben Alternativen zu den üblichen Office-Anwendungen, auch Nextcloud Talk (MS Teams Ersatz), ein Whiteboard, Nextcloud Flow (Abläufe optimieren), auch eine Integration mit Open Project an.

Mit dem Upgrade auf Nextcloud 32 wird auch der Nextcloud Assistent verbessert. Mit Hilfe verschiedener Features wie Chat mit KI usw. wird der Assistent zu einem persönlichen Agenten, der unterschiedliche Abläufe übernehmen kann.

Über die Verbindung zu LocalAI können die verschiedenen Möglichkeiten mt einem KI-Modell – oder mit verschiedenen KI-Modellen – verknüpft werden, sodass alle generierten Daten auf unserem Server bleiben. Ein in der heutigen Zeit unschätzbarer Vorteil, wodurch der Nextcloud Assistent in diesem Sinne ein Alleinstellungsmerkmal aufweist – ganz im Sinne einer Digitalen Souveränität.

Wir werden in Kürze auf die Version 32 (Hub 25) upgraden, und die neuen Features testen. In diesem Blog werde ich in den kommenden Woche darüber schreiben.

Professionalisierung des Projektmanagements: 2-tägigen Inhouse-Workshop durchgeführt

Bei einem mittelständischen Unternehmen habe ich in dieser Woche einen 2-tägigen Inhouse-Workshop zum Thema “Professionalisierung des Projektmanagements” durchgeführt. Dazu fanden zuvor mehrere persönliche Treffen und Online-Meetings statt, in denen wir die verschiedenen Projektmanagement-Inhalte auf das Unternehmen abstimmten.

In meinem methodisch-didaktisches Konzept hatte ich vorgesehen, dass sich Inhalte und Übungen abwechseln. In vier Projektteams bearbeiteten die Teilnehmer unternehmensspezifische Projektthemen, dokumentierten ihre Ergebnisse digital, stellten diese jeweils im Plenum vor, und erhielten Feedback

Die in den zwei Tagen erarbeiteten Unterlagen sind die Basis für unternehmensinterne PM-Standards, die je nach Projektart als nächstes erarbeitet werden sollen.

Projektmanagement: Ablauf, Fertigstellungsgrad, Arbeitspakete und Board für Teilaufgaben

Quelle: Meyer/Ott (2019)

Oft werden einzelnen Elemente aus dem Projektmanagement etwas isoliert betrachtet. Es ist daher gut, sich manche Zusammenhänge aus dem (plangetriebenen ) Projektmanagement anhand einer Grafik (Abbildung) etwas klarer zu machen.

Zunächst geht es darum, sich den zeitlichen Ablauf mit Hilfe von Phasen (schwarze Balken) und Vorgänge (hellblaue Balken) klarzumachen. In der Abbildung sind die Vorgänge sehr sequentiell (eins nach dem anderen) dargestellt, Solche Darstellungen sind häufig ein Kritikpunkt – Stichwort: Wasserfall-Modell. Allerdings sollte in der Zwischenzeit bekannt sein, dass es im klassischen (plangetriebenen) Projektmanagement auch andere Darstellungen von Abläufen gibt.

Sobald ein Ablaufplan verabschiedet wurde, kommt es darauf an, den zeitlichen Ablauf von Vorgängen (Ein Arbeitspaket ist ein Vorgang) zu überprüfen, bzw. zu steuern. Darüber hinaus wird der Aufwand mit der dazugehörenden Leistung eingeschätzt – üblicherweise mit dem Fertigstellungsgrad (0-25%-50%-75%-100%).

In einem Board kann dann auch noch zu jedem Arbeitspaket dargestellt werden, welche Teilaufgaben noch offen, in Bearbeitung oder auch schon erledigt sind. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem dargestellten Board nicht um ein Kanban Board handelt, denn ein Kanban Board würde für jede Spalte eine Begrenzung der parallel maximal zu bearbeitenden Teilaufgaben enthalten (WIP: Work in Progress).

Solche Informationen können dann je nach Zielgruppe veröffentlich/freigegeben werden, sodass unnötige Meetings vermieden werden. Im PM-Prozessmodell würde das zur Prozessuntergruppe “IKBD: Information, Kommunikation, Berichtswesen und Dokumentation” gehören.

Enshittification: Was ist das schon wieder?

Image by Tumisu from Pixabay

Möglicherweise ist es Ihnen ja auch schon so ergangen; Sie finden einen Onlinedienst oder eine Onlineplattform mit einer guten Bedienbarkeit, die Angebote sind OK, und die Lieferung stimmt.

Nach einer gewissen Zeit stellen Sie allerdings fest, dass die Leistungen nach und nach schlechter, und oftmals auch teurer werden. Das ist ungewöhnlich, wenn man bedenkt, dass ein Unternehmen über die Zeit eine Lernkurve durchläuft, die es dem Unternehmen ermöglicht, Prozesse zu verbessern, und somit Kosten zu sparen. In der Zwischenzeit habe ich erfahren, dass es für diesen Effekt seit 2022 sogar einen Begriff gibt: Enshittification.

“Der Begriff Enshittification (englisch wörtlich etwa Verscheißerung), auch bekannt als Crapification oder Platform decay (deutsch Plattformverfall), beschreibt ein Muster, bei dem digitale Angebote, d.h. Onlinedienste und -plattformen, oft mit der Zeit an Qualität verlieren” (Wikipedia).

Auf der Wikipedia-Seite finden Sie weitere interessante Beispiele für den Effekt, der einen Interessenkonflikt zwischen Unternehmen und Nutzern widerspiegelt. Das Unternehmen ist so profitorientiert, dass es sogar Nachteile für den Nutzer in Kauf nimmt, damit die Rendite stimmt.

Qualität bedeutet ja, dass “inhärente Merkmale Anforderungen erfüllen” (ISO 9001:2015) – und zwar Anforderungen der Kunden/Nutzer. Siehe dazu auch

Produkte und Dienstleistungen als Mehrwert für Kunden: Warum funktioniert das einfach nicht?

Der Geschäftswert aus Kundensicht – wirklich?

Anmerkung: Normalerweise verwenden wir in unseren Blogbeiträgen keine vulgären Ausdrücke – hier machen wir eine Ausnahme.

Projektmanager/in (IHK) ab Ende Oktober in Düsseldorf

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) startet Ende Oktober bei der IHK in Düsseldorf (IHK Forum).

Projektmanager/in (IHK) – Blended Learning Lehrgang (FlyerIHK-Website) 28.10.-09.12.2025, IHK Düsseldorf, Ansprechpartnerin: Frau Wanke, Telefon: 0211/17243-35, E-Mail: petra.wanke@duesseldorf.ihk.de   

Bei diesem Angebot wechseln sich Präsenztage und Onlinephasen ab. Weiterhin bearbeiten die Teilnehmer in Teams Projekte aus einer Fallstudie.