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Projektmanagement: Abgrenzung von strategischem und operativem Controlling

Eigene Darstellung

In der Abbildung sind verschiedene Projekte über mehrere Geschäftsjahre (n-1 bis n+3) dargestellt.

Das Projektcontrolling bezieht sich dabei auf jeweils ein Projekt.

Über ein komplettes Geschäftsjahr hinweg werden mehrere Projekte im Operativen Projektportfolio-Controlling betrachtet.

Das Strategische Projektportfolio-Controlling betrachtet die Gesamtheit aller Projekte.

Ergänzend soll hier angemerkt werden, dass es zwischen einzelnen Projekten und Portfolios auch noch die Ebene der Programme gibt, die Bestandteil wiederum von Projektportfolios sind, bzw. sein können. Das jeweilige Controlling ist einerseits vergangenheitsorientiert (Plan-/IST-Vergleiche), andererseits auch zukunftsorientiert (Trendanalysen).

Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Von der Vision zu den Zielen für ein Projekt

Neben den Kundenprojekten gibt es auch immer mehr Projekte, die von Unternehmen/Organisationen selbst initiiert und durchgeführt werden. Wie in der Abbildung dargestellt, leiten Unternehmen in einem Top-Down-Ansatz aus Vision, Mission und Strategie Zielfelder für Geschäftsbereiche ab, die für das Multiprojektmanagement (Programme und Portfolios) wichtig sind. Daraus wiederum ergeben sich Ziele für einzelne Projekte, deren Zielerreichung beispielsweise mit einer Projekt Scorecard gemessen und somit überprüft wird.

Dieser Top-Down-Ansatz sollte allerdings auch mit einem Bottom-Up-Ansatz verbinden werden, denn bei der Umsetzung von Projekten kommen sehr viele Ideen für weitere Projekte auf, die eher aus der Empirie, also aus dem Erfahrungswissen entstehen.

Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanagement und Prozessmanagement – Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Image by elvtimemaster from Pixabay

Der Umgang mit Projekten wird oft in Normen, Standards und Vorgehensmodellen beschrieben, die dann geeignete Prozesse vorschlagen. Beispielsweise werden In der DIN 69901 sogar 14 Minimumprozesse genannt, die ein Mindestmaß an Projektmanagement-Qualität sichern sollen. Diese können dann noch mit weiteren Prozessen ergänzt werden (Anpassungsleistung). Die Abhängigkeiten der Prozesse wird in jeder Phase idealtypisch dargestellt.

Das Projektmanagement bezieht sich in diesem Fall (Plangetriebenes Projektmanagement) auf das Managen der Prozesse in den jeweiligen Phasen: Initiierungsphase, Definitionsphase, Planungsphase, Steuerungsphase und Abschlussphase. Es handelt sich hier um ein prozessorientiertes Projektmanagement, das eine Passung zum Prozesshaus im Unternehmen hat. Dazu zählen Geschäftsprozesse, Supportprozesse und Führungsprozesse.

Interessant dabei ist, dass z.B. der IPMA-Standard, auf den sich auch die Gesellschaft für Projektmanagement e.V. bezieht, hauptsächlich die Kompetenzen eines Projektmanagers thematisiert, weniger das Prozessmanagement. Eine entsprechende Quelle dazu habe ich auch gefunden:

“Unstrittig ist sicherlich, dass Projekte wie auch das Projektmanagement aus Prozessen bestehen – dies findet sich in der Literatur, wie auch in den einschlägigen Standards. Allerdings wird dort, wie auch in der Ausbildung, wenig auf das Prozessmanagement in Projekten eingegangen, sondern es werden primär die Kompetenzen eines Projektmanagers thematisiert” (Dräger/Riedel (2023), in: projektmanagementaktuell 05/2023).

Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Eine Projektwirtschaft benötigt auch ein projektbasiertes Lernen (PBL)

Mit Projekten passen sich immer mehr gesellschaftliche Bereiche an die Veränderungen im Umfeld (VUCA oder BANI) an – Projekte sind dabei Träger des (turbulenten) Wandels. Siehe dazu auch GPM-Studie (2023): Projektifizierung 2.0. Zweite Makroökonomische Vermessung der Projekttätigkeit in Deutschland.

Diese Projektorientierung in allen Bereichen benötigt auch ein entsprechendes Lernen, ein projektorientiertes, bzw. projektbasiertes Lernen. An dieser Stelle kommt John Dewey (1859-1952) ins Spiel, auf den der Begriff “Projektmethode” zurückgeht. Bei diesem Project Based Learning (PBL) geht es darum, Lernen in seiner sehr vielschichtigen Form im Rahmen eines Projekts zu begleiten. Es ist offensichtlich, dass dieser Ansatz der heutigen projektorientierten Arbeitswelt entgegenkommt, und insofern eine “Passung” hat. Siehe dazu auch John Dewey: Projektmethode und lebenslanges Lernen.

Was bedeutet das für Mitarbeiter in den Organisationen? Führungskräfte beispielsweise werden immer mehr zu (Lern-)Begleiter in einem projektorientierten Kontext. Es wäre daher gut, wenn Führungskräfte etwas über das projektorientierte Lernen wissen würden. Andererseits wird von Teammitgliedern immer mehr ein selbstorganisiertes Arbeiten und Lernen eingefordert usw. An dieser Stelle passt wiederum ein Kompetenzverständnis, das auf Selbstorganisation basiert: Kompetenz als Selbstorganisationsdisposition. Diese Zusammenhänge sind Organisationen oft nicht bewusst/bekannt, wodurch es immer wieder zu Fehlsteuerungen im Personalwesen kommt.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Künstliche Intelligenz (KI): Lock-in und Switching Costs

In der Vergangenheit wurden z.B. im Projektmanagement nach und nach immer mehr digitale Tools verwendet. Zunächst waren das Anwendungen aus dem Office-Paket, dann kam Microsoft Project hinzu und in der Zwischenzeit gibt es von Microsoft eine integrierte Kollaborationsplattform (Sharepoint, Microsoft Project Online, Teams, Office Apps etc.), die das Arbeiten in Projekten effektiver/produktiver macht. Der nächste Booster wird Künstliche Intelligenz (KI) sein, die über OpenAI als KI-Assistent Projektmanagement-Prozesse unterstützen wird. Andere Tech-Größen wie Google, Facebook und Apple werden diesem Beispiel folgen. Der Vorteil des von Microsoft etablierten IT-Ökosystems ist, dass sich Mitarbeiter, Teams, Organisationen – ja sogar ganze staatliche Verwaltungsstrukturen – an die Logik von Microsoft angepasst haben. Ob das gut ist, kann allerdings infrage gestellt werden. Siehe dazu Warum geschlossene Softwaresysteme auf Dauer viel Zeit und viel Geld kosten.

Dieser Lock-in führt zu einer Pfadabhängigkeit und macht es für Alternativen schwer – Alternativen wie z.B. Open Source Anwendungen. Denn obwohl berechtigte Gründe gegen ein kommerzielles IT-Ökosystem sprechen, bleiben viele Organisationen bei den etablierten IT-Strukturen, da diese Organisationen die Kosten für einen Wechsel (Switching Costs) scheuen. Es wird in Zukunft somit um die Frage gehen, was teurer ist: Das Festhalten an etablierten IT-Strukturen oder ein Wechsel zu Open Source Anwendungen, die einen Souveränen Arbeitsplatz auf Open Source Basis garantieren. Dazu zählt auch, die Verwaltung und die Nutzen der eigenen Daten auf den eigenen Servern, denn Daten sind das neue Öl. Siehe dazu auch Was wäre wenn jeder über seine Daten selbst entscheiden könnte?

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Konflikte anheizen, bzw. Konflikte beruhigen

Image by Tumisu from Pixabay

Durch den turbulenten Wandel mit seinen vielfältigen Veränderungsdimensionen kommt es verstärkt zu unterschiedlichen Meinungen, Verhalten, Mindsets. Diese Unterschiede können kommuniziert, ausdiskutiert und verhandelt werden, oder münden im schlechtesten Fall in einem Konflikt. In dem Beitrag Krisenarten, Krisenursachen un Konfliktarten in Projekten bin ich darauf schon einmal etwas ausführlicher eingegangen.

In diesem Blogbeitrag geht es um eine systemtheoretische Sicht auf Konflikte und um Möglichkeiten, Konflikte anzuheizen, bzw. zu beruhigen. In dem Beitrag von Katrin Großheim (2023): Furchtbare oder fruchtbare Konflikte. Systemtheoretische Impulse für Führungskräfte und Teams, die es wissen wollen, in: RKW-Magazin 3/2023 weist die Autorin darauf hin, aus systemtheoretischer Sicht nach der Funktion von Konflikten für soziale Systeme (z.B. Teams, Organisationen) zu fragen – “Konflikte sind Veränderungsimpulse”.

Die Autorin hat bei der Tabelle nicht die Quelle angegeben. In den Literaturhinweisen wird auf den Klassiker von Glaßl (2013), auf Simon (2022) und Eidenschink (2023) verwiesen.

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Bitkom: Open Source Monitor 2023

In den letzten Jahrzehnten haben wir uns in Europa/Deutschland in vielen Bereichen von verschiedenen Regionen der Welt abhängig gemacht, die uns jetzt Schwierigkeiten bereiten. Damit meine ich zunächst die offensichtlichen Abhängigkeiten von russischem Gas, den Ölimporten aus Krisenregionen, aber auch von den globalen Lieferketten.

Hinzu kommt aktuell eine Abhängigkeit, die etwas anders gelagert ist. Ich meine hier die digitale Abhängigkeit von den US-amerikanischen Tech-Konzernen. Siehe dazu beispielhaft Warum geschlossene Softwaresysteme auf Dauer viel Zeit und viel Geld kosten. Erste Anzeichen für mögliche Konflikte gab es schon mit der Einführung der DSGVO (Datenschutz-Richtlinie), die manche Tech-Konzerne nicht so ganz einhalten woll(t)en. In diesen Diskussionen, und in den Diskussionen über Künstliche Intelligenz ist vielen Entscheidungsträgern auf der politischen, aber auch unternehmerischen Ebene, klar geworden, dass die Digitale Souveränität ein wichtiges Gut ist.

Es ist daher nicht verwunderlich, dass der Trend zu immer mehr Open Source Software (OSS) nun auch im Open Source Monitor 2023 der Bitkom in einer Studie belegt wurde. Dr. Frank Termer, Bereichsleiter Software Bitkom, fasst die Zukunfstperspektiven von Open Source Software (OSS) in Deutschland wie folgt zusammen:

“Die Zukunftsperspektiven von OSS in Deutschland sind vielversprechend. Immer mehr Unternehmen und Organisationen erkennen die Vorteile von OSS-Lösungen und wissen diese zu nutzen. Dabei agieren sie nicht nur als reine »Konsumenten« von OSS, sondern erkennen ihre Verantwortung für das Open-Source-Ökosystem und bringen sich durch aktive Mitarbeit und inhaltliche Beiträge in die Open-SourceCommunity ein. Insbesondere die öffentliche Hand hat diesen Weg eingeschlagen und bekennt sich zunehmend zu ihrer Verantwortung, aktiver Teil der OSS-Community zu sein, um diese weiterzuentwickeln und eigene Vorteile zu realisieren. Damit trägt OSS auch zur Stärkung der digitalen Souveränität bei, da europäische Unternehmen und Institutionen die Kontrolle über ihre digitalen Infrastrukturen behalten oder wiedererlangen wollen. Sie ermöglicht kleinen und mittleren Unternehmen den Einsatz kostengünstiger und dennoch leistungsfähiger Lösungen und stärkt damit ihre Wettbewerbsfähigkeit. Diese Entwicklung wird sich mit Sicherheit weiter fortsetzen” (ebd.).

Wir arbeiten seit einiger Zeit daran, einen Souveränen Arbeitsplatz auf Open Source Basis gerade in Bezug auf das Thema “Projektmanagement” zu entwickeln. Siehe dazu Sovereign Workplace: Der unabhängige Arbeitsplatz auf integrierter Open Source Basis.

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Erzwingt Künstliche Intelligenz einen Aufstieg Menschlicher Intelligenz und Empathie?

Die aktuellen Diskussionen um Künstliche Intelligenz (KI) sind oft ambivalent. – wie immer bei Innovationen. Und wie immer ist an allen Argumentationslinien “etwas dran”. In Zukunft wird es daher auch darum gehen, Künstliche Intelligenz so zu nutzen, dass sie ihre Vorteile für Menschen, Organisationen und Gesellschaften entfalten kann. In meinen verschiedenen Beiträgen zur Künstlichen Intelligenz finden Sie dazu weitere Hinweise. Interessant finde ich in diesem Zusammenhang folgende Textpassage, in der davon ausgegangen wird, dass Künstliche Intelligenz einen Aufstieg Menschlicher Intelligenz “erzwingen” wird.

“Wir haben nichts zu verlieren als unser inneres Maschine-Sein. Wir haben eine neue, humane Welt zu gewinnen (Horx, 2020). Ethische Kompetenz? Ja! Ambiguität meistern? Ja! Kritisch und reflexiv sein? Ja! Es ist das Zusammenspiel verschiedener Future Skills, das die Zukunft des Bildungssystems bestimmt. Wenn wir KI ernst nehmen. Und damit erzwingt Künstliche Intelligenz einen Aufstieg menschlicher Intelligenz und Empathie. Indem die KI uns verbesserte Prognosen liefert, fordert sie uns gleichzeitig heraus, unsere Zukunftsfähigkeit zu verbessern. Künstliche Intelligenz kann nur wahrhaft intelligent sein, wenn sie durch humane Ziele gestaltet und mit menschlicher Bedeutung imprägniert ist. Was produziert werden soll, welche Mobilitäts- und Kommunikationsformen für die Zukunft sinnvoll sind, das hängt immer von den Kontexten menschlicher Erfahrungen ab. Diese Ziele liegen jenseits maschineller Logik. Sie sind Hervorbringungen der menschlichen Kultur, Ausdrucksformen der Empathie und des Bewusstseins” (Ehlers 2023).

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Upgrade auf Nextcloud Hub 7 durchgeführt: Weitere Möglichkeiten, Künstliche Intelligenz (KI) zu integrieren

Eigener Screenshot von unserer Nextcloud Hub 7 – Oberfläche.
Nextcloud Hub 7 wurde am 12.12.2023 veröffentlicht

Als Leser unseres Blogs wissen Sie, dass wir an einem souveränen, projektorientierten Arbeitsplatz auf Open Source Basis arbeiten, und dafür schon viele Bausteine miteinander verknüpft haben. Open Source deshalb, damit alle generierten Daten auf unseren Servern bleiben (Datenschutz und Transparenz).

Neben dem Lernmanagementsystem (LMS) Moodle, sind das OpenProject, BigBlueButton, Greenlight und Nextcloud mit CollaboraOnline, Deck (Task Boards), Talk (Webkonferenzsystem), Fotos, Kalender usw. Weiterhin wollen wir in 2024 verstärkt KI (Künstliche Intelligenz) im Projektmanagement nutzen. Siehe dazu auch KI am Arbeitsplatz.

Mit dem jetzt auf unseren Servern installierten Upgrade auf Nextcloud Hub 7 (veröffentlicht am 12.12.2023) gibt es weitere Verbesserungen einzelner Apps, und es kann nun – neben den schon vorhandenen KI-Möglichkeiten wie Llama-2, Gpt4ALL-J, (Local) Stable Diffusion, Airoboros, Whisper, Dolly, Bark, Piper, Falcon, Bert, GPT-NeoX, MPT – auch noch Aleph Alfa als weitere KI (Künstliche Intelligenz) genutzt werden.

Mit dem Smart Picker kann in Nextcloud u.a. KI (Künstliche Intelligenz) in jeder App, oder auch in jedem Projektmanagement-Prozesschritt (ob klassisch plangetrieben, agil oder hybrid), aufgrufen werden. Das alles wird mit einer Art Ampelfunktion unterstützt. Damit werden KI-Anwendungen mit rot (wei z.B. ChatGPT), gelb oder grün gekennzeichent, je nachdem welche Transparenz bei den verwendeten Daten, und der Vorgehensweisen bei der Nutzung der Daten bekannt ist (Ethical KI).

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Best Practices in a world of radical uncertainty

Image by Tumisu from Pixabay

Es ist immer gut, sich mit den Besten in einer Branche zu messen. Aus diesem Grund sind in den letzten Jahrzehnten auch immer mehr Best Practices veröffentlicht worden, an denen sich manche (viele?) orientiert haben. In einem relativ stabilen Umfeld waren solche “optimalen bzw. vorbildlichen Methoden, Praktiken oder Vorgehensweisen im Unternehmen” (Quelle: Wikipedia) oftmals hilfreich. Es stellt sich allerdings die Frage, ob Best Practices in der heutigen, eher turbulenten Umgebung (radical uncertainty) noch zeitgemäß sind. Dazu habe ich folgendes gefunden:

“At least since Wittgenstein ([1953] 2001) and Bourdieu ([1972] 1977), it has also been understood that these semi-conscious mental maps are embedded in habitual social and technological practices – that our shared practices and the conceptual structures framing our analysis and vision are mutually constituted. As Wade Jacoby and Richard Bronk argue in a paper, this makes it crucial for businesses, regulators, and academic researchers to avoid being trapped in analytical monocultures implied by the discourse of best practice (Bronk and Jacoby 2016). In conditions of uncertainty, you cannot know what the best practice will be, and any set of practices entails blind spots” (Beckert/Bronk (2019): Uncertain Futures, in: MPIfG 19/10).

Diesen Hinweis sollten sich alle Organisationen zu Herzen nehmen, wenn heute Best Practices für Agile Organisationen oder auch nur für Agiles Projektmanagement benannt, bzw. teilweise glorifiziert, werden. Meine Beiträge zu Uncertainty finden Sie hier.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.