Gedanken zu einfachen Problemen und Standardisierungen

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In der heutigen Diskussion um das „Management“ geht es oft um das „Management von Unsicherheit/Ungewissheit“. In Organisationen gibt es allerdings auch einfache Probleme, die tagtäglich zu lösen sind. Ein Ansatz dafür sind Standardisierungen mit entsprechenden Entscheidungsfindungen.

Bei einfachen Problemen mit standardisierten Lösungswegen sind Entscheidungsfindungen eher unkompliziert. Dies darf jedoch nicht darüber hinwegtäuschen, dass Standardisierungen an sich nicht gleichbedeutend sind mit perfekter Information und Rationalität. Standardisierungen reduzieren ohne Zweifel Komplexität und befähigen somit zu „eindeutigen“ Handlungen. Gerade durch diese Komplexitätsreduktion klammern Standardisierungen jedoch einen Teil der Umweltrealität aus, sie können daher nicht ohne weiteres den Anspruch erheben, umfassende und in diesem Sinne perfekt rationale Praxis zu erzeugen. Im Gegenteil existieren viele Standardisierungen, weil es eben keine „bessere“ Möglichkeit der Prozessierung von Problemen gibt (Neumer 2009:8, Fußnote 6).

Wenn es also schon bei einfachen Problemlösung (sps: simple problem solving) keine Eindeutigkeit gibt, wie sieht es dann erst aus, wenn es um komplexe Problemlösungen (cps: complex problem solving) geht? Wenn wir also Standardisierungen als eine „bessere“ – und nicht als perfekte Möglichkeit – für einfache Problemlösungen anerkennen, so wird deutlich, dass es zwischen den beiden Polen (sps-cps) ein Kontinuum der Problemlösungsmöglichkeiten gibt, das unternehmensspezifisch anzupassen ist.

Erste Schritte in diese Richtung zeigen die vielen Hybrid-Ansätze auf, die sich im Management immer stärker als pragmatische Alternative etablieren. Solche Themen besprechen wir auch in dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil (IHK). Informationen dazu finden Sie auf unserer Lernplattform.

Uncertainty was always a problem – so what?

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In der heutigen VUCA-Diskussion wird häufig suggeriert, dass „Uncertainty“ heute ganz neu ist, da es in der Vergangenheit wohl nur „Certainty“ gab – was natürlich Unsinn ist. Es gab in der Vergangenheit eine scheinbare Sicherheit, da die überall vorhandene Unsicherheit scheinbar berechenbar und somit beherrschbar gemacht wurde. Die weltweite Vernetzung von allem zeigt nun, dass die Unsicherheit mit den üblichen Vorgehensweisen/Mechanismen/Reflexen nicht abbildbar und somit nicht beherrschbar ist. Es ist also erforderlich den Umgang mit „Uncertainty“ im Sinne einer Knight´schen Uncertainty (Knight 1921) zu erlernen, und sie somit zu bewältigen – nicht zu beherrschen

Fritz Böhle (2009) hat die Zusammenhänge wie folgt beschrieben: In a first step, the Field of Action “Management of Uncertainty” developed problem-oriented expertises. They show how new ways of dealing with uncertainty become necessary in various practical fields of economy and work and how new approaches can already be found in scientific discussion. The expertises relate to the fields (1) People, (2) Organizations and (3) Technology and highlight changes in dealing with uncertainty (1) in vitas, biographies and learning, (2) in project organization and product innovation and (3) in complex technological systems. The expertises pursue the questions how
• Uncertainty has always been a problem
• It has been and still is tried to transform Uncertainty into certainties
• Dealing differently with Uncertainty becomes a new challenge in current developments
• New approaches on dealing with uncertainty emerge in science and practice.

Der neue Umgang mit Uncertainty wird also die neue Herausforderung in der Gesellschaft, in den Unternehmen und für den Einzelnen. Die Bewältigung von Uncertainty ist nicht alleine technisch (mathematisch, modellhaft) zu schaffen, sondern auch nur mit Hilfe des Menschen, der im Laufe der Evolution gelernt hat auf vielfaltiger Weise Uncertainty zu bewältigen. In diesem Sinne sind die individuellen Dispositionen zur Bewältigung komplexer Probleme (Kompetenz als Selbstorganisationsdisposition) wichtige Elemente nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter, sondern auch für Teams, für die gesamte Organisation und für Netzwerke. Siehe dazu auch Freund, R. (2011): Das Konzept der Multiplen Kompetenz auf den Ebenen Individuum, Gruppe, Organisation und Netzwerk.

Warum sollten wir das In-Beziehungen-Denken neu lernen?

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Ein gutes Beispiel dafür, was in komplexen Systemen passiert ist das Gehirn, da es das das komplexeste und leistungsfähigste Organ ist, das wir kennen.

Und diese Leistungsfähigkeit liegt – nach allem, was wir bislang aus der Hirnforschung wissen – nicht zuletzt daran, dass die Verknüpfungen wichtiger als die Teile sind. Das Gehirn funktioniert, weil etwas zwischen den Neuronen passiert – elektrische und chemische, möglicherweise auch rhythmische Verbindungen, Vernetzungen, Beziehungen. Es existiert keine zentrale Instanz, (…) (Mutius 2004:27).

Es erscheint also in komplexen Systemen wie Gesellschaften, Märkten und Organisationen wichtig zu sein, auf „Muster, die verbinden“ (Gregory Bateson) zu achten. Neu zu lernen wäre also das In-Beziehungen-Denken (Mutius 2004:17), was uns nicht leicht fällt, da wir es seit dem 18. Jahrhindert gewohnt sind, von stetigem Fortschritt, Beherrschbarkeit der Natur usw. auszugehen (Einfache Modernisierung). Dieses Mindset zu ändern ist in der heutigen Reflexiven Modernisierung die Aufgabe in allen Bereichen unserer Gesellschaft.

Diese soziologisch seit Jahren gut beschriebene Situation mit ihren Auswirkungen der Kontingenz, der Entgrenzungen, der stärkeren Selbstorganisation usw. usw. wird von betriebswirtschaftlich ausgerichteten Marktteilnehmern oft genutzt, um Geschäfte zu machen. Dabei wird allerdings kaum – oder gar nicht – auf die vielfältigen Vorarbeiten aus der Soziologie eingegangen. Auch hier wäre ein In-Beziehungen-denken angebracht.

Hybrides Projektmanagement bei Bauprojekten – wie soll das denn gehen?

Die Vertreter der „reinen Lehre“, ob es jetzt das agile Projektmanagement mit Scrum, oder das plangetriebene, klassische Projektmanagement ist, haben es immer schwerer, sich mit ihren Ansichten durchzusetzen. Solche hybriden Ansätze waren allerdings nicht nur im Projektmanagement suspekt, sondern auch bei hybriden Produkten, hybriden Wertschöpfungen und sogar bei der hybriden Wettbewerbsstrategie Mass Customization.

In der Zwischenzeit werden hybride Ansätze – z.B. im Projektmanagement – in der HELENA-Studie von Linssen et al. 2018, oder auch von der aktuellen Studie „Status Quo (Scaled) Agile“ von Komus (2020) als dominierende Vorgehensweise beschrieben. Der Dogmatismus kommt scheinbar gegen den Pragmatismus in den Organisationen nicht an.

Der Praxisleitfaden Hybrides Projektmanagement von IG Lebenszyklus Bau vom Oktober 2019 setzt der ganzen Entwicklung nun die Krone auf, indem aufgezeigt wird, wie Hybrides Projektmanagement für Bauprojekte umgesetzt werden kann. Dabei werden nicht nur klassische, plangetriebene Ansätze und agile Vorgehensweisen genutzt, sondern auch Lean und Design Thinking.

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir in einem Modul ganz bewusst intensiv auf die Möglichkeiten des Hybriden Projektmanagements ein. Informationen zum Blended Learning Lehrgang finden Sie auf unserer Lernplattform.

Schwarmintelligenz: Die Weisheit der vielen und das Wissen der Eliten

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Ende des 18. Jahrhunderts schließen sich Intellektuelle zusammen um das Wissen der Zeit zu sammeln. In Enzyklopädien wird erfasst, was wir heute immer noch oft unter „Wissen“ verstehen. Die neuen technologischen Möglichkeiten zeigen nun, dass es auch andere Formen gibt, Wissen zu generieren und anderen zur Verfügung zu stellen. Das Projekt Wikipedia zeigt in kurzer Zeit, dass die Wissen nicht alleine von Experten sondern auch von vielen Amateuren generiert (produziert) werden kann. Insofern wandelt sich der Wissensbegriff über die Zeit.

Der Wissensbegriff allerdings, für den Wikipedia steht, hat mit dem Wissensbegriff, den wir alle als Kinder der wissenschaftlichen Neuzeit und der Aufklärung gelernt haben, wenig zu tun. Wenn der durch die veränderte Mediennutzung angeregte Trend stabil bleibt – und es spricht derzeit alles dafür und nichts dagegen -, dann stellen wir unsere Wissensfragen in Zukunft eben zunehmend weniger, wenn überhaupt, an die enzyklopädischen Elitemedien der Buchdruckkultur, sondern überantworten sie vielmehr der Schwarmintelligenz der digitalen Netzkultur und ihrer Effekte. Unser Begriff des Wissens aber ist dann nicht länger durch den Bezug auf eine relativ kleine Klasse von ausgewiesenen Experten geprägt; Wissen ist dann vielmehr zu verstehen als Resultat der vernetzten Kollaboration eines zunehmend großen Kreis von engagierten Amateuren, deren weitgehende Anonymität jegliche Rückschlüsse auf ihre Kompetenz verbietet. Der amerikanische Soziologe und Journalist James Surowiecki hat das Prinzip der kollektiven Intelligenz auf die Formel „Weisheit der vielen“ gebracht. Wer zwischen der kollaborativen Wissensproduktion im Netz und dem Expertenwissen der Bücher einen klaren Gegensatz sieht, für den gilt: Die Weisheit der vielen triumphiert im Web 2.0 über das Wissen der Eliten (Münker 2009:98-101).

In diesem Absatz kommen allerdings sehr viele Begriffe vor, die nicht eindeutig bestimmt sind. Neben „Wissen“ sind das auch noch „Intelligenz“ und „Weisheit“. Bei dem Konstrukt „Intelligenz“ ist es hier wichtig zu klären, ob es sich um die Intelligenz im Sinne des Intelligenz-Quotienten (IQ), oder eher um eine diversifizierte Intelligenz im Sinne der Theorie der Multiplen Intelligenzen handelt.

Das Original: Der Begriff „Lean“ wurde vor 32 Jahren von John Krafczyk geprägt

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Der Begriff „Lean“ wurde ursprünglich in dem Paper Krafczyk J. F. (1988): Triumph of The Lean Production System (PDF) geprägt. Die PDF-Datei ist ein Reprint aus dem Sloan Management Review, Fall 1988, Volume 30, Number 1. Darin geht es um das MIT International Motor Verhicle Program, in dem die Produktionssysteme der Automobilindustrie weltweit analysiert wurden. John Krafczyk hat dabei das Toyota Produktionssystem als schlank, also als „lean“ bezeichnet.

The reasearch findings reported in this article will help to overturn a common myth about the auto industry: the productivity and quality levels are determined by an assembly plant´s location. In reality there exists a wide range of performance levels among Japanese, M´North American, and European plants.Corporate parentage and culture do appear the be correlated with plant performance; the level of technology does not. Plants operating with „lean“ production policy are able to manufacture a wide range of products, yet maintain high levels of quality and productivity (Krafczyk 1988;1).

Der Durchbruch für Lean Production und Lean Management kam dann später mit der Veröffentlichung Womack/Jones/Roos (1990): The Machine That Changed The World. In den letzten 30 Jahren hat sich der Lean-Gedanke zunächst in der Industrie, und später auch in anderen Branchen etabliert.

Lean ist heute wieder aktueller denn je, da es Organisationen leichter fällt zu einer Agilen Organisation zu kommen, wenn ihr Lean-Index hoch ist. Organisationen, die sich in den letzten 30 Jahren schon an den Lean-Prinzipien orientiert haben, können über KANBAN agile Arbeitsweisen problemlos etablieren.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager AGIL (IHK), den wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zum Lehrgang und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Ist die Wissensbilanz auch für die Technische Kommunikation geeignet?

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Eine Schwachstelle des Wissensmanagements war in der Vergangenheit häufig die Evaluation. Dabei geht es einerseits um die harten Controllingaspekte, aber immer stärker auch um die Bewertung der immateriellen Dimensionen. Schwierig ist dieser Punkt deshalb, da die klassische industrielle Bilanzierung z.B. Wissensträger wie Mitarbeiter immer noch als banale Kosten führt usw.

Weiterhin ist es für viele Organisationen schwierig, die Vernetzung von allen Wissensaktivitäten, also das gesamte Wissenssystem, zu steuern. Als Moderator Wissensbilanz – Made in Germany konnte ich letzten Jahren sehen, wie die Wissensbilanz in den unterschiedlichsten Branchen genutzt wurde und immer noch wird. Ein Paradebeispiel dafür ist das Unternehmen domino-world, das in 2020/2021 schon die 9. Wissensbilanz erstellt hat. Natürlich gibt es auch in allen anderen Branchen Unternehmen, die dieses Instrument einsetzen.

Für mich neu war, allerdings die Frage, ob die Wissensbilanz – Made in Germany auch im Bereich der Technischen Dokumentation genutzt werden kann. Diese Frage hat Jörg Michael 2013 in seiner Masterarbeit Systematisch-methodische Wissensevaluation
als Beitrag zur Organisationsentwicklung in der Technischen Kommunikation
genauer untersucht. Es freut mich sehr, dass mir die Arbeit zur Verfügung gestellt wurde. Zunächst ist zu klären, was unter Technischer Kommunikation zu verstehen ist.

„Technische Kommunikation umfasst das Aufbereiten, Erstellen und Verbreiten von technischen Informationen in unterschiedlichen Medien. Dabei geht es sowohl um unternehmensinterne Informations- und Kommunikationsprozesse als auch um externe Technische Dokumentation, die produktbegleitend für unterschiedliche Zielgruppen erstellt wird. Technische Redakteure steuern diese Kommunikationsprozesse. Technische Kommunikation wird zunehmend komplexer und vernetzter“ Donau-Universität Krenz (2013), zitiert in Michael (2013:7).

Jörg Michael hat in seiner Veröffentlichung herausgearbeitet, dass die Wissensbilanz – Made in Germany durchaus sinnvoll für die Domäne der Technischen Kommunikation eingesetzt und genutzt werden kann.

Die strategische Controllingmethode „Wissensbilanz – Made in Germany“ kann somitauch in der Technischen Kommunikation gut geeignet sein, um mittels nicht-kennzahlenbasierter Wissensevaluation jene zukünftigen Organisationsentwicklungsprojekte zu identifizieren und zu priorisieren, mit denen ein höherer Reifegrad bezüglich wissensorientierter Unternehmensführung erreicht und etabliert werden kann (Michael 2013:53)

Das PMO als agiles Kompetenzzentrum?

Ein Projektmanagement-Office (PMO) kümmert sich im Gegensatz zu einem Projekt-Office (PO) um viele Projekte in einer Organisation. Manche Organisationen entwickeln ihre PMOs in agile Kompetenzzentren, die folgende Dienste bietet (PMI 2017:82):

  • Ausarbeitung und Implementierung von Standards. Erstellen von Vorlagen für User Stories, Test, Cases, kumulative Flussdiagramme usw. Bereitstellung agiler Werkzeuge und Schulung unterstützender Gruppen über iterative Entwicklungskonzepte.
  • Weiterentwicklung von Personal durch Schulung und Betreuung. Koordinierung agiler Schulungen Coaching und Betreuung von Mitarbeitern bei der Umstellung auf eine digitale Denkweise und Steigerung ihrer Fähigkeiten. Ermutigung und Unterstützung der Mitarbeiter für die Teilnahme an Veranstaltungen zur Agilität vor Ort.
  • Multiprojektmanagement. Koordination zwischen agilen Teams mittels Kommunikation zwischen den Projekten. Förderung des Austauschs von Erkenntnissen zu Fortschritt, Problemen und Retrospektiven sowie Verbesserungsversuchen. Hilfe beim Managen wichtiger Kundenfreigaben und Programmebene und Investmentfragen auf Portfolioebene mithilfe des geeigneten Regelwerks.
  • Wissensaufbau der Organisation. Sammlung von Velocityprofilen der Projekte sowie die Erfassung, Speicherung und Indizierung dieser Erkenntnisse aus Retrospektiven.
  • Umgang mit Stakeholder. Anbieten von Schulungen für Projektverantwortliche, Anleitung zu Akzeptanztests und zur Evaluation von Systemen sowie des Feedbacks dazu. Hervorheben der Bedeutung von Fachexperten für Projekte.
  • Anwerbung, Auswahl und Bewertung von Teamleitern. Erarbeitung von Leitlinien für Interviews mit Agilisten.
  • Ausführung spezieller Projektaufgaben. Schulung und Vermittlung von Moderatoren für Retrospektiven, von agilen Problemlösern, sowie von Mentoren und Trainern.

Diese Perspektive kann noch erweitert werden, indem PMOs Dienstleister für agiles, hybrides und plangetriebenes (klassisches) Projektmanagement sein kann. Wie die HELENA-Studie beispielsweise gezeigt hat, ist die Projektmanagement-Realität eher hybrid, was eher einem Pragmatismus entspricht. In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auch auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zum Lehrgang und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Demokratisierung von Wissen durch von Amateuren betriebene Wissensseiten

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Das Wissen von Gelehrten oder auch das Wissen von Experten wird immer mehr abgelöst durch das Wissen von vielen Amateuren, die über moderne Technologie gemeinsam Wissensseiten wie Wikipedia betreiben.

„Die Gelehrtenrepublik des 18. Jahrhunderts, die sich in eine professionelle Bildungsrepublik verwandelt hatte, öffnet sich heute den wahren Amateuren: den Bildungsfreunden unter den Bürgern dieser Welt. Offenheit, soweit das Auge reicht, ermöglicht durch ‚frei zugängliche’ Informationsplattformen wie Open Content Alliance, Open Knowledge Commons, Open CourseWare und Internet Archive, in denen digitalisierte Artikel gratis zur Verfügung gestellt werden, sowie durch Wikipedia und andere von  Amateuren betriebene Wissensseiten. Die Demokratisierung des Wissens scheint in Reichweite. Das Ideal der Aufklärung könnte bald Wirklichkeit werden.“(Münker 2009:103) Zitiert aus Robert Darnton, „Im Besitz des Wissens. Von der Gelehrtenrepublik des 18. Jahrhunderts zum digitalen Google-Monopol“, in: Le monde diplomatique, April 2009, S. 13. (Darnton weist übrigens in seiner insgesamt positiven Einschätzung der entstehenden digitalen Weltbibliothek auch auf die potentielle Gefahr hin, die hier vom Monopolisten Google, der hinter der Digitalisierung steht und an der Bibliothek verdienen will, ausgeht) (Münker 2009:142).

Interessant ist hier, dass auch Eric von Hippel von der Demokratisierung von Innovation spricht: Democratizing Innovation. Die Demokratisierung von Wissen führt somit zwangsläufig auch zur Demokratisierung von Innovationen, die für Organisationen, aber auch gesellschaftlich relevant sind. Siehe dazu auch von Democratizing Innovation zu Free Innovation.

Open Innovation und Open Evaluation

Im Innovationsmanagement sind Ideenwettbewerbe ein wichtiges Element für die erste Stufe des Innovationsprozesses. Dieser kann geschlossen (Closed Innovation) oder offen sein (Open Innovation). Wenn es zu vielen Ideen oder innovativer Konzepte gibt, müssen diese IT-gestützt analysiert und bewertet werden. Diese Vorgehensweise wird als Open Evaluation bezeichnet.

Unter Open Evaluation subsumieren wir daher die Bewertung und/oder Kommentierung von Lösungsvorschlägen unterschiedlichen Ausarbeitungsgrads im Rahmen von Innovationsaktivitäten durch Personen, die nicht regulär zum Personenkreis der Entscheider gehören (Möslein/Haller/Bullinger 2010:6).

Dabei gehen die Autoren allerdings nur von der Perspektive auf Open Innovation aus, die von Chesbrough (2006) beschrieben wurde, und damit Open Innovation auf Organisationen anwendet.

Kunden und externe Partner stellen eine wichtige Informationsquelle für neue Produkt- und Dienstleistungskonzepte dar. Ihre aktive Einbindung in den Innovationsprozess wird als „Open Innovation“ bezeichnet (Möslein(Haller/Bullinger 2020:2).

Es wäre interessant zu erfahren, wie Open Evaluation genutzt werden könnte, um Ideen oder Ideen-Konzepte zu bewerten, die eher aus dem von Eric von Hippel beschriebenen Bottom-Up-Ansatz zu Open Innovation ausgehen.

Siehe dazu auch Freund, R. (2010): How to Overcome the Barriers between Economy and Sociology with Open Innovation, Open Evaluation and Crowdfunding? In: International Journal of Industrial Engineering and Management (IJIEM), Vol.1 No 3, 2010, pp. 105 – 109. Paper first published in Proceedings of the 4th International Conference on  Mass Customization and Open Innovation in Central Europe (MCP-CE 2010).