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Mit Nextcloud (Open Source) kollaborativ in Echtzeit an Dateien arbeiten

Wie in diesem Blogbeitrag beschrieben, haben wir Nextcloud auf unseren Servern installiert. Nextcloud ist eine Open Source Anwendung, mit der es Möglich ist, in der eigenen Cloud zu arbeiten. Wie Sie das bei anderen Cloudangeboten gewohnt sind, können dabei Dateien mit anderen geteilt und gemeinsam, kollaborativ in Echtzeit bearbeiten.

Mit der zusätzlichen App Collabora Online wird Nextcloud noch stärker zu einer Kollaborationsplattform, auf der Dateien gemeinsam bearbeitet werden können. Beispielsweise können Teammitglieder eines Projekts die Dokumentationen gemeinsam online in Echtzeit bearbeiten. Eine weitere Möglichkeit ist, gemeinsam an einer Präsentation zu arbeiten. Die Abbildung oben zeigt Ihnen einen Ausschnitt aus einer gemeinsamen Bearbeitung einer kleinen Präsentation zu plangetriebenen, hybriden und agilen Projektmanagement. Oben rechtes (ror umrahmt) sehen Sie, dass zwei Personen (Jutta und ich) an der Datei arbeiten. Jutta hat eben in Echtzeit den Text geändert (Jutta´s Name ist rot eingekreist).

Einige von Ihnen kennen diese Möglichkeiten von Sharepoint, Google Drive oder auch Dropbox und fragen sich, warum ich das noch erwähne. Es ist deshalb erwähnenswert, durch die Installation der Open Source Anwendung auf unseren Servern alle generierten Daten auch nur auf unseren Servern gespeichert, und nach unseren Datenschutzbestimmungen gehandhabt werden. Gemeinsam mit anderen Open Source Tools wie Moodle, BigBlueButton, WordPress, OpenProject entsteht nach und nach eine integrierte Kollaborationsplattform auf Open Source Basis. Diese vielfältigen integrierten Anwendungen stellen wir nach und nach den Teilnehmern unserer Blended Learning Lehrgänge zur Verfügung.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Erfolgreiche Open-Source-Projekte weisen eine selbstverstärkende Innovationsspirale auf

Innovationsspirale eines FOSS-Projektes (Basanta et al. 2022: Ein Open-Source-Ökosystem für die öffentliche Verwaltung)

Es ist immer wieder erstaunlich, wie intensiv sich manche Menschen dafür engagieren, dass Software frei entwickelt, und von jedermann genutzt werden kann. Diese Free Open Source Software (FOSS) – Bewegung kommt auch immer mehr in den Öffentlichen Verwaltungen, bei NGOs oder auch bei mittelständischen Unternehmen an. Interessant dabei ist, dass erfolgreiche Open-Source-Projekte eine sich selbst verstärkende Innovationsspirale aufweisen. Wie ist das zu erklären?

“Je mehr Nutzer:innen eine OpenSource-Software nutzen bzw. je nützlicher die Software für ressourcenstarke Lead User ist, desto eher werden einige der Nutzer:innen zur Weiterentwicklung der Software beitragen. Die so verbesserte Software ist wiederum attraktiver und nützlicher für mehr Nutzer:innen, wodurch mehr Akteure zu Verbesserung der Software beitragen und so weiter. Nach dieser Logik ist stets eine möglichst breite Basis an beitragswilligen Nutzer:innen und insbesondere eine Vielfalt an Lead Usern anzustreben. So bleibt die Innovationsspirale auch dann stabil, wenn die einzelnen Nutzer:innen nur hin und wieder einen Beitrag zum FOSS-Projekt leisten. Analog wächst dabei meist der Kreis der Entwickler:innen, die mit der Codebase vertraut sind, und somit das potenzielle Angebot an Dienstleistungen rund um das FOSS-Projekt” (Basanta et al. 2022: Ein Open-Source-Ökosystem für die öffentliche Verwaltung).

Es ist schön zu sehen, wie Wirkungsnetze analysiert werden können, indem Generatoren (sich selbst verstärkende Einflussfaktoren) visualisiert werden. Ein ähnliches Vorgehen wird bei der Wissensbilanz – Made in Germany vorgeschlagen, um die ganzen Einflussfaktoren im Sinne von Generatoren zu analysieren. Weiterhin ist an dem Text interessant, dass auf Lead User eingegangen wird. Siehe dazu auch

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) nutzen wir ganz bewusst FOSS.. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Top 100 Tools for Learning 2022 – A fool with a tool …?

Top 100 Tools for Learning 2022

Jane Hart veröffentlicht seit vielen Jahren die Übersicht TOP 100 Tools for Learning, die aus einer Befragung hervorgeht. Wie der Grafik zu entnehmen ist, gibt es eine erste Gliederung der 100 Tools nach den Kategorien Tools for Learning (PPL), Tools for Workplace Learning (WPL) und Tools for Education (EDU). Interessant dabei ist folgende Anmerkung in der Grafik:

Here are the results of the Top 100 Tools for Learning 2022 (from the 16th annual survey). This graphic shows where most votes were cast; it doesn’t mean that these tools aren’t or can’t be used in other contexts.

Betrachten wir also, dass diese 100 Tools nicht alle Tools sind, die es auf dem Markt gibt, und weiterhin, dass es immer auch abhängig ist, welches Tool in welchem Kontext eingesetzt werden soll so wird klar, dass diese Übersicht nur eine erste Orientierung gibt. Doch je mehr Tools es gibt, um so besser sind die Auswahlmöglichkeiten.

Die eigentliche Arbeit besteht somit darin geeignete Tools auszuwählen, die ein Lernen in einem bestimmten Kontext (Domäne, Projekt, Geschäftsprozess) auf der individuellen Ebene, auf der Teamebene, auf der organisationalen Ebene und auf der Netzwerkebene ermöglichen. Weiterhin sollen diese Tools auch miteinander kombinierbar sein, sodass ein entsprechendes Ökosystem entsteht, das auch noch den Datenschutzanforderungen entspricht.

Organisationen gehen dabei oft von den klassischen kaufmännischen und technischen IT-Anwendnungen aus, die in Richtung einer Kollaborationsplattform erweitert werden. Das ist allerdings nicht so einfach, da die Logik der vorhandenen software oftmals nicht den Anforderungen von modernen Lernsystemen entsprechen. In Software bereitstellen reicht nicht, denn Kollaborationsplattformen sind anders finden Sie dazu weitere Hinweise.

Wir setzen auf ein Open Source basiertes Ökosystem, das verschiedene Tools enthält, die miteinander kombiniert werden können, und alle Daten auf unseren Servern bleiben. Dazu gehört Moodle als Lernmanagementsystem, BigBlueButton als Videokonferenzsystem, Nextcloud als Cloud, OpenProject als Projektmanagement-Software für plangetriebenes, hybrides und agiles Projektmanagement. Deck als App integriert in Nextcloud für Boards usw. Sprechen Sie mich gerne an, wenn Sie darüber mehr erfahren möchten.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) setzen wir die genannten Tools ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Dateien aus der Nextcloud direkt mit OpenProject verknüpfen

Die auf unseren Servern installierte Open Source Anwendung Nextcloud bietet verschiedene Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu unterstützen. Über DECK als eine App für Borads hatte ich ja hier im Blog schon geschrieben. Diesmal möchte ich auf die Arbeit mit Dateien eingehen. In dem Screenshot sieht man oben das Ordner-Sysmbol (rot umrahmt). Beim Anklicken öffnet sich beispielhaft der Ordner “Documents” mit der darin enthaltenen Worddatei zur Fallstudie aus dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) – auch diese Unternavigation ist rot umrahmt. Zur Datei gibt es auf der rechten Seite des Screenshots die “Aktivität”, die alle Änderungen erfasst, den “Chat”, der für eine Kommunikation zur Datei genutzt werden kann, die Kommentarfunktion und die Möglichkeit, die Datei intern/extern zu teilen oder auch einem Projekt zuzuordnen.

Die Option, die Datei direkt einem Projekt in OpenProject zuzuordnen – z.B. einem Teilprojekt, einem Arbeitspaket, oder in einem agilen/hybriden Setting einer User Story, einem Task, einem Epic oder auch einer Roadmap (Beispiel) – ist eine sehr komfortable Möglichkeit, die Zusammenarbeit in einem Projekt in einer Kollaborationsplattform zu koordinieren. Der Button für OpenProject ist in der Grafik oben rot umrahmt. Da wir auch OpenProject auf unseren Servern als Open Source Anwendung installiert haben, bleiben alle Daten auf unseren Servern.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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DECK Board: Informationen zu einer Karte ergänzen

Ergänzungen von Karten in DECK

Innerhalb der von uns installierten NEXTCLOUD gibt es eine einfache – allerdings sehr nützliche – App DECK, um persönliche Boards, oder auch kollaborative Boards anzulegen. In der Abbildung sehen Sie die Karte “Blended Learning Konzept und Zertifikatsanforderungen” in der Spalte “TO DO”. Diese Karte ist mir “RF” zugeordnet.

Zu dieser Karte ist es nun möglich, weitere “Details” zu ergänzen – wie z.B. ein “Ablaufdatum setzen” oder “Zu einem Projekt hinzufügen”, bzw. eine “Beschreibung” notieren. Neben “Details” finden Sie den Reiter “Anhänge”. Reicht also der Bereich für “Beschreibung” nicht aus, so können Sie ganze Dateien hochladen oder auf eine Datei in der NEXTCLOUD verlinken. Natürlich können alle, die auf die Karte zugreifen können, “Kommentare” (Weiterer Reiter) ergänzen. Alle Aktivitäten werden in der “Zeitachse” (Weiterer Reiter) protokolliert, sodass die Historie der Karte dokumentiert ist. Die Möglichkeiten, eine Karte sinnvoll mit weiteren Informationen zu erweitern, sind also schon recht umfangreich.

Die Möglichkeiten von NEXTCLOUD und der App DECK für Boards wollen wir nach und nachunseren Teilnehmern in den Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) zur Verfügung stellen. Informationen zu unseren Lehrgängen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Scrum: Sprints mit OpenProject abbilden

OpenProject: Auf unseren Servern installierte Open Source Anwendung: Sprint-Beispiel mit Story Points zu den User Stories

Wie schon in einem anderen Blogbeitrag beschrieben, haben wir OpenProject auf unseren Servern installiert. OpenProject kann im klassischen/plangetriebenen Projektmanagement genutzt werden (z.B. Balkenplan usw.). Darüber hinaus bietet OpenProject auch die Möglichkeit, agile Vorgehensmodelle wie z.B. Scrum (Rahmenwerk) darzustellen. Neben einer Roadmap und einem Product Backlog sind auch Sprints abbildbar. In der Grafik sehen Sie ein Demoprojekt mit der Navigation auf der linken Seite und den Sprint 1 mit Epics, verschiedenen User Stories und den dazugehörenden einzelnen Tasks.

Die User Stories sind mit Story Points nicht absolut, sondern relativ geschätzt worden. Die angegeben Story Points orientieren sich an der Fibonacci-Folge und können mit Planning Poker im Scrum Team bestimmt werden. Wenn die User Story mit der ID=26 mit 1 Story Point (Aufwand) bewertet wurde, stellt sich die Frage, wie andere User Stories in Relation dazu bewertet werden sollten. Das Scrum Team hat beispielsweise dann die User Story mit der ID=27 mit 5 Story Points bewertet usw. Ein Epic besteht aus mehreren User Stories und kann für den Sprint zu groß sein, sodass wiederum kleinere User Stories generiert werden sollten. Damit solch große Formate nicht in den Sprint gelangen, sollten Epics vom Product Owner in einem Requirementsboard frühzeitig und transparent detailliert werden.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein, und stellen den Teilnehmern OpenProject vor – bzw. auch zur Verfügung -, sodass Sie verschiedene Funktionen ausprobieren können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Tool: Boards mit Deck erstellen – Open Source

Board mit Deck erstellt. Deck ist eine App in Nextcloud – alles Open Source

KANBAN Board Plugins

In der heutigen komplexen Arbeitswelt ist es wichtig, die Tätigkeiten zu priorisieren, abzuarbeiten und immer wieder schnell anzupassen. Dazu sind einfache Boards hilfreich. In dem Beitrag KANBAN-Plugin für WordPress wird gezeigt, wie wir in unserem WordPress das Plugin eingebaut haben, und nutzen können. Darüber hinaus haben wir auch ein KANBAN Board als Plugin in Moodle integriert, damit unsere Teilnehmer Boards persönlich oder für die Gruppenarbeiten nutzen können.

KANBAN Board mit Deck in Nextcloud

Heute möchte ich eine weitere Möglichkeit zeigen, Boards auf Open Source Basis zu nutzen. Diesmal geht es um Deck, eine App, die in unserer Nextcloud integriert ist, und mit der es möglich ist, Boards zu erstellen. In dem oben gezeigten Bild ist ein Ausschnitt aus dem Board für den ersten Präsenztag im Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in (IHK) gezeigt. Ich habe hier nur drei Spalten angelegt, sodass ich ein BACKLOG mit den Tasks anlegen konnte, die dann bearbeitet (TO DO) werden und letztendlich abgeschlossen (DONE) sind. Das gesamte Board kann ich mit anderen teilen und bearbeiten.

Darüber hinaus kann ich Gruppen anlegen, die dann ihre eigenen Boards anlegen und kollaborativ bearbeiten. An dieser Stelle möchte ich noch einmal darauf hinweisen, dass ein Board erst ein KANBAN Board wird, wenn die jeweiligen Prozessschritte in ihren parallel abzuarbeitenden Tasks begrenzt sind (WIP: Work in Progress nach Anderson). Die einzelnen Tasks können auch verschiedenen Personen zugeordnet, und terminiert werden. Darüber hinaus können auch zu jedem Task Dateien und weitere Beschreibungen ergänzt werden. An dieser Stelle möchte ich nicht auf alle Features eingehen.

Der große Vorteil von Deck ist neben der Open Source Basis, die Verfügbarkeit einer mobilen App und die direkte Integration in Nextcloud, auf die wiederum direkt aus unserer Moodle-Lernplattform zugegriffen werden kann.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) nutzen wir die genannten Tools. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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OpenProject: Ein vielseitig einsetzbares Open Source Projektmanagement Tool

Gantt-Diagramm in der bei uns installierten OpenProject Anwendung.

Wie schon in einem anderen Blogbeitrag erwähnt, nimmt die Projektifizierung in allen Bereichen der Gesellschaft zu. Es ist somit erforderlich, das Projektmanagement zu professionalisieren, und zu überlegen, welche Vorgehensmodelle (klassisch – hybrid – agil) für die jeweilige Organisation geeignet sind. Bei der Nutzung der Vorgehensmodelle ist es natürlich wichtig, Kollaborationsplattformen und spezielle Anwendungen für Projektmanagement zu nutzen.

Neben den kommerziellen Anwendungen (SAP / Microsoft Project etc.) sind für uns auch Open Source Anwendungen wichtig. Da es auch hier viele Optionen gibt, sollten die Anforderungen an Projektmanagement-Software klar sein, und wie die jeweilige Anwendung in die gesamte IT-Infrastruktur der Organisation eingebunden werden soll.

OpenProject bietet hier sehr viele Vorteile: Zunächst einmal die Open Source Basis – wie Sie wissen, nutzen wir verschiedene Open Source Anwendungen wie Moodle, Nextcloud, BigBlueButton oder auch WordPress. Der Vorteil ist, dass die generierten Daten alle auf unseren Servern bleiben (Datenschutz).

Weiterhin bietet OpenProject die Möglichkeit, klassisches/plangetriebenes Projektmanagement, Agiles Projektmanagement und Hybrides Projektmanagement abzubilden.

Die Grafik (oben) zeigt ein Beispiel einer Standard-Vorlage für einen einfachen Balkenplan (Gantt-Diagramm) in der bei uns installierten OpenProject Anwendung. In kommenden Blogbeiträgen werde ich nach und nach weitere Möglichkeiten von OpenProject darstellen und erläutern.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) stellen wir Teilnehmern OpenProject zur Verfügung, sodass Sie verschiedene Funktionen ausprobieren können. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Nextcloud als weitere Open Source Anwendung installiert

Wie Sie als Leser unseres Blogs wissen, arbeiten wir seit vielen Jahren mit Moodle als Lernmanagement-System (LMS). und BigBlueButton als Videokonferenzsystem – beides sind Open Source Anwendungen, sodass alle Daten auf unseren Servern bleiben, und unseren Datenschutzbestimmungen entsprechend behandelt werden. Diese Anwendungen haben wir nun mit Nextcloud erweitert. Es handelt sich hier natürlich auch um eine Open Source Lösung, bei der großer Wert auf die eigene Kontrolle der Daten gelegt wird.

“As a vendor of on-premises solutions, Nextcloud puts the customer in control over their data in the most literal and direct sense. Your data is in your data center, on a server managed by you, rather than floating somewhere in the cloud” (Quelle: Nextcloud).

Die Möglichkeiten unserer Nextcloud werden nun nach und nach unseren Teilnehmern zur Verfügung stehen. Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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OpenCoDE: Open Source Code für die Öffentliche Verwaltung

Wie schon in diesem Beitrag beschrieben, kann die digitale Transformation ohne Open Source nicht gelingen. Es ist daher zwingend, dass sich Privatpersonen, Organisationen/Unternehmen und ganze Gesellschaften mit Open Source auseinandersetzen. Die Initiative OpenCoDE unterstützt diesen Weg für die Öffentlichen Verwaltungen.

“Open CoDE ist die gemeinsame Plattform der Öffentlichen Verwaltung für den Austausch von Open Source Software. Durch die zentrale Ablage von offenen Quellcodes soll die Wiederverwendung und gemeinsame Arbeit an Softwarelösungen der Öffentlichen Verwaltung zwischen Verwaltung, Industrie und Gesellschaft gefördert werden”.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen setzen wir bewusst auf Open Source Anwendungen wie Moodle, BigBlueButton, Nextcloud, WordPress usw. Informationen zu unseren Lehrgängen finden Sie auf unserer Lernplattform.