Innere und äußere Projektkulturen beachten

Eigene Darstellung nach Horn (2000)

Unternehmen haben sich vor über 100 Jahren arbeitsteilig (Taylorismus) organisiert, um massenhaft standardisierte Güter und Dienstleistungen zu erbringen. In dieser Zeit hat sich eine entsprechende Unternehmenskultur entwickelt, in der es Subkulturen (Abteilungskulturen) gab, und Projekte oftmals als störend empfunden wurden.

Der Soziologe Edgar Schein versteht folgendes unter Unternehmenskultur: „Ein Muster gemeinsamer Grundprämissen, das die Gruppe bei der Bewältigung ihrer Probleme externer Anpassung und interner Integration erlernt hat, das sich bewährt hat und somit als bindend gilt; und das daher an neue Mitglieder als rational und emotional korrekter Ansatz für den Umgang mit diesen Problemen weitergegeben wird“ (Schein, E. (1995)).

Mit der Zeit wurden die Anforderungen immer komplizierter/komplexer, und die Vorgehensweise der Leistungserbringung in Unternehmen passte sich über das Projektmanagement, das hauptsächlich klassisch plangetrieben war, an. Es entwickelte sich eine entsprechende Projektkultur.

Je unklarer die Anforderungen sind, und je unklarer die Herangehensweise ist, umso komplexer wird das Projekt. Solche Projekte werden dann eher mit angemessenen Vorgehensmodellen wie Scrum oder KANBAN etc. – bzw. hybrid – durchgeführt, die ein entsprechendes Mindset erfordern (Agile Projektkultur).

Die Abbildung zu Beginn des Beitrags zeigt die Dimension der Kultur auf verschiedenen Ebenen und bei verschiedenen Beteiligten. Stellen Sie sich einfach einmal vor, jeder dieser Beteiligten hat eine andere Projektkultur – jeder Beteiligte hat ein unterschiedliches Mindset zum Thema Projektmanagement…. Es ist gut, wenn sich Projektmanager darüber ein Bild machen, und Erkenntnisse in ihre Projektarbeit beachten.

Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

Öffentliche Projekte: Welche wesentlichen Probleme gibt es im Projektverlauf?

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Öffentliche Projekte stehen oft in der gesellschaftlichen Wahrnehmung nicht gut dar. Es scheint, als ob die “Öffentliche Hand” unfähig ist, Projekte erfolgreich durchzuführen. Doch auch Unternehmen bekleckern sich mit ihren Projekten nicht immer mit Ruhm. Bei Unternehmen wird darüber nur gelächelt, doch bei öffentlichen Projekte wird geschimpft und teilweise geflucht, da es ja “unsere Steuergelder” sind. Dass es auch anders geht, zeigt der Beitrag Können öffentliche Infrastrukturprojekte nicht besser durchgeführt werden?

Doch was sind konkret die Probleme im Projektverlauf bei öffentlichen Projekten? Prof. Dr. Silke Schönert sieht hier drei wesentliche Punkte (Quelle: Der Zukunftskongress Staat & Verwaltung 2023 – Interview mit Prof. Dr. Silke Schönert, in projektmanagementaktuell 2/2023):

1) Projekte werden häufig aus politischen Gründen zu schnell gestartet, ohne vorhergehend eine systematische Projektmanagement-Planung aufzustellen.

2) Rollen werden unklar definiert bzw. politisch motiviert besetzt, sodass die fachliche Eignung nicht immer im Vordergrund steht.

3) Es fehlt in Teilen ein Verständnis für den Unterschied zwischen Projekt- und Programmmanagement. Häufig handelt es sich in der öffentlichen Verwaltung um Programme und nicht um Projekte, hier werden also ganz andere Methoden und Kompetenzen erforderlich.

Diese drei Punkte zeigen schon, dass sich die öffentlichen Strukturen verändern müssen, damit öffentliche Projekte in Zukunft erfolgreicher durchgeführt werden können. Die Veränderungen beziehen sich dabei nicht nur auf die jeweiligen Projektmanagement-Kompetenzen, sondern auch auf die politischen und Verwaltungsstrukturen.

Meines Erachtens ist das nicht allen Akteuren bewusst, denn es wird aktuell eher versucht, die nicht mehr zeitgemäßen Strukturen/Prozesse/Projekte zu digitalisieren, ohne sie grundlegend zu erneuern. Es macht keinen Sinn, Strukturen/Prozesse/Projekte zu digitalisieren, die möglicherweise in Zukunft nicht mehr benötigt werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektleitbild – ein Fallbeispiel

Image by Gerd Altmann from Pixabay

In Projekten geht es immer im Ziele, die erreicht werden sollen. Es erleichtert die Zusammenerarbeit in Organisationen, wenn schon eine Projektkultur Einzug gehalten hat, die die bisher in der Massenprpduktion vorherrschende Routinearbeit ergänzt, oder schon abgelöst hat. Dazu ist es weiterhin förderlich, wenn ein Projektleitbild zu etablieren und zu leben, das oft an das Agile Manifest erinnert. Das wiederum ist nicht verwunderlich, da das Agile Manifest Elemente aus “Lean” formuliert. Im folgenden Fallbeispiel ist ein Projektleitbild für ein Projekt zur deutschlandweiten Einführung eines Personalverwaltungssystems (PVS) dargestellt.

Erfolg im TeamAuftraggeber und Auftragnehmer streben gemeinsam als Team den Projekterfolg an.
Erfolg für alleDas Projekt ist dann erfolgreich, wenn das Ziel im Einklang von Qualität, Ressourceneinsatz und Termintreue erreicht wird.
Erfolg durch KommunikationDie Projektteammitglieder betreiben eine (pro-) aktive, umfangreiche Kommunikation (und kein “aktives Warten”). Dazu gehört auch die frühzeitige Eskalation.
Erfolg durch FührungDie Projektleitung übt eindeutige Richtlinienkompetenz aus.
Erfolg durch VertrauenVor dem Vertrag steht die gemeinsame Lösungsfindung. Vertragsdiskussionen nicht im Tagesgeschäft.
Erfolg durch ErfahrungDas System PVS ist erst am Ende von Roll-out 2 abgeschlossen.
Quelle: Erne, R.; Hüsselmann, C.; Langhardt, S. (2023): Lean Project Management. Warum Sie sich in Projekten mehr um Misserfolgsfaktoren kümmern sollten, in: projektmanagementaktuell 2/2023.

Siehe dazu auch Lean Project Management: Verschwendungsarten in Projekten und Unternehmenskultur und Projektkultur im Spannungsfeld zwischen “Tight” und “Loose”.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Unternehmenskultur und Projektkultur im Spannungsfeld zwischen “Tight” und “Loose”

Dass die Kultur – in Unternehmen die Unternehmenskultur – einen großen Einfluss auf das entsprechende Projektmanagement hat (Projektkultur), ist schon lange bekannt und wird immer wieder thematisiert. Wenn man es plakativ darstellt, wird eine eher offene Unternehmenskultur mit dem Agilen Projektmanagement, und eine eher geschlossene Unternehmenskultur mit dem Klassischen/Plangetriebenen Projektmanagement in Verbindung gebracht.

In dem Zusammenhang wird oft auf das Kulturebenen-Modell von E. Schein verweisen, der auch auf die begrenzte Beeinflussbarkeit einer historisch gewachsenen Unternehmenskultur hinweist. Weiterhin wird oft auf die unterschiedlichen Kulturen von ganzen Ländern verwiesen. Dabei gibt es Länder wie die USA, denen eher eine “loose culture”, und Länder wie Deutschland, denen eher eine “tight culture” zugesprochen wird (vgl. Gelfand 2018). Jetzt geht es in Unternehmen oftmals nicht um ein “Entweder-oder”, sondern um ein “Sowohl-als-auch”, also um organisationale Ambidextrie. Dabei versuchen Unternehmen, eine Balance zwischen den extremen Polen einer Unternehmenskultur zu finden.

“Damit ist gemeint, dass ein Unternehmen, das tendenziell durch eine „lose“ Unternehmenskultur gekennzeichnet ist, straffe Regelungen einführt. Beispielsweise besagt die 70-20-10-Regelung bei Google, dass Mitarbeiter 70?% ihrer Arbeitszeit für vorhandene Unternehmensprojekte aufwenden, 20?% für Ideen, die mit diesen Projekten im Zusammenhang stehen sowie 10?% für individuelle Projektansätze. Das Konzept wird als „structered looseness“ bezeichnet.

Von „flexible tightness“ wird in den Fällen gesprochen, in denen Unternehmen, die tendenziell durch eine straffe Unternehmenskultur gekennzeichnet sind, lockerere Praktiken zur Anwendung bringen. Als Beispiel kann auf den japanischen Autobauer Toyota verwiesen werden, der im Rahmen eines vorgegebenen Acht-Schritte-Programms die Mitarbeiter zum Experimentieren einlädt. Interessanterweise wird hier ein Unternehmen aus einer tendenziell „engen“ Kultur genannt, das maßgeblich den Trend zu Agilität beeinflusst hat.”

Richter, C. (2023): Die Zukunft des Projektmanagements: Projekt-Leadership zwischen Rule Makers und Rule Breakers, in: projektmanagementaktuell 2/2023.

Die beiden Beispiele zeigen auf, dass es nicht DIE Lösung für eine bestimmte Organisation gibt, sondern die Unternehmenskultur abhängig ist von der Historie, der Branche, der beruflichen Domäne, ja sogar zur Projektlandschaft – was die Sache nicht einfacher macht. Siehe dazu auch Growth Mindset, Agilität und Multiple Intelligenzen und Ulvnes, R. (2015): From management to leadership using Tight – Loose – Tight.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Die Studie Führungskultur 2017 sagt viel über Projektarbeit in Organisationen aus

Die Studie Führungsbarometer 2017 (PDF, Penning Consulting vom 27.11.2017) wurde mit computerunterstützten Telefoninterviews (CATI) und einem strukturierten Fragebogen erstellt. Aus Projektmanagement-Sicht ist es interessant zu sehen, dass sich viele der Fragen mit Projekten befassen. Das ist nicht überraschend, da viele Änderungen (Change) mit Projekten umgesetzt werden. Dabei wird deutlich, dass Projektarbeit oft als zusätzliche Belastung gesehen wird. Diese Wahrnehmung ist aus der Perspektive des Routinemanagements, und der damit verbundenen unternehmerischen Strukturen, durchaus verständlich. Es zeigt, dass viele Organisationen noch nicht so recht wissen, wie Sie Routinemanagement und Projektmanagement miteinander verbinden können (Projektkultur). Ein Ansatz ist, durch vermehrte Projektarbeit Organisationsentwicklung zu betreiben, da Projektarbeit mehr Selbstorganisation auf allen Ebenen erfordert. Letztendlich wird durch Projektarbeit die kreative Selbstorganisationsfähigkeit in komplexen Problemlösesituationen entwickelt/verbessert. Ein modernes Management ist somit ein modernes Kompetenzmanagement auf der Ebene des Individuums, der Gruppe (Team), der Organisation und des Netzwerks, Warum? Weil Kompetenz heute als Selbstorganisationsdisposition verstanden wird. Siehe dazu auch Freund, R. (2011): Das Konzept der Multiplen Kompetenz auf den Analyseebenen Individuum, Gruppe, Organisation und Netzwerk. In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager (IHK), Projektmanager Agil (IHK) und Innovationsmanager (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge in. Informationen zu den IHK-Zertifikatslehrgänegn finden Sie auf unserer Lernplattform.