OpenProject: Arbeitspakete direkt im Gantt-Diagramm hinterlegen

OpenProject 12.3: Datei “Arbeitspaket 2023-01.doc” direkt in einem Task hinterlegen

Wie schon in verschiedenen Blogbeiträgen angesprochen, arbeiten wir in unserem Open-Source Ökosystem (Moodle, BigBlueButton, Greenlight, Nextcloud, WordPress etc.) mit OpenProject, um Balkenpläne, Task Boards und Scrum abzubilden. Im klassischen, plangetriebenen Projektmanagement, kommt dem Projektstrukturplan und den Arbeitspaketen eine besondere Bedeutung zu. Es ist daher gut, wenn man im Balkenplan (Gantt-Diagramm) zu den zeitlich angeordneten Arbeitspaketen direkt das dazugehörende Arbeitspaket als Datei bei der Funktion “Task” hinterlegt (Siehe Abbildung). Selbstverständlich können Sie nicht nur eine, sondern viele Dateien hinzufügen. Darüber hinaus bietet die Integration von OpenProject und Nextcloud auch den direkten Zugriff auf in der Nextcloud abgelegte, umfangreichere Dokumentenstrukturen. Insofern können Projektteams mit OpenProject das Informations-, Kommunikations-, und Berichtswesen, sowie die dazugehörende Dokumentation sehr gut aufbauen, und an die speziellen Bedürfnisse des Projekts anpassen.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanagerin AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Von der Projektmanagement-Software zur Kollaborationsplattform

“Die Projektleiter selbst schätzen, dass die eingesetzte Software einen Anteil von ~20?% an der Projektperformance hat [2]. Dies stellt die Wichtigkeit dieser Softwares heraus. Weitere Verbesserungen auf die Projektperformance lassen sich sowohl mit der Implementierung von weiteren Projektmanagementstandards als auch branchen- bzw. kundenspezifischen Standards realisieren” (Stumpp et al (2022): Digitales Projektmanagement – Future Now, in projektmanagementaktuell 5/2022.

Dass eine gute Software helfen kann sicher richtig, doch ist die angegebene Quelle, die hier mit [2] angegeben ist aus dem Jahr 2008! Da gibt es doch bestimmt neuere Studien, die die beiden Autoren möglicherweise nicht kennen – na ja. Dennoch muss man den Autoren zugute halten, dass sie auf eine Schwachstelle von Projektmanagement-Software hinweisen: Die verschiedenen Angebote decken oft nur einen Teil des Projektmanagements ab. Dazu bieten die Autoren in dem Artikel natürlich ihr entwickeltes System an. Das ist durchaus legitim, doch gibt es auch Alternativen auf Open Source Basis.

Wie Sie als Leser unseres Blogs wissen, haben wir uns bei der Auswahl einer geeigneten Software für OpenProject entschiedenen. OpenProject bietet heute die Möglichkeit, plangetriebene, hybride und agile (Kanban und Scrum) Vorgehensmodelle bei Projekten abzubilden. Weiterhin ist OpenProject eine Open Source Anwendung die es ermöglicht, (Unternehmens-)Daten auf einem eigenen Server zu verwalten.

Das ist allerdings nicht alles, denn zu den schon sehr guten Möglichkeiten von OpenProject müssen noch weitere Elemente hinzukommen. Beispiele sind digital abgebildete PM-Prozesse je nach Standard, Stakeholdermanagement, Risiko- und Qualitätsmanagement usw. Wir haben beispielsweise OpenProject mit Nextcloud (Open Source) auf unseren Servern verbunden, sodass weitere Möglichkeiten entstehen, die ich hier nicht alle aufzählen kann. Insgesamt ist unser Ziel, die verschiedenen Open Source Anwendungen in eine Kollaborationsplattform für ein modernes Projektmanagement zu überführen.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform..

Kollaborationsplattformen fallen unter den Begriff der ´Social Media´, sind aber nicht damit identisch

Group of people with devices in hands working together as symbol of networking and communication

In der letzten Zeit habe ich vermehrt über Kollaborationsplattformen gepostet: Software bereitstellen reicht nicht, denn Kollaborationsplattformen sind anders oder auch Kollaborationsplattformen fördern neue Formen der Zusammenarbeit. Heute möchte ich auf den Bezug zwischen Kollaborationsplattformen und Social Media eingehen. Es stellt sich hier die Frage, ob es Unterschiede gibt, und wenn ja, welche? Es ist dabei hilfreich, sich klar zu machen, wie Kollaborationsplattformen in den Statistiken erfasst werden.

“Kollaborationsplattformen fallen in der amtlichen Statistik unter den Begriff der ´Social Media´, sind aber nicht damit identisch: ´Zu dem Oberbegriff Social Media (auch: Soziale Medien) werden alle digitalen Medien (Plattformen) und Technologien gezählt, die es Nutzern ermöglichen, sich untereinander auszutauschen. Einige Plattformen bieten zusätzlich die Möglichkeit, Inhalte einzeln oder in Gemeinschaft zu gestalten”. (Destatis 2017, zitiert in Hardwig, T.; Weißmann, M. (2021): Das Arbeiten mit Kollaborationsplattformen – Neue Anforderungen an die Arbeitsgestaltung und interessenpolitische Regulierung. In: Mütze-Niewöhner et al. (Hrsg.) (2021): Projekt- und Teamarbeit in einer digitalisierten Arbeitswelt, S. 203-224; Fußnote auf Seite 208).

Kollaborationsplattformen sind durchaus ein neuer “Typus von Anwendungssystemen zur Unterstützung der räumlich verteilten Zusammenarbeit in Teams bzw. Projekten. Sie unterscheiden sich von traditioneller Groupware oder von
Wissensmanagementsystemen grundlegend (McAfee 2009), wir sehen fünf spezifische Eigenschaften: Transparenz, Soziales Netzwerk, Wachsende Strukturen, Gestaltungsbedürftigkeit, Integrierte Lösung” (ebd. S. 206-207).

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) nutzen wir Kollaborationsplattformen für die Projektarbeit. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Software bereitstellen reicht nicht, denn Kollaborationsplattformen sind anders

Viele Mitarbeiter in den Unternehmen sehen die Möglichkeiten von IT-Systemen immer noch so, wie es jahrzehntelang üblich war: Na ja, wird halt wieder eine neue Software installiert. Diese Sicht auf die neuen Kollaborationsplattformen stimmt so nicht mehr, da diese erhebliche aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen mit sich bringen, und viel stärker selbstorganisiert genutzt und entwickelt werden.

“Bei Kollaborationsplattformen handelt es sich um integrierte Anwendungen, die vielfältige Funktionen für die raum- und zeitunabhängige virtuelle Zusammenarbeit von Teams, Projekten sowie den firmenweiten Austausch an einem virtuellen Ort im Netz zur Verfügung stellen. Mit dieser übergeordneten technischen Infrastruktur ist auch die flexible Einbindung von Externen möglich. Diese Anwendungen, die unter ganz verschiedenen Begrifflichkeiten diskutiert werden (Hardwig et al. 2020), unterscheiden sich von bisherigen Groupware-Anwendungen, die auf E-Mail basieren, wesentlich (McAfee 2009), indem sie Potenziale für eine teamübergreifende, netzwerkartige Zusammenarbeit bieten. Bisherige Forschungen führen vor Augen, dass eine reine technische Bereitstellung von Software nicht ausreicht: Eine effiziente Nutzung von Kollaborationsplattformen verlangt vielfältige organisationale, räumliche, technische sowie soziale Voraussetzungen zu schaffen (Greeven und Williams 2017). Durch die Möglichkeiten von mehr Selbstorganisation der Teams durch den Einsatz dieser Plattformen werden insbesondere hierarchische Arbeits- und Organisationsstrukturen herausgefordert” (Hardwig, T.; Weißmann, M. (2021): Auf der Suche nach dem digitalen Arbeitsplatz. In: Mütze-Niewöhner et al. (Hrsg.) (2021): Projekt- und Teamarbeit in einer digitalisierten Arbeitswelt, S. 179-180.

Die Etablierung von Kollaborationsplattformen verändert das Unternehmen als Sozio-Technische Gestaltungsansätze und unterstützt die selbstorganisierte Wissensarbeit. Wird in der Organisation noch ein klassisches IT-System genutzt (z.B. ein ERP-System) so wird es auch hier immer wieder zu Überschneidungen/Abstimmungen zwischen der Kollaborationsplattform und dem ERP-System kommen (müssen). Diese ambivalente Infrastruktur sinnvoll zu nutzen ist eine wichtige Aufgabe der Führung – des Managements. Aktuell habe ich allerdings eher den Eindruck, dass die Unternehmen nach dem Motto “viel hilft viel” verfahren, was zu einer erheblichen Verschwendung von Ressourcen führt. Diese Kosten sind kaum sichtbar, da diese oft in den Gemeinkosten untergehen.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auch auf diese zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

Projektmanager (IHK) startet am 13.01.2016 in Köln

projektmanager-ihk-neu-300Es geht wieder los: Am Mittwoch, den 13.01.2016 startet der erste Blended Learning Lehrgang Projektmanager (IHK) in Köln. Auch in diesem Jahr gibt es wieder ein ausführliches Update des Konzepts, inkl. der Teilnehmerunterlagen und der Onlineinhalte. Ich bin gespannt, wie das Update 2016 bei den Teilnehmern ankommen wird. Sollten Sie an dem Lehrgang interessiert sein, so finden Sie Informationen auf unserer Lernplattform.

Warum klappt das mit dem “Wissen teilen” einfach nicht?

“Wissen teilen” ist eine Kernaktivität u.a. im Genfer Modell zu Wissensmanagement. Doch warum klappt das mit dem “Wissen teilen” einfach nicht? Immerhin haben doch viele Unternehmen Software (Open Source oder lizenzpflichtig) eingeführt… Dass das der falsche Ansatz ist, haben jetzt wieder einmal Studien belegt. Connelly, C. E., Zweig, D., Webster, J. and Trougakos, J. P. (2011), Knowledge hiding in organizations. Journal of Organizational Behavior, 32: n/a. doi: 10.1002/job.737 haben nachweisen können, dass es eben nicht die Software (Technologie), sondern der Mensch mit seinem Verhalten ist, der das Teilen von Wissen blockiert oder fördert. Der Artikel Warum der Austausch von Wissen in Firme scheitert (Die Welt vom 16.05.2011) geht auf die Forschungsergebnisse ein und stellt die wichtigsten Erkenntnisse dar. Mitarbeiter verstecken ihr Wissen, indem sie “ausweichend antworten, rationalisiertes Verstecken betreiben oder sich einfach dumm stellen”. Diese Hürden können mit einer entsprechenden Vertrauenskultur durchaus überwunden werden, doch ist es für Manager in den Unternehmen oft einfacher, in Software und Hardware zu investieren, als in den Aufbau einer Vertrauenskultur. Ein teurer Spaß. Es geht auch anders: Martin, J. (2006): Multiple Intelligence theory, knowledge creation and trust. Die Autorin zeigt hier auf, wie mit Hilfe der Multiple Intelligenzen Theorie Vertrauen aufgebaut werden kann, auf der dann wiederum das Teilen von Wissen beruht. Das ist doch durchaus eine Überlegung wert, oder?

Kossmann, D.; Alonso, G. (2006): Software Mass Customization

Der Artikel Kossmann, D.; Alonso, G. (2006): Software Mass Customization (Erschienen in Datenbank-Spektrum 19/2006) ist zwar schon einige Jahre alt, dennoch weist er sehr gut und verständlich auf die Möglichkeiten hin, Mass Customization in der Softwarebranche zu nutzen. Dabei kommt es natürlich auf eine sinnvolle Modularisierung und deren geeignete Konfiguration an (Solution Space Ebene von Mass Customization). Mit diesen Hilfsmitteln ist eine Individualisierung von Software möglich, die gleichzeitig kostengünstig wäre. Bei den aktuellen Telefonen sieht man schon, dass diese Möglichkeiten nach und nach genutzt werden. Dennoch vermutet kaum jemand dahinter Mass Customization. Der nächste Schritt ist natürlich Open Innovation im Softwarebereich, also Open Source Entwicklungen mit den entsprechenden Tool-Kits. Man sieht an dem Beispiel Software, wie sich die einzelnen Themenfelder Mass Customization und Open Innovation sinnvoll ergänzen. Der Artikel Kossmann, D.; Alonso, G. (2006): Software Mass Customization beschreibt weiterhin die verschiedenen Möglichkeiten, Mass Customization für Software praktisch umzusetzen. Es wird Zeit, dass sich nicht mehr die Menschen an die Software anpassen, sondern sich die Software nach den individuellen Bedürfnissen der Menschen richtet.

Open Web Foundation gegründet

openwebfoundation.jpgAm 24.07.2008 wurde die Gründung der Open Web Foundation bekannt gegeben: “The Open Web Foundation is an attempt to create a home for community-driven specifications. Following the open source model similar to the Apache Software Foundation, the foundation is aimed at building a lightweight framework to help communities deal with the legal requirements necessary to create successful and widely adopted specification.” Es verwundert daher nicht, dass die Open Web Foundation von den ganz Großen des Internetbusiness unterstützt wird: Google, Facebook, Yahoo, … Ich bin gespannt darauf, was die Open Web Foundation in Zukunft bewirken kann.

Compendium: Software verbindet Informationen und Ideen

compendium.jpgAuf der Website des Compendium Institute findet man eine tolle Software (Download): “Compendium is a software tool providing a flexible visual interface for managing the connections between information and ideas. It places few constraints on how you organise material, though many have found that it provides support for structured working for instance, following a methodology or modelling technique. Our own particular interest is in visualizing the connections between people, ideas and information at multiple levels, in mapping discussions and debates, and what skills are needed to do so in a participatory manner that engages all stakeholders.” Es ist relativ einfach, dass Programm herunterzuladen und es macht wirklich Spaß, dieses Tool auszuprobieren… Siehe dazu auch meinen Blogbeitrag zu ICKN (Innovative Collaborative Knowledge Network).