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Projekte in der kommunalen Verwaltung: Fachkräfte und das leidige Thema “Faxgeräte”

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In dem Beitrag Die etwas andere Perspekive der Politik auf Projekte habe ich schon einmal darauf hingewiesen, dass wir Projekte in der Wirtschaft nicht mit Projekten in der Politik vergleichen können. Doch wie sieht es in einem etwas überschaubarereren Bereich wie der kommunalen Verwaltung aus? Interessant ist in diesem Zusammenhang das Interview mit Sabrina Heine und Charlotte Bock unter dem Titel “Projekte holen Fachkräfte in kommunale Verwaltungen”, das gerade in projektmanagementaktuell 01/2024 erschienen ist. Ich möchte daraus zwei Aspekte hervorheben.

Einerseits ist es das Thema “Fachkräfte”, das in der kommunalen Verwaltung immer mehr über Projekte angegangen wird. Interessante Projekte locken Personen an, die die spannenden Veränderungen in der kommunalen Verwaltung als Herausforderung und Chance sehen.

Charlotte Bock: (…) “eine klassische Stellenausschreibung findet selten den Weg zu den Fachkräften. Stattdessen schreiben wir ein attraktives Projekt aus …” (ebd).

Natürlich müssen wir auch auf das leidige Thema “Faxgeräte” in der kommunalen Verwaltung eingehen, Als Privatpersonen, oder als wirtschaftlich ausgerichtetes Unternehmen, wundern wir uns darüber, dass es in den kommunalen Verwaltungen überhaupt noch Faxgeräte gibt.

Sabrina Hein: “Doch eine kommunale Verwaltung ist kein Unternehmen. Sie ist die kleinste ausführende Einheit des Bundes. Sie ist eingebettet in ein hierarchisches Konstrukt. Die Arbeitsweise mag von außen als umständlich und langsam gesehen werden. Sie ist aber historisch gewachsen und hat ihren Sinn” (ebd.).

Nach den Erfahrungen aus den letzten Weltkriegen wurde das Nachkriegs-Deutschland bewusst dezentral wieder aufgebaut. Diese Strukturen haben in dem relativ stabilen Umfeld der Industriegesellschaft viele positive Effekte gehabt. Die turbulenten technologischen, demographischen und geopolitischen Veränderungen führen seit einiger Zeit dazu, dass es darum geht, muti-kontext Probleme zu lösen. Leider sind diese zu spät (Digitalisierung, Infrastruktur) oder auch falsch (Abhängigkeit von Gaslieferungen aus Russland) angegangen worden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Öffentliche Projekte: Welche wesentlichen Probleme gibt es im Projektverlauf?

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Öffentliche Projekte stehen oft in der gesellschaftlichen Wahrnehmung nicht gut dar. Es scheint, als ob die “Öffentliche Hand” unfähig ist, Projekte erfolgreich durchzuführen. Doch auch Unternehmen bekleckern sich mit ihren Projekten nicht immer mit Ruhm. Bei Unternehmen wird darüber nur gelächelt, doch bei öffentlichen Projekte wird geschimpft und teilweise geflucht, da es ja “unsere Steuergelder” sind. Dass es auch anders geht, zeigt der Beitrag Können öffentliche Infrastrukturprojekte nicht besser durchgeführt werden?

Doch was sind konkret die Probleme im Projektverlauf bei öffentlichen Projekten? Prof. Dr. Silke Schönert sieht hier drei wesentliche Punkte (Quelle: Der Zukunftskongress Staat & Verwaltung 2023 – Interview mit Prof. Dr. Silke Schönert, in projektmanagementaktuell 2/2023):

1) Projekte werden häufig aus politischen Gründen zu schnell gestartet, ohne vorhergehend eine systematische Projektmanagement-Planung aufzustellen.

2) Rollen werden unklar definiert bzw. politisch motiviert besetzt, sodass die fachliche Eignung nicht immer im Vordergrund steht.

3) Es fehlt in Teilen ein Verständnis für den Unterschied zwischen Projekt- und Programmmanagement. Häufig handelt es sich in der öffentlichen Verwaltung um Programme und nicht um Projekte, hier werden also ganz andere Methoden und Kompetenzen erforderlich.

Diese drei Punkte zeigen schon, dass sich die öffentlichen Strukturen verändern müssen, damit öffentliche Projekte in Zukunft erfolgreicher durchgeführt werden können. Die Veränderungen beziehen sich dabei nicht nur auf die jeweiligen Projektmanagement-Kompetenzen, sondern auch auf die politischen und Verwaltungsstrukturen.

Meines Erachtens ist das nicht allen Akteuren bewusst, denn es wird aktuell eher versucht, die nicht mehr zeitgemäßen Strukturen/Prozesse/Projekte zu digitalisieren, ohne sie grundlegend zu erneuern. Es macht keinen Sinn, Strukturen/Prozesse/Projekte zu digitalisieren, die möglicherweise in Zukunft nicht mehr benötigt werden.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Stärkere Projektorientierung um den Ineffizienzkreislauf bei öffentlichen Verwaltungen zu durchbrechen

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In dem Artikel Richter, C. (2022): Auf dem Weg zu mehr Agilität: Ein Feld für Projekteinsätze von Beschäftigten aus Unternehmen in öffentlichen Verwaltungen. In: projektmanagementaktuell 3/2022, S. 61-67 stellt der Autor die besonderen Rahmenbedingungen öffentlicher Verwaltungen dar, die sich doch erheblich von wirtschaftlich geprägten Organisationen unterscheiden. Es wird weiterhin aufgezeigt, dass sich die öffentliche Verwaltung in einem Ineffizienzkreislauf befindet: (1) Mangelnden Effizienz in Entscheidungsprozessen > (2) Operative Hektik > (3) Vernachlässigung von Zukunftsprojekten > (4) Reaktive Kommunikation / eingeschränkte Mitgestaltung > ( 1) Mangelnde Effizienz in Entscheidungsprozessen etc. (ebd. S. 62). Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, bietet sich eine stärkere Projektorientierung an, die je nach Vorhaben plangetrieben, hybrid und/oder agil sein. kann. Denn nicht jedes Projekt ist für agile Vorgehensmodelle geeignet.

“Nicht erst die Corona-Pandemie zeigt die Notwendigkeit zur aufbau- und ablauforganisatorischen Flexibilität, um unvorhersehbare und bislang unbekannte Aufgaben erledigen zu können. Flexibles Handeln setzt das Beherrschen von Methoden des Projektmanagements voraus, sodass die Linienorganisation bei Bedarf um eine Projektorganisation ergänzt werden kann. Mit einem Projekt-Mindset lassen sich Aufgaben verstärkt interdisziplinär angehen. Damit wird zusätzlich die Umsetzung von Innovationsprozessen beschleunigt. Eine besondere Bedeutung kommt hierbei dem agilen Projektmanagement zu. Im Kern meint Agilität die Erhöhung von Anpassungsfähigkeit” (ebd. S. 65).

Ein für mich positives Beispiel ist die Stadt Köln. In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen haben sich in den letzten Jahren sehr viele Mitarbeiter der Stadt Köln zum Thema weitergebildet und entsprechende Kompetenzen entwickelt. Dabei waren alle Teilnehmer offen und der Projektarbeit positiv gegenübergestellt. Damit dieser Weg erfolgreich ist, sollten die Rahmenbedingungen für die öffentliche Verwaltung eine Projektorientierung stärker ermöglichen, damit sich ein entsprechendes Projekt-Mindset entwickeln kann. Solche Zusammenhänge berücksichtigen wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Wissensmanagement in Öffentlichen Verwaltungen

wm-övJa, auch die Öffentliche Verwaltung befasst sich mit Wissensmanagement. Die im Dezember 2013 veröffentlichten Ergebnisse der Studie Wissensmanagement in Öffentlichen Verwaltungen (PDF) zeigen, dass die Realität den Anforderungen noch nicht entspricht und daher folgende Empfehlungen gegeben werden (S. 10):

  1. Es sollte mit Beispielen und Pilotprojekten begonnen werden, die eigene Erfahrungen erzeugen und für die gesamte Einrichtung nutzbar gemacht werden können.
  2. Es muss sichergestellt werden, insbesondere die Verwaltungsleitung von der Notwendigkeit des Wissensmanagements zu überzeugen.
  3. Zur nachhaltigen Umsetzung muss sich die Verwaltungskultur ändern und für eine neue Vertrauens-, Fehler- und Umgangskultur öffnen.
  4. Wissensmanagement ist ein neues Instrument, bei dessen Einführung auch die Ergebnisse und Anforderungen des Change Managements berücksichtigt werden sollten.
  5. Aufgrund der angespannten Personalsituation müssen Prioritäten in den Verwaltungen gesetzt werden – nicht alles ist (gleichzeitig) umsetzbar!

In dem von uns entwickleten Blended Learning Lehrgang Wissensmanager/in (IHK) können sich auch Teilnehmer aus der Öffentlichen Verwaltung entsprechende Kompetenzen aneignen. Der nächste Lehrgang ist mit Start am 29.04.2014 in Köln geplant. Siehe dazu auch Wissensmanager/in (IHK) bei der IHK Köln beendet.

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Gesellschaft für Informatik e.V. (2012): Memorandum zur Öffnung von Staat und Verwaltung (Open Government)

Das Positionspapier Gesellschaft für Informatik e.V. (2012): Memorandum zur Öffnung von Staat und Verwaltung (Open Government) ist ein Aufruf an die Bürokratie (Herrschaft der Verwaltung, Quelle: Wikipedia), sich zu öffnen und dafür auch neue Technologien zu nutzen. Das ist einerseits nicht besonders überraschend, berücksichtig man den Herausgeber, die Gesellschaft für Informatik e.V. Interessant ist allerdings, dass es sich hier um die Fachgruppe Verwaltungsinformatik handelt, was eine eher verwaltungsorientierte Perspektive auf das Thema vermuten lässt. Diese Vermutung wird bestätigt, wenn man sich den Text durchliest. Meiner Meinung nach versucht die Bürokratie (Herrschaft der Verwaltung, Quelle: Wikipedia), Open Government von Innen nach Außen kontrolliert zu steuern. Das halte ich eher für einen ingenieurwissenschaftlichen Ansatz, der dem komplexen gesellschaftlichen Gesamtsystem nicht gerecht wird. Wie würde Open Government denn aussehen, wenn es aus der Perspektive der Menschen (Bürger?) interpretiert würde – also eher Bottom-Up? Die Herrschaft der Verwaltung (Bürokratie) würde infrage gestellt – doch wer will das schon? Wie es funktionieren kann, zeigt dieses Beispiel. Die Entgrenzungstendenzen sind nicht zu stoppen, sondern können nur verzögert werden.