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Gedanken zu Künstlicher Intelligenz und Wissensarbeit

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Es wird immer deutlicher, dass Künstliche Intelligenz in allen Lebensbereichen Einfluss nimmt. In Prozessen, in denen Wissen (explizit es Wissen, implizites Wissen) eine wichtige Rolle spielt. kann Künstliche Intelligenz in der Zwischenzeit viele Aufgaben übernehmen, die bisher Experten mit ihrem besonderen Wissen vorbehalten waren.

Künstliche Intelligenz ist somit nicht nur für explizierbares Wissen geeignet, das artikuliert und in Daten und Informationen dargestellt wird, sondern auch für domänenspezifisches Wissen – der Expertise. Das ist ein großer Unterschied zu traditionellen IT-Systemen oder auch Expertensystemen.

„Massive impact on knowledge work. Where earlier waves of automation transformed physical labour, AI is the first to massively affect cognitive and creative work, including writing, programming, legal analysis, medical diagnostics, scientific discovery, forecasting and image generation“ (UN, 2026).

Da es in diesem Beitrag um Wissensarbeit geht, kommt jetzt der Begriff der Arbeit ins Spiel. Arbeit wird heute meistens als Erwerbsarbeit interpretiert, die dazu geeignet sein soll, den Lebensunterhalt zu bestreiten.

Wenn Wissen immer nur in Bezug auf Arbeit, und den damit verbundenen Prozess gesehen wird, und Künstliche Intelligenz einen Großteil übernehmen oder ersetzen kann, wird es für Wissensarbeiter natürlich problematisch. Viele Studien zeigen daher auch in der aktuellen Debatte auf, welche Berufsbilder von dieser Entwicklung stark oder weniger stark betroffen sein werden. Dabei bin ich der Meinung, dass es nicht immer um gesamte Berufe geht, sondern um viele einzelne, eher kleine Tätigkeitsbereiche – also um ein Tätigkeitsportfolio.

Möglicherweise wird es Zeit darüber nachzudenken, ob Arbeit im Sinne einer Erwerbsarbeit weiterhin die Basis für das Bestreiten des Lebensunterhaltes sein sollte, ja sogar sein kann. Wenn jede Art von Erwerbsarbeit von Künstlicher Intelligenz – und bald von KI-Robotern – beeinflusst und ersetzt werden kann, ist der Bezugspunkt der Erwerbsarbeit für die Sicherung unseres sozialen Systems nicht mehr geeignet. Die Struktur der Einnahmenseite und die Struktur der Ausgabenseite müssen gleichzeitig angegangen werden. Erste zarte Anzeichen für alternative Konzepte gibt es schon.

Es ist allerdings auf Grund der demographischen Struktur in Deutschland sehr schwierig, mögliche Lösungen umzusetzen, da der überwiegende Teil der Wählerschaft in einem alter ist, die ihr Leben auf Erwerbsarbeit aufgebaut haben. Diese älteren Menschen haben ein sehr eingefahrenes Deutungsmuster, das nicht so einfach veränderbar ist.

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Steckbrief zu KANBAN: Vorteile und Nachteile

Steckbrief KANBAN (Timinger 2021), eigene Darstellung

Alle Vorgehensmodelle im Projektmanagement haben Vorteile und Nachteile. In einem ersten Beitrag habe ich das beispielsweise schon einmal am Wasserfallmodell dargestellt. Siehe Steckbrief zum Wasserfallmodell: Vorteile und Nachteile.

Wie in der Abbildung zu erkennen ist, hat auch KANBAN Vorteile und Nachteile. Seit Anderson (2010): KANBAN in der IT ist klar, dass KANBAN geeignet ist, wissensbasierte Arbeit zu organisieren.

KANBAN ist weniger präskriptiv (vorschreibend) im Vergleich zum SCRUM Framework, und ist auf der individuellen Ebene, der Teamebene und auf der organisationalen Ebene einsetzbar.

Verwechselt wird KANBAN oft mit allen möglichen Boards, die allerdings keine KANBAN Boards sind, wenn z.B. die Prozessschritte nicht begrenzt sind (WIP: Work in Progress) und die Tickets nicht nach dem Pull-Prinzip abgearbeitet werden.

Es geht in Zukunft immer mehr darum, das geeignete Vorgehensmodell zum Vorhaben (Projekt) auszuwählen. Dieser Trend ist in der Zwischenzeit an dem großen Anteil des Hybriden Projektmanagements – also einer sinnvollen Kombination von mehreren Vorgehensmodellen – abzulesen. Siehe dazu PMI (2024) Global Survey: Hybrides Projektmanagement wird immer wichtiger.

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Wissensarbeit: Bestehen 60% der Gesamtarbeit aus „Arbeit rund um die Arbeit“?

Industriearbeit wurde in der Vergangenheit akribisch (Stichwort: REFA) auf Verschwendungspotenziale untersucht. Ganze Wertstromanalysen wurden beispielsweise betrachtet, um Lean Production oder später Lean Management in der Organisation zu etablieren. Auch das Agile Arbeiten, beispielsweise in Form des Agilen Projektmanagements, hat das Ziel, sich nur auf den Value für den User (Scrum) zu fokussieren. Das Scrum-Framework entstand immerhin aus der Überlegungen, Wissensarbeit besser zu organisieren (Hirotaka Takeuchi und Ikujiro Nonaka).

Es verwundert daher doch etwas, dass aus einer Studie von Asana aus dem Jahr 2023 hervorgeht, dass der Anteil der „Arbeit rund um die Arbeit“ bei Wissensarbeit immer noch erheblich ist. In der genannten Studie wurden fast 10.000 Wissensarbeiter befragt.

Dabei wird der Begriff „Arbeit rund um die Arbeit“ wie folgt beschrieben: „Tätigkeiten, die der wichtigen Arbeit Zeit entziehen, darunter die Kommunikation über die Arbeit, die Suche nach Informationen, das Wechseln zwischen verschiedenen Apps, die Bewältigung wechselnder Prioritäten und die Statusnachverfolgung von Arbeitsvorgängen“ (Asana 2025).

„Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit von Asana [Anmerkung Robert Freund: aus dem Jahr 2023] werden 60 % der Arbeitszeit einer Person für „Arbeit rund um die Arbeit“ und nicht für Facharbeit aufgewendet“ (ebd.).

Bei Studien sollte man immer etwas kritisch sein, denn Asana ist selbst Anbieter einer Work-Management Plattform mit vielen Apps – möglicherweise tragen diese sogar auch zu dem Verschwendungspotenzial bei.

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Wie kann man Wissensarbeit analysieren?

Eigne Darstellung nach Hube (2005)

Immer mehr Arbeiten sind wissensintensiv und unterscheiden sich somit von anderen Arbeitsweisen in Organisationen. Dabei gibt es oftmals einen branchenspezifischen Mix an Arbeit (BMAS 2015):

Arbeiten 1.0 bezeichnet die beginnende Industriegesellschaft und die ersten Organisationen von Arbeitern.

Arbeiten 2.0 ist die beginnende Massenproduktion und die Anfänge des Wohlfahrtsstaats am Ende des 19. Jahrhunderts.

Arbeiten 3.0 umfasst die Zeit der Konsolidierung des Sozialstaats und der Arbeitnehmerrechte auf Grundlage der sozialen Marktwirtschaft.

Arbeiten 4.0 wird vernetzter, digitaler und flexibler sein. Wie die zukünftige Arbeitswelt im Einzelnen aussehen wird, ist noch offen. Seit Beginn des 21. Jahrhundert stehen wir vor einem erneuten grundlegenden Wandel der Produktionsweise.

Die heutige Wissensarbeit unterscheidet sich in vielen Dimensionen von klassischer Routinearbeit in der Industriegesellschaft.

Die Abbildung zeigt verschiedene Typen von Arbeit, die in einem Fragebogen abgefragt werden können. In der Darstellung ist zu erkennen, dass in diesem Beispiel sequenzielles Arbeiten und standardisierte Abläufe eher niedrig bewertet werden – also kaum Bestandteil der Arbeit sind. Demgegenüber sind alle anderen Arbeitstypen sehr stark (hoch) ausgeprägt. Das deutet auf wissensintensive Arbeit hin.

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Was hat Goethe mit KANBAN zu tun?

Es ist manchmal erstaunlich, was man so in historischen Texten findet. Diesmal ist es ein Satz von Johann Wolfgang von Goethe, der immer noch, bzw. gerade in der jetzigen Zeit, seine Relevanz hat.

„Was immer du tun kannst, oder wovon du träumst – fange es an. In der Kühnheit liegt Genie, Macht und Magie. Beginne es jetzt sofort“, schrieb J. W. von Goethe. Dieser Satz entstand schon vor 200 Jahren. Heute hat sich das Umfeld gravierend verändert. Hat damit auch dieser Spruch seine Gültigkeit verloren? Wohl kaum! (Raschke, R. (2001)).

Den Hinweis auf die „Kühnheit des Anfangens“ finden wir auch bei KANBAN. Auch KANBAN weist darauf hin, einfach einmal anzufangen – am besten mit einem Board, einem KANBAN Board. Die wenigen Regeln von KANBAN wie z.B. ein priorisiertes Backlog, die Begrenzung von parallel durchzuführender Arbeit (WIP: Work in Progress), das PULL-Prinzip etc. ermöglichen es, komplexe Arbeitsprozesse am Board zu besprechen. Das Board ist das Kommunikationsinstrument, für Verbesserungen im Ablauf, um Werte zu schaffen.

Als Teil des Lean-Gedankens (Lean Production, Lean Management, Lean Thinking) ist KANBAN in der Zwischenzeit aus der ursprünglich produktionsorientierten Anwendung (Toyota Produktions-System) zu einer Möglichkeit geworden, wissensbasierte, komplexe Arbeit zu organisieren. Anderson hat das in seinem Buch in 2010 umfassend dargestellt.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Wissensarbeiter benötigen pro Woche fast einen ganzen Tag für die Informationssuche

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In einer aktuellen Studie von Researchscape im Auftrag von Lucid Software wurden 2.196 Wissensarbeiter aus den USA, aus UK, den Niederlanden, Deutschland und Australien befragt. Dabei kamen doch recht überraschende Ergebnisse heraus, die in der englischsprachigen Website von Lucid Software zu finden sind. ZDNET hat die wichtigsten Erkenntnisse in einem deutschsprachigen Artikel zusammengefasst.

„Demnach wenden deutsche Wissensarbeiter im Schnitt etwa 6,5 Stunden für die Suche nach Informationen auf, bevor sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen können – was fast einem ganzen Arbeitstag pro Woche entspricht. Zudem erschwert eine schlechte Koordination im Team die produktive Arbeit“ (Quelle: ZDNET vom 01.06.2023).

Qualitativ gute Daten und Informationen sind für die Wissensarbeit elementar. Insofern ist es wichtig, diese Basis mit Hilfe digitaler Strukturen aufzubauen und die Koordination im Team zu verbessern. Technologisch kann das durch Kollaborationsplattformen geschehen, die auch eine stärkere Selbstorganisation unterstützen sollte. Kollaborationsplattformen unterscheiden sich dadurch auch von Software. Siehe dazu auch Von der Projektmanagement-Software zur Kollaborationsplattform.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Planungsfehlschluss bei Wissens- und Innovationsarbeit

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Die Arbeit hat sich von einer Arbeit 1.0 bis Arbeit 4.0 verändert. Früher ging es um die Wiederholbarkeit von Prozessen, die sich relativ langsam veränderten und auch gut abgeschätzt/kalkuliert werden konnten. Durch den starken Treiber der Digitalisierung und der damit einhergehenden Vernetzung von allem entsteht ein Arbeitsumfeld, in dem viel stärker der Umgang mit Wissen und Innovationen gefragt ist. Diese Wissens- und Innovationsarbeit kann allerdings nicht so gut kalkuliert werden, und muss daher immer mehr geschätzt werden. Dabei kommt es allerdings häufig zu einem Planungsfehlschluss.

„Bei der Ermittlung von Zeitbedarfen für komplexe Wissens- und Innovationsarbeit ist der Planungsfehlschluss (planning fallacy) zu beachten. Der Planungsfehlschluss beschreibt den Effekt, dass zukünftige Zeitbedarfe durch die ausführenden Personen systematisch unterschätzt werden (Kahneman 2011; Lovallo und Kahneman 2003). Eine Ursache des Planungsfehlschlusses ist die subjektive Wahrnehmung von Zeit, welche von tatsächlichen zeitlichen Abläufen abweichen kann und u. a. auf individuelle inhaltsbezogene Bewertungen und Gefühle zurückzuführen ist“ (Pietritz et al. (2021): Prävention zeitlicher Überforderung bei komplexer Wissens- und Innovationsarbeit | PDF. In der Datei wird das vorgeschlagene Verfahren genau beschrieben. Die Autoren beziehen sich bei ihrem Lösungsansatz auf Debitz U, Hacker W, Stab N, Metz U (2012) Zeit- und Leistungsdruck?Anforderungsgerechte partizipative Personal- bzw. Zeitbemessung bei komplexer und interaktiver Arbeit als Grundlage von Nachhaltigkeit. In: Gesellschaft für Arbeitswissenschaft e.V. (Hrsg) Gestaltung nachhaltiger Arbeitssysteme – Wege zur gesunden, effizienten und sicheren Arbeit. GfA-Press, Dortmund, S 397–400 und entwickeln den dort beschrieben Ansatz weiter.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK) gehen wir auf dieses Thema auch ein. Informationen zu unseren Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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KANBAN-Plugin für WordPress

Mit KANBAN ist es möglich, komplexe Wissensarbeit zu organisieren. Da KANBAN ursprünglich aus der Produktion komm, glauben immer noch viele, dass es für ihre z.B. Dienstleistungsbranche nicht genutzt werden kann. Anderson hat in seinem Buch schon 2010 deutlich gemacht, dass KANBAN in jeder Branche genutzt werden kann, die komplexe Prozesse zu managen hat – und das ist heute in jeder Branche der Fall. Interessant ist, dass KANBAN im Vergleich zu Scrum viel weniger präskriptiv ist, und somit mehr Freiräume lässt. Weiterhin kann KANBAN auf der individuelle Ebene, für Projekt-Teams und auch auf der organisationalen Ebene (Multi-Projektmanagement) genutzt werden. In der Zwischenzeit gibt es sehr viele kommerzielle, aber auch frei verfügbare Tools, um KANBAN zu unterstützen. Eine Variante ist das KANBAN-Plugin für das sehr bekannte WordPress, dass wir auch für unseren Blog nutzen.

Die Abbildung (oben) zeigt einen Ausschnitt aus einem fiktiven KANBAN Board mit festgelegten Prozessschritten und WIPs. WIP (Work in Progress) ist ein wichtiges Element bei KANBAN, da dadurch die Leistungsfähigkeit mit den Anforderungen in Balance gebracht wird. Um zu diesem Board zu kommen, musste ich nur wenige Einstellungen in dem Plugin festlegen (folgende Abbildung).

Innerhalb kurzer Zeit konnte ich somit in WordPress ein KANBAN Board erstellen. Weiterhin ist es auch möglich, weitere Personen hinzuzufügen, die das Board dann bearbeiten können. Die Daten bleiben auf unserem Server, und werden nicht „irgendwo“ gehostet.

In dem von uns entwickelten Blended Learning Lehrgang Projektmanager/in Agil gehen wir auch auf den Nutzen von KANBAN für agiles Projektmanagement ein. Informationen zum Lehrgang und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Zukunftsbilder für Arbeit in Büros und Produktion

In den verschiedenen wissenschaftlichen Diskussionen geht es einerseits um die Digitalisierungsstrategie und andererseits um die Aufgabenkomplexität. Die folgende Übersicht zeigt beispielhaft, welche Zukunftsbilder sich daraus für Büros und Produktion ergeben.

PolarisierungUpgrading
AssistenzAngelerntenarbeitFach- und Wissensarbeit
SubstitutionVollautomatisierungProzessbetreuung
Quelle: Korge et al. 2016, zitiert in Korge, A.; Marrenbach, D. (2018:9)

„Ausgangspunkt für die Konzeption der Zukunftsbilder sind zwei aktuelle, wissenschaftliche Diskussionen. Die erste Diskussion betrachtet die Digitalisierungsstrategie. Sie unterscheidet, ob die Digitalisierung eine Ersetzung (Substitution) menschlicher Arbeit oder eine Unterstützung des arbeitenden Menschen (Assistenz) anstrebt. Die zweite Diskussion behandelt die Entwicklung von Aufgabenkomplexität und Qualifikationen bei den Beschäftigten. Unterschieden wird zwischen Aufwertung (Upgrading) und Aufspaltung (Polarisierung)“ (Korge/Marrenbach 2018:9).

Interessant dabei ist, dass die einzelnen Zukunftsbilder gut voneinander abgrenzbar sind, und zu verschiedenen Anforderungen an die Mitarbeiter und an die Organisation führen. Weiterhin ist davon auszugehen, dass Unternehmen oftmals ein Mix der verschiedenen Arbeitsfelder zu bewältigen haben, was zu einer ambidexteren Organisation führt. Siehe dazu auch Projektmanagement: Agil, hybrid, klassisch?

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Projektmanager (IHK) startet am 13.01.2016 in Köln

projektmanager-ihk-neu-300Es geht wieder los: Am Mittwoch, den 13.01.2016 startet der erste Blended Learning Lehrgang Projektmanager (IHK) in Köln. Auch in diesem Jahr gibt es wieder ein ausführliches Update des Konzepts, inkl. der Teilnehmerunterlagen und der Onlineinhalte. Ich bin gespannt, wie das Update 2016 bei den Teilnehmern ankommen wird. Sollten Sie an dem Lehrgang interessiert sein, so finden Sie Informationen auf unserer Lernplattform.