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OpenProject: Geeignete Module (Apps) für das Projekt auswählen

Eigener Screenshot (Ausschnitt)

In dem Beitrag OpenProject in der Initiierungsphase: Projektideen erfassen habe ich beschrieben, wie Sie in OpenProject Projekte unter Projektkonfiguration und Information angelegen können.

Als nächstes sollten die geeigneten Module (Apps) ausgewählt werden. Das kann standardmäßig natürlich für alle Projekte im Admin-Bereich vor-eingestellt sein, doch macht es Sinn, für das einzelne Projekt noch einmal zu überlegen, welche Module (Apps) nicht, bzw. zusätzlich benötigt werden.

In der Abbildung ist beispielsweise zu erkennen, welche Module schon aktiviert sind. Wenn ich nun in meinem Projekt ein Forum nutzen möchte, so kann ich das hier aktivieren. Ähnlich sieht es mit weiteren Modulen (Apps) wie z.B. einem Wiki etc. aus, die in dem Ausschnitt in der Abbildung nicht alle dargestellt sind.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Künstliche Intelligenz: Vorteile von Open-Source-Modellen

Was als Open-Source begann, wird oft zu einem wirtschaftlich getriebenen Closed-Source-Modell. Das Beispiel OpenAI zeigt, wie das funktioniert. Zunächst war OpenAI Open-Source basiert und wurde dann unter dem Einfluss und dem Kapital von Microsoft Schritt für Schritt zu einem Closed-Source KI-System, das sich der Konzern gut bezahlen lässt. Es ist zu vermuten, dass dieser Weg auch von anderen Konzernen beschritten wird, sobald sich die Anwender an die zunächst freien Funktionen gewöhnt haben, wodurch sich deren Switching-Cost pro Anwender erhöhen. Diese Entwicklung wird allerdings in dem aktuellen EFI Gutachten (2024) kritisch gesehen, und hervorgehoben, welche Vorteile Open-Source KI-Modelle haben:

“Open-Source-Modelle können den Wettbewerb stärken und bieten mehr Innovationsmöglichkeiten als Closed-Source-Modelle, da sie in der Regel besser anpassbar sind. Zudem können Akteure aus Wissenschaft und Wirtschaft, insbesondere Startups und KMU, von den verhältnismäßig niedrigen Kosten der Open-Source-Nutzung profitieren und
vorhandene Open-Source-Modelle einsetzen, um domänenspezifisch zu innovieren und die Produktivität zu steigern. Dies erhöht den Wettbewerb und die Angebotsvielfalt und beugt somit Monopolisierungstendenzen vor. Darüber hinaus haben Open-Source-Modelle den Vorteil, dass Programmierfehler oder potenzielle Verzerrungen, die bei der Analyse von Daten entstehen, schneller identifiziert und behoben werden können. Dies ist der Transparenz und Zuverlässigkeit von KI-Modellen förderlich” (EFI Gutachten 2024:88).

Jede Organisation sollte sich genau überlegen, welche KI-Strategie geeignet ist, mittel- und langfristig die Chancen von KI-Modellen zu nutzen. Wir nutzen Open-Source-KI-Modelle in unserer Nextcloud und entwickeln dadurch eine KI-Strategie, die zu unseren Anforderungen passt. Wie weit wir Closed-Source KI-Modelle mit integrieren, entscheiden wir je nach Bedarf mit Hilfe des integrierten Ethical KI-Rankings.

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Nextcloud-Assistent – Lokales LLM als Assistent in Nextcloud integriert

Nextcloud ist eine Open Source Anwendung, die durch verschiedene Apps an die individuellen Anforderungen angepasst werden kann. Damit die Arbeit noch zeitgemäßer, und somit KI-unterstützt durchgeführt werden kann, wurde 2023 die erste Version des Nextcloud Assistenten veröffentlicht. Wir haben nun die Version 1.03 vom Dezember 2023 bei uns problemlos installiert.

Das Symbol für den Nextcloud Assistenten erscheint in der oberen Leiste des Dashboards und in allen Apps, die in unserer Nextcloud verwendet werden. Wie in der Abbildung zu sehen ist, können dabei Context Chat, Free Prompt oder Generate Headline aufgerufen werden. Weitere Funktionen, die sich hinter den drei Punkten verbergen sind Summarize und Reformulate.

Es ist wirklich erstaunlich, wie dynamisch sich Nextcloud entwickelt und die vielfältigen KI-Möglichkeiten integriert – alles Open Source.

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Nextcloud: Geeignete KI-Apps selbst auswählen – ein Beispiel

Anwendungen zur Künstliche Intelligenz (KI) gibt es in der Zwischenzeit “wie Sand am Meer”. Dabei decken die kommerziellen Anwendungen einen Großteil des Marktes ab. Immer mehr Organisationen sehen darin allerdings auch Risiken, sodass Open Source Anwendungen , wie z.B. Nextcloud, in den Fokus rücken.

Dabei ist Nextcloud als Kollaborationsplattform mit den Anwendungen zu Dokumenten, Bildern, Webkonferenzen (Talk), Whiteboards, Tasks- bzw. KANBAN Boards, Open Project usw. in der Lage an jeder Stelle der verschiedenen Anwendungen KI-Apps aufzurufen (Smart Picker), die ebenfalls Open Source basiert sind.

Diese KI-Apps sind hier nicht vorgegeben, sondern können je nach Organisation zusammengestellt werden. Die Möglichkeit der eigenen Konfiguration von KI-Apps, die dann auch noch mit Hilfe von Ampelfarben (Rot-Gelb-Grün) charakterisiert sind, ergibt enorme eigene Gestaltungsspielräume.

Die Abbildung zeigt beispielhaft einen Screenshot von unserer Nextcloud, in der ich DECK als Taskboard (KANBAN Board) aufgerufen habe. Innerhalb eines Tasks (Tickets) kann ich im Textfeld mit Hilfe des Smart Pickers verschiedene Anwendungen aufrufen. In dem Beispiel habe ich die KI-App Whisper ausgewählt (AI speech-to-text) mit deren Hilfe ich jetzt einen gesprochen Text erfassen kann. Nextcloud charakterisiert diese Anwendung mit Gelb (Rot-Orange-Gelb-Grün). Ziel der Integration vieler Open Source Anwendungen in einer modernen Kollaborationsplattform ist der Souveräne Arbeitsplatz.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Künstliche Intelligenz (KI): Lock-in und Switching Costs

In der Vergangenheit wurden z.B. im Projektmanagement nach und nach immer mehr digitale Tools verwendet. Zunächst waren das Anwendungen aus dem Office-Paket, dann kam Microsoft Project hinzu und in der Zwischenzeit gibt es von Microsoft eine integrierte Kollaborationsplattform (Sharepoint, Microsoft Project Online, Teams, Office Apps etc.), die das Arbeiten in Projekten effektiver/produktiver macht. Der nächste Booster wird Künstliche Intelligenz (KI) sein, die über OpenAI als KI-Assistent Projektmanagement-Prozesse unterstützen wird. Andere Tech-Größen wie Google, Facebook und Apple werden diesem Beispiel folgen. Der Vorteil des von Microsoft etablierten IT-Ökosystems ist, dass sich Mitarbeiter, Teams, Organisationen – ja sogar ganze staatliche Verwaltungsstrukturen – an die Logik von Microsoft angepasst haben. Ob das gut ist, kann allerdings infrage gestellt werden. Siehe dazu Warum geschlossene Softwaresysteme auf Dauer viel Zeit und viel Geld kosten.

Dieser Lock-in führt zu einer Pfadabhängigkeit und macht es für Alternativen schwer – Alternativen wie z.B. Open Source Anwendungen. Denn obwohl berechtigte Gründe gegen ein kommerzielles IT-Ökosystem sprechen, bleiben viele Organisationen bei den etablierten IT-Strukturen, da diese Organisationen die Kosten für einen Wechsel (Switching Costs) scheuen. Es wird in Zukunft somit um die Frage gehen, was teurer ist: Das Festhalten an etablierten IT-Strukturen oder ein Wechsel zu Open Source Anwendungen, die einen Souveränen Arbeitsplatz auf Open Source Basis garantieren. Dazu zählt auch, die Verwaltung und die Nutzen der eigenen Daten auf den eigenen Servern, denn Daten sind das neue Öl. Siehe dazu auch Was wäre wenn jeder über seine Daten selbst entscheiden könnte?

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Bitkom: Open Source Monitor 2023

In den letzten Jahrzehnten haben wir uns in Europa/Deutschland in vielen Bereichen von verschiedenen Regionen der Welt abhängig gemacht, die uns jetzt Schwierigkeiten bereiten. Damit meine ich zunächst die offensichtlichen Abhängigkeiten von russischem Gas, den Ölimporten aus Krisenregionen, aber auch von den globalen Lieferketten.

Hinzu kommt aktuell eine Abhängigkeit, die etwas anders gelagert ist. Ich meine hier die digitale Abhängigkeit von den US-amerikanischen Tech-Konzernen. Siehe dazu beispielhaft Warum geschlossene Softwaresysteme auf Dauer viel Zeit und viel Geld kosten. Erste Anzeichen für mögliche Konflikte gab es schon mit der Einführung der DSGVO (Datenschutz-Richtlinie), die manche Tech-Konzerne nicht so ganz einhalten woll(t)en. In diesen Diskussionen, und in den Diskussionen über Künstliche Intelligenz ist vielen Entscheidungsträgern auf der politischen, aber auch unternehmerischen Ebene, klar geworden, dass die Digitale Souveränität ein wichtiges Gut ist.

Es ist daher nicht verwunderlich, dass der Trend zu immer mehr Open Source Software (OSS) nun auch im Open Source Monitor 2023 der Bitkom in einer Studie belegt wurde. Dr. Frank Termer, Bereichsleiter Software Bitkom, fasst die Zukunfstperspektiven von Open Source Software (OSS) in Deutschland wie folgt zusammen:

“Die Zukunftsperspektiven von OSS in Deutschland sind vielversprechend. Immer mehr Unternehmen und Organisationen erkennen die Vorteile von OSS-Lösungen und wissen diese zu nutzen. Dabei agieren sie nicht nur als reine »Konsumenten« von OSS, sondern erkennen ihre Verantwortung für das Open-Source-Ökosystem und bringen sich durch aktive Mitarbeit und inhaltliche Beiträge in die Open-SourceCommunity ein. Insbesondere die öffentliche Hand hat diesen Weg eingeschlagen und bekennt sich zunehmend zu ihrer Verantwortung, aktiver Teil der OSS-Community zu sein, um diese weiterzuentwickeln und eigene Vorteile zu realisieren. Damit trägt OSS auch zur Stärkung der digitalen Souveränität bei, da europäische Unternehmen und Institutionen die Kontrolle über ihre digitalen Infrastrukturen behalten oder wiedererlangen wollen. Sie ermöglicht kleinen und mittleren Unternehmen den Einsatz kostengünstiger und dennoch leistungsfähiger Lösungen und stärkt damit ihre Wettbewerbsfähigkeit. Diese Entwicklung wird sich mit Sicherheit weiter fortsetzen” (ebd.).

Wir arbeiten seit einiger Zeit daran, einen Souveränen Arbeitsplatz auf Open Source Basis gerade in Bezug auf das Thema “Projektmanagement” zu entwickeln. Siehe dazu Sovereign Workplace: Der unabhängige Arbeitsplatz auf integrierter Open Source Basis.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Besprechungen (Meetings) direkt in OpenProject anlegen

Screenshot aus OpenProject (Open Source) auf unserem Server

In jedem Projekt finden Besprechungen/Meetings statt, zu denen eingeladen wird. Oft werden dazu verschiedene Tools verwendet. In einem Tool wird das Projekt abgebildet, in einem weiteren die Dateien abgelegt und bearbeitet, und in einem weiteren Besprechungen angelegt.

In OpenProject (Open Source) sind die anzulegenden Besprechungen/Meetings direkt integriert. In der Abbildung habe ich beispielhaft die entsprechende Funktion aufgerufen und kann nun z.B. eine Meilensteinbesprechung in dem Projekt anlegen und Teilnehmer direkt einladen, wenn Sie in OpenProject angelegt sind.

Ziel bei der Projektarbeit sollte es sein, mit der Zeit eine projektspezifische Kollaborationsplattform aufzubauen, die den Datenschutzbestimmen entspricht, und auf der die Daten auf dem eigenen Server bleiben. Genau diese Bedingunegn sind bei der Nutzung von OpenProject – auch im Zusammespiel mit Nextcloud – gegeben.

Weitere Informationen zu dem Möglichkeiten von OpenProject auf unserer Plattform finden Sie hier.

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Upgrade auf Nextcloud Hub 7 durchgeführt: Weitere Möglichkeiten, Künstliche Intelligenz (KI) zu integrieren

Eigener Screenshot von unserer Nextcloud Hub 7 – Oberfläche.
Nextcloud Hub 7 wurde am 12.12.2023 veröffentlicht

Als Leser unseres Blogs wissen Sie, dass wir an einem souveränen, projektorientierten Arbeitsplatz auf Open Source Basis arbeiten, und dafür schon viele Bausteine miteinander verknüpft haben. Open Source deshalb, damit alle generierten Daten auf unseren Servern bleiben (Datenschutz und Transparenz).

Neben dem Lernmanagementsystem (LMS) Moodle, sind das OpenProject, BigBlueButton, Greenlight und Nextcloud mit CollaboraOnline, Deck (Task Boards), Talk (Webkonferenzsystem), Fotos, Kalender usw. Weiterhin wollen wir in 2024 verstärkt KI (Künstliche Intelligenz) im Projektmanagement nutzen. Siehe dazu auch KI am Arbeitsplatz.

Mit dem jetzt auf unseren Servern installierten Upgrade auf Nextcloud Hub 7 (veröffentlicht am 12.12.2023) gibt es weitere Verbesserungen einzelner Apps, und es kann nun – neben den schon vorhandenen KI-Möglichkeiten wie Llama-2, Gpt4ALL-J, (Local) Stable Diffusion, Airoboros, Whisper, Dolly, Bark, Piper, Falcon, Bert, GPT-NeoX, MPT – auch noch Aleph Alfa als weitere KI (Künstliche Intelligenz) genutzt werden.

Mit dem Smart Picker kann in Nextcloud u.a. KI (Künstliche Intelligenz) in jeder App, oder auch in jedem Projektmanagement-Prozesschritt (ob klassisch plangetrieben, agil oder hybrid), aufgrufen werden. Das alles wird mit einer Art Ampelfunktion unterstützt. Damit werden KI-Anwendungen mit rot (wei z.B. ChatGPT), gelb oder grün gekennzeichent, je nachdem welche Transparenz bei den verwendeten Daten, und der Vorgehensweisen bei der Nutzung der Daten bekannt ist (Ethical KI).

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK). Informationen dazu, und zu aktuellen Terminen, finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Warum geschlossene Softwaresysteme auf Dauer viel Zeit und viel Geld kosten

Viele Einzelpersonen, Unternehmen, NGO und Öffentliche Verwaltungen haben sich an die Nutzung von allseits bekannter Software gewöhnt. Ob es ERP-Systeme für die technische und kaufmännische Abwicklung von Geschäftsprozessen sind, Webkonferenztools, Kollaborationssoftware usw. – für alles gibt es Anwendungen (Apps) der Marktführer Microsoft, SAP, Apple usw. usw. Die Anwendungen werden oft auch als eigenes Software-Ökosystem beschrieben, bei dem Personen oder Organisationen eben drinnen oder draußen sind – was die Sache schon etwas verkompliziert, wenn nicht sogar auf Dauer unwirtschaftlich macht. Warum könnte das so sein? Dazu habe ich einen Beitrag vom November 2023 gefunden, der das thematisiert und aus dem ich folgendes zitieren möchte:

“In Deutschland haben sich sowohl der Mittelstand als auch viele Großunternehmen an geschlossene Softwaresysteme gebunden, die sie nur in dem Maße gestalten können, wie es die Hersteller der betreffenden Systeme zulassen. Wer als Automobilhersteller beispielsweise auf Apple Carplay setzt, kann neue Features nur dann liefern, wenn Apple das ermöglicht. Das gleiche gilt für Maschinenbauer, die zur Analyse der beim Betrieb ihrer Maschinen anfallenden Daten auf proprietäre Cloud-Lösungen setzen: Es geht dann nicht primär darum, was vorteilhaft wäre, sondern darum, was das System anbietet” (Ganten/Doenheim/Schröter 2023).

Diese einseitige digitale Abhängigkeit ist genau so gefährlich, wie es die Energieabhängigkeit von Russland (Gas) war, und von den Arabischen Staaten (ÖL) noch ist. Wenn Daten das neue Öl sind, so muss Deutschland, bzw. die Europäische Union auf eine Souveränität bei den Daten bestehen, die in der EU generiert werden. Diese Daten können aus meiner Sicht nur mit Hilfe von Open Source Anwendungen (statt geschlossene Anwendungen) geschützt und transparent behandelt werden. Darüber hinaus fördern Open Source Anwendungen den vielfältigen Austausch und somit den Mode 2 in der Wissensproduktion, was wiederum zu mehr Innovation und Agilität führt.

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Projektmanagement-Daten: Vernetzung mit anderen Systemen

Im klassischen/plangetriebenen Projektmanagement werden an vielen Stellen Daten generiert und benötigt. Es ist daher gut, sich klar zu machen, dass diese Daten in einem recht komplexen Netzwerk mit anderen Systemen verbunden sind.

Im Bereich “Personal” geht es natürlich um die Frage, welche Personalkapazitäten werden für das Projekt benötigt, und welche Kapazitäten stehen aus den Abteilungen zur Verfügung. Ein Ressourcenpool kann hier über viele Arbeitspakete, bzw. über viele Projekte im Multiprojektmanagement helfen, die Übersicht zu behalten. Im Bereich “Finanzen” werden beispielsweise Daten zu Stunden- und Tagessätzen, bzw. Verrechnungssätzen für die Kalkulation der Kosten benötigt. Auch die Liquiditätsplanung für ein Projekte oder auch viele Projekte basiert auf den Projektmanagement-Daten. Weiterhin kann es Sinn machen den Ablauf eines Projekts mit der Logistik abzustimmen. Grundsätzlich sind die Projektmanagement-Daten natürlich auch für das Informations-, Kommunikations- und Berichtswesen (IKBD), sowie für die Dokumentation wichtig.

Das sind nur wenige Beispiele, doch deutet es sich hier schon an, dass eine Software zu Projektmanagement nicht ausreicht, alle Anforderungen an ein professionelles Datenmanagement zu erfüllen. Besser ist es, eine Kollaborationsplattform zu etablieren, in der verschiedene Apps (inkl. Projektmanagement-Apps) zu einem Gesamtsystem integriert sind, und bei dem Sie die Datenhoheit (Datenschutz) in Ihrem Unternehmen behalten. Siehe dazu auch Von der Projektmanagement-Software zur Kollaborationsplattform.

Solche Zusammenhänge thematisieren wir auch in den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen, Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in Agil (IHK), die wir an verschiedenen Standorten anbieten. Weitere Informationen zu den Lehrgängen und zu Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.