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Mit Nextcloud (Open Source) kollaborativ in Echtzeit an Dateien arbeiten

Wie in diesem Blogbeitrag beschrieben, haben wir Nextcloud auf unseren Servern installiert. Nextcloud ist eine Open Source Anwendung, mit der es Möglich ist, in der eigenen Cloud zu arbeiten. Wie Sie das bei anderen Cloudangeboten gewohnt sind, können dabei Dateien mit anderen geteilt und gemeinsam, kollaborativ in Echtzeit bearbeiten.

Mit der zusätzlichen App Collabora Online wird Nextcloud noch stärker zu einer Kollaborationsplattform, auf der Dateien gemeinsam bearbeitet werden können. Beispielsweise können Teammitglieder eines Projekts die Dokumentationen gemeinsam online in Echtzeit bearbeiten. Eine weitere Möglichkeit ist, gemeinsam an einer Präsentation zu arbeiten. Die Abbildung oben zeigt Ihnen einen Ausschnitt aus einer gemeinsamen Bearbeitung einer kleinen Präsentation zu plangetriebenen, hybriden und agilen Projektmanagement. Oben rechtes (ror umrahmt) sehen Sie, dass zwei Personen (Jutta und ich) an der Datei arbeiten. Jutta hat eben in Echtzeit den Text geändert (Jutta´s Name ist rot eingekreist).

Einige von Ihnen kennen diese Möglichkeiten von Sharepoint, Google Drive oder auch Dropbox und fragen sich, warum ich das noch erwähne. Es ist deshalb erwähnenswert, durch die Installation der Open Source Anwendung auf unseren Servern alle generierten Daten auch nur auf unseren Servern gespeichert, und nach unseren Datenschutzbestimmungen gehandhabt werden. Gemeinsam mit anderen Open Source Tools wie Moodle, BigBlueButton, WordPress, OpenProject entsteht nach und nach eine integrierte Kollaborationsplattform auf Open Source Basis. Diese vielfältigen integrierten Anwendungen stellen wir nach und nach den Teilnehmern unserer Blended Learning Lehrgänge zur Verfügung.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Wie kann man den Wert einer Anforderung berechnen?

Image by Nattanan Kanchanaprat from Pixabay

Bei Projekten (plangetrieben/hybrid/agil) geht es immer wieder darum, Anforderungen richtig einzuschätzen. Anforderungen können z.B. bei plangetriebenen Vorgehensmodellen aus Ausschreibungen, aus einer Requirementsliste, aus einem Lastenhaft usw. abgeleitet werden. Bei agilen Vorgehensmodellen werden Anforderungen oft anhand von Stories (User Stories, Technocal Stories…) beschrieben. In hybriden Vorgehensmodellen gibt es eine Kombination der genannten Möglichkeiten, was die Angelegenheit nicht einfacher macht. Mit verschiedenen Techniken können Anforderungen strukturiert/sortiert werden. Es stellt sich dabei die Frage: In Bezug was? Der Bezug sollte immer der Geschäftswert für den Kunden, bzw. für das Unternehmen sein (Siehe dazu diesen Blogbeitrag). Liegen nun verschiedene Anforderungen vor, kann man diese nach Kriterien bewerten.

Backlog ItemsUmsatz im 2. QuartalMini-
mier-
ung des tech-nischen Risikos		Erhöh-
ung der Benutz-barkeit		Ge-samt
Ge-
wicht
= 5		Um-satz WertGe-
wicht
=4		Risiko WertGe-
wicht
=2		Be-
nutz-bar-
keit Wert
Anfor-derung 1315000015
Anfor-derung 2003121214
Anfor-derung 3420282432
Anfor-derung 4210283624
Anfor-derung 5002851018
…..
Berechneter Geschäftswert auf Basis mehrerer Kriterien (Hruschka et al. 2021:75)

In der Tabelle sind zunächst 5 Anforderungen gelistet, die nach den Dimensionen “Umsatz im 2. Quartal”, “Minimierung des technischen Risikos” und “Erhöhung der Benutzbarkeit” bewertet wurden. Die einzelnen Kriterien wurden dabei weiterhin mit unterschiedlichen Gewichtungen versehen. Aus den Berechnungen geht hervor, dass die “Anforderung 3” mit einem Gesamtergebnis von “32” das werthaltigste Ergebnis liefert.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Was macht ein EU-Projekt aus?

Image by Jim Carter from Pixabay

Das PM²Handbuch der Europäischen Kommission zu Projektmanagement beschreibt ein Vorgehensmodell, das besonders auf die Anforderungen von EU-Projekten abgestimmt ist. Doch was sind die charakteristischen Eigenschaften solcher EU-Projekte? Unterscheiden sich diese Kriterien grundlegend von anderen Projekten? Das Handbuch listet für solche PM² Projekte folgende Punkte auf.

Thus, a PM² project:
• is (above all) a project (i.e. not operations, not a work activity, not a programme, etc.)
• has a duration of more than 4–5 weeks and involves more than 2–3 people
• runs within an organisation and can be subject to internal or external audits
• requires a clearly defined governance structure and clearly assigned roles and responsibilities
• requires approval of its budget and scope
• includes more than just construction/delivery activities
• includes transition and business implementation activities
• requires a certain level of documentation, transparency and reporting
• requires a certain level of control and traceability
• has a broad base of internal (and external) stakeholders
• may require the collaboration of several organisations or organisational units
• contributes to raising the organisation’s project management maturity.
Quelle: European Commission Centre of Excellence in Project Management (CoEPM²) (2021:18): PM² Project Management Methodology Guide 3.0.1

Die meisten Kriterien können auch für andere Projekte (nicht EU-Projekte) verwendet werden. Insofern zeigt sich hier, dass sich der Umgang mit solchen Projekten – die PM² Project Management Methodology – nicht grundlegend von den bekannten Standards PMI, PRINCE 2 und IPMA unterscheidet.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanager/in (IHK) mit Start am 19.10.2022 bei der IHK Köln ist ausgebucht

Der von uns entwickelte Blended Learning Lehrgang wird vom 19.10.-23.11.2022 durchgeführt. Es freut uns, dass der Lehrgang schon ausgebucht ist. Die IHK Köln bietet den Lehrgang in diesem Jahr noch an folgenden Terminen an. Bitte beachten Sie, dass zwei Lehrgänge davon Online durchgeführt werden.

20.10.-22.12.2022, Blended Learning, IHK Köln, Standort Gummersbach, Ansprechpartnerin: Frau Schwermer, Telefon: 02261 8101-9964.

22.10.-26.11.2022, Online, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730.

08.11.-13.12.2022, Blended Learning, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730.

10.11.-15.12.2022, Online, IHK Köln, Ansprechpartner: Herr Leuchter, Telefon: 0221/1640-6730.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projekte starten aus den unterschiedlichsten Gründen

Image by Firmbee from Pixabay

In verschiedenen Beiträgen habe ich aufgezeigt, dass die Projektifizierung der Gesellschaft in Deutschland fortschreitet. Dabei ist kein Bereich ausgenommen: Wirtschaft, Verwaltungen, Non-Profit-Organisationen usw. Diese wiederum initiieren und führen Projekte aus den unterschiedlichsten Gründen durch. Die folgende Übersicht zeigt einige Beispiele.

Projects start for many different reasons:
• In response to a client request for a new product or service.
• In response to a market demand or opportunity for a new product or service.
• In response to a change in legislation or organisational needs.
• In response to an audit which outlines improvements that should be made.
• In response to a new product or service from a competitor.
• To make use of a new technology.
• To integrate processes in the light of the merger of two or more departments.
• To update an existing process.
• To relocate to new premises.
• To raise awareness on a topic.
• To provide a proof-of-concept.
• To migrate information to a new document management system.
• To improve an existing service.
Quelle: European Commission Centre of Excellence in Project Management (CoEPM²) (2021:7): PM² Project Management Methodology Guide 3.0.1

Natürlich ist diese Liste nicht vollständig, doch zeigt sie deutlich auf, wie vielfältig Projektarbeit sein kann. Da wir es in der Industriegesellschaft gewohnt waren, eher Routinen zu managen und in Abteilungen zu arbeiten, müssen in der neuen Arbeitswelt neue, projektorientierte Arbeitsformen gelernt werden. Immer mehr (alle) Mitarbeiter in Organisationen sollten wissen, wie sie mit Projekten umgehen können – ob klassisch plangetrieben, agil oder hybrid.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Vielfalt der Projektarbeit ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Agile Vorgehensmodelle: Ergebnisse einer Online-Umfrage bei 655 internationalen Industrieunternehmen

Gerade bei der komplexen Entwicklung von (digitalen/vernetzten) Produkten und Dienstleistungen haben agile Vorgehensmodelle durch das iterative Vorgehen, und den verschiedenen schnellen Lerneffekten, ihre Vorteile. So ähnlich steht es auch im Scrum Guide 2020, in dem hervorgehoben wird, wann das Rahmenwerk Scrum sinnvoll eingesetzt werden kann. Eine Online-Befragung bei internationalen Industrieunternehmen zeigt bei der Nutzung agiler Vorgehensmodelle in Deutschland Nachholbedarf.

“Agile und offene Entwicklungsmethoden scheinen einen signifikant positiven Beitrag zur Fähigkeit der Unternehmen zu leisten, Umsätze mit digital vernetzten Produkten, Services oder Geschäftsmodellen zu generieren. Vor diesem Hintergrund ist bedenklich, dass deutsche Unternehmen bei der Nutzung dieser Methoden im Vergleich zu Unternehmen in anderen Industrienationen zurückliegen. Dies wirkt sich folglich auch in unterdurchschnittlichen Umsätzen der deutschen Unternehmen mit intelligenten Produkten oder digital vernetzten Services und Geschäftsmodellen aus. Es könnte daher angezeigt sein, dass deutsche Unternehmen verstärkt agile und offene Entwicklungsmethoden nutzen sollten, um den Anschluss an die führenden Industrienationen in diesem Bereich nicht zu verlieren” (Kinkel et al 2020: Nutzung und Nutzen agiler und offener Methoden für die Entwicklung digital vernetzter Produkte und Geschäftsmodelle. Ergebnisse einer Online-Umfrage bei 655 internationalen Industrieunternehmen | PDF.

Es geht hier also nicht um alle Organisationen und alle Branchen. Dennoch zeigt die Online-Befragung eine Momentaufnahme, die sich zu anderen Studien aus anderen Branchen gesellt, sodass doch ein Muster entsteht: Für komplexe Projekte sind agile Vorgehensmodelle eine wichtige und wertschöpfende Alternative zu dem bisher üblichen, eher plangetriebenen Vorgehen. Darüber hinaus muss allerdings auch beachtet werden, dass es oftmals ein Mix von komplexen und komplizierten Vorhaben/Projekten im Unternehmen gibt, bei denen dann die Lösung in einem adaptiven, hybriden Vorgehensmodell liegt.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf diese Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Projektmanager/in: In dieser Woche finden 5 Präsenztage in Köln (2x), Düsseldorf, Siegen und Gera statt

Projektmanager/in AGIL (IHK) am Montag, den 05.09.2022, in Köln; 4. Präsenztag. Der Lehrgang wird von Herrn Maikath durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Dienstag, den 06.09.2022 in Düsseldorf; 3. Präsenztag.

Projektmanager/in (IHK) am Mittwoch, den 07.09.2022 in Köln; 4. Präsenztag. Der Lehrgang wird von Herrn Wirtz durchgeführt.

Projektmanager/in (IHK) am Donnerstag, den 08.09.2022 in Siegen; 3. Präsenztag.

Projektmanager/in (IHK) am Freitag, den 09.09.2022 in Gera; 1. Präsenztag.

Informationen zu den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Erfolgreiche Open-Source-Projekte weisen eine selbstverstärkende Innovationsspirale auf

Innovationsspirale eines FOSS-Projektes (Basanta et al. 2022: Ein Open-Source-Ökosystem für die öffentliche Verwaltung)

Es ist immer wieder erstaunlich, wie intensiv sich manche Menschen dafür engagieren, dass Software frei entwickelt, und von jedermann genutzt werden kann. Diese Free Open Source Software (FOSS) – Bewegung kommt auch immer mehr in den Öffentlichen Verwaltungen, bei NGOs oder auch bei mittelständischen Unternehmen an. Interessant dabei ist, dass erfolgreiche Open-Source-Projekte eine sich selbst verstärkende Innovationsspirale aufweisen. Wie ist das zu erklären?

“Je mehr Nutzer:innen eine OpenSource-Software nutzen bzw. je nützlicher die Software für ressourcenstarke Lead User ist, desto eher werden einige der Nutzer:innen zur Weiterentwicklung der Software beitragen. Die so verbesserte Software ist wiederum attraktiver und nützlicher für mehr Nutzer:innen, wodurch mehr Akteure zu Verbesserung der Software beitragen und so weiter. Nach dieser Logik ist stets eine möglichst breite Basis an beitragswilligen Nutzer:innen und insbesondere eine Vielfalt an Lead Usern anzustreben. So bleibt die Innovationsspirale auch dann stabil, wenn die einzelnen Nutzer:innen nur hin und wieder einen Beitrag zum FOSS-Projekt leisten. Analog wächst dabei meist der Kreis der Entwickler:innen, die mit der Codebase vertraut sind, und somit das potenzielle Angebot an Dienstleistungen rund um das FOSS-Projekt” (Basanta et al. 2022: Ein Open-Source-Ökosystem für die öffentliche Verwaltung).

Es ist schön zu sehen, wie Wirkungsnetze analysiert werden können, indem Generatoren (sich selbst verstärkende Einflussfaktoren) visualisiert werden. Ein ähnliches Vorgehen wird bei der Wissensbilanz – Made in Germany vorgeschlagen, um die ganzen Einflussfaktoren im Sinne von Generatoren zu analysieren. Weiterhin ist an dem Text interessant, dass auf Lead User eingegangen wird. Siehe dazu auch

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) nutzen wir ganz bewusst FOSS.. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Können öffentliche Infrastrukturprojekte nicht besser durchgeführt werden?

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Wir sind es gewohnt, dass öffentliche Infrastrukturprojekte oft zu unprofessionell, oder auch zu langsam durchgeführt werden. Wer kennt nicht die vielen Berichte über den neuen Flughafen in Berlin, oder den neuen Hauptbahnhof in Stuttgart, oder Digitalisierungsprojekte des Bundes …? Die Liste könnten wir natürlich an dieser Stelle beliebig fortsetzen, doch möchte ich mich darauf konzentrieren, mögliche Lösungen in Form von Best Practices anzubieten, denn es gibt immer wieder Projekte, die insgesamt sehr gut gelaufen sind. Beispielsweise wurde für ein Sanierungsprojekt auf der A40 ein neues Projektdesign entworfen und umgesetzt, das insgesamt zu erheblichen Verbesserungen geführt hat. Der Nachteil war, dass die Autobahn über 3 Monate komplett gesperrt werden musste.

KriteriumReguläre Sanierung nach 24 MonatenNeues Projektdesign in 3 Monaten
PM-VorgehensweiseSequenzieller Ansatz mit streckenweisen FahrbahnsperrungenParalleler Ansatz mit kompletter Autobahnsperrung
ErfahrungÜbliches Vorgehen, viel ErfahrungKomplette neue Vorgehensweise, keine Erfahrungen
Planungsdauer6 Wochen6 Monate
Baukosten25 Mio. EUR22 Mio. EUR
Auswirkung auf den Verkehr während der SanierungMindestens 24 Monate Stau und Stop-and-Go-VerkehrRisiko eines Verkehrschaos, Alternativen wie Umgehungsstraßen und ÖPNV wurden 6 Monate vorab kommuniziert
Auswirkung auf BauGeringe Bauqualität, geringere Sicherheit für BaumitarbeiterHöhere Bauqualität,
höhere Sicherheit für Bauarbeiter
Soziale AuswirkungenKeine Vorteile/sozialer Nutzen, übliche VorgehensweiseDurch die intensiven PR- Maßnahmen vor
und während Baubeginn hohe Akzeptanz
in der Bevölkerung
Vergleich der beiden alternativen Projektdesigns 24 vs. 3 Monate (Schoper Yvonne-G. 2020: Erfolgreiches Projektdesign am Beispiel eines öffentlichen Infrastrukturprojekts. In: Projektmanagementaktuell 2/2020, S. 11-18.

Die Gegenüberstellung zeigt, dass durch ein neues Projektdesign Sanierungsprojekte wesentlich besser durchgeführt werden können. Dabei wird eher simultan und weniger sequentiell gearbeitet, was zu einer anderen Art der Zusammenarbeit und zu anderen Kommunikationsformen führt. Die hier gewonnenen Erfahrungen können (angepasst) auf andere Projekte übertragen werden.

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf solche Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.

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Was ist der Unterschied zwischen einem Meilenstein und einem Quality Gate?

Image by Bernd from Pixabay

Das plangetriebene/klassische Projektmanagement orientiert sich an Standards, die oft Phasen beschreiben, die aufeinander folgen. Im Extremfall gibt es erst am Ende einer Phase einen Übergang zur nächsten Phase, sodass ein Bild des “Nacheinander-Abarbeitens” entsteht, das durch die Metapher “Wasserfallmodell” beschrieben wurde. Natürlich gibt es auch Phasenmodelle in denen die jeweiligen Phasen stärker parallel ausgerichtet sind (Simultaneous Engineering, Over the Wall Approach usw.), doch ist in allen Standards vorgesehen, das Ende der Phasen jeweils als ein besonderes Ereignis zu kennzeichnen: Meilensteine. Daneben gibt es allerdings auch Quality Gates, die eine Besonderheit in der Automobilindustrie darstellen. Auf den ersten Blick erscheinen beide Begriffe gleich zu sein, doch es gibt Unterschiede.

“Eine weitere Besonderheit des automobilen Produktentstehungsprozesses ist die Ergänzung von Meilensteinen um Quality Gates. Ein Meilenstein repräsentiert ein Datum bis zu dem die vorhergehende Phase abgeschlossen sein muss. Ein Quality Gate enthält zusätzlich eine Liste von Key Performance Indicators (KPIs) die erfüllt sein müssen. Hierbei ist meist auch streng geregelt wie die einzelnen KPI gemessen werden. Erst wenn ein Quality Gate komplett erfüllt ist, kann ein Übergang zur nächsten Phase erfolgen. Bei Meilensteinen dominiert folglich der Aspekt der zeitlichen Fortschrittskontrolle, während Quality-Gates den Inhalt der vorangehenden Phase bewerten und überwachen”(Schmidtner, M.; Timinger, H. 2020: Automatisiertes Tailoring von Produktentstehungsprozessen. In: projektmanagementaktuell 2/2020, S. 39-45 in Anlehnung an Wuest, T., Liu, A., Lu, S.C.-Y., Thoben, K.-D. 2014: Application of the Stage Gate Model in Production Supporting Quality Management. Procedia CIRP 17, 32–37).

In den von uns entwickelten Blended Learning Lehrgängen Projektmanager/in (IHK) und Projektmanager/in AGIL (IHK) gehen wir auf solche Zusammenhänge ein. Informationen zu den Lehrgängen und zu aktuellen Terminen finden Sie auf unserer Lernplattform.